Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
Thông tin chung:
Trách nhiệm công việc: Chịu trách nhiệm quản lý cửa hàng tuân thủ các yêu cầu và chính sách của công ty, đặc biệt là Tiêu chuẩn Hoạt động. Điều này bao gồm lập kế hoạch, huấn luyện, giám sát nhân viên và phối hợp với các bộ phận hoặc cá nhân khác trong và ngoài công ty để hoàn thành mục tiêu và làm hài lòng khách hàng 100%.
Địa điểm làm việc: Nhà hàng Noire Cafe & Bistro, chi nhánh The Mett (Khu Metropole Thủ Thiêm, Phường An Khánh, TP.HCM - Chân cầu Ba Son)
Thời gian làm việc: Linh động theo ca 8h, 1 ngày OFF/tuần
I. Chất lượng dịch vụ
- Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động phục vụ khách hàng tại nhà hàng, đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ theo quy định công ty.
- Tổ chức, giám sát và quản lý đội ngũ nhân viên; đảm bảo việc đào tạo và vận hành tuân thủ đúng quy trình.
- Chủ động giao tiếp, tương tác với khách hàng để nắm bắt nhu cầu, thị hiếu và mức độ hài lòng.
- Kiểm soát việc triển khai các chương trình ưu đãi/Marketing tại nhà hàng; đảm bảo nhân viên truyền đạt chính xác và tư vấn hiệu quả cho khách hàng.
- Kiểm soát hoạt động chế biến món ăn, đồ uống theo đúng tiêu chuẩn và quy trình của công ty.
- Đảm bảo chất lượng món ăn, thức uống trước khi phục vụ khách hàng.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc xây dựng, cải tiến và cập nhật thực đơn phù hợp với định hướng kinh doanh.
III. Chất lượng nhân sự:
- Phối hợp xây dựng và đảm bảo nhân sự theo đúng định biên của nhà hàng.
- Tổ chức phân công công việc cho các bộ phận/cá nhân và kiểm soát việc thực hiện.
- Tổ chức, hướng dẫn và kiểm soát công tác đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên.
- Phối hợp xây dựng kế hoạch, nội dung đào tạo và thực hiện đánh giá hiệu quả đào tạo.
- Quản lý, điều động, bố trí và sắp xếp lịch làm việc phù hợp với tình hình kinh doanh.
- Kiểm soát công tác chấm công hàng tháng của nhân viên.
- Thực hiện đánh giá hiệu quả công việc định kỳ; đánh giá nhân viên sau thử việc.
- Đề xuất các quyết định nhân sự: tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển, chấm dứt hợp đồng.
- Đánh giá năng lực, phân quyền và phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
- Kiểm soát việc tuân thủ nội quy lao động và xử lý vi phạm kịp thời.
- Phối hợp với các phòng ban triển khai chính sách, chế độ đãi ngộ cho nhân viên.
IV. Quảng bá thưởng hiệu và thực hiện chương trình marketing
- Phối hợp với phòng Marketing xây dựng và triển khai các kế hoạch truyền thông, chương trình ưu đãi khách hàng.
- Đề xuất ý tưởng Marketing và chiến lược kinh doanh trình cấp quản lý xem xét và triển khai.
- Phối hợp với nhân sự Marketing triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Đánh giá hiệu quả các chương trình Marketing dựa trên báo cáo thực tế tại nhà hàng; đề xuất phương án cải thiện.
- Nghiên cứu, phân tích và đánh giá các hoạt động Marketing của đối thủ cạnh tranh.
- Chủ động tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng mới cho nhà hàng.
- Quản lý và phát triển tệp khách hàng thân thiết/VIP; trực tiếp chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng quan trọng.
V. Quản lý tài chính:
- Thực hiện và kiểm soát công tác bàn giao doanh thu bán hàng và tiền TIP theo quy định.
- Kiểm soát việc xuất hóa đơn tài chính (hóa đơn VAT) cho khách hàng đảm bảo chính xác, đúng quy định.
- Kiểm soát việc áp dụng các chương trình ưu đãi của nhân viên thu ngân, đảm bảo đúng chính sách và hạn chế sai sót/gian lận.
VI. Quản lý hàng hóa, tài sản:
- Trực tiếp kiểm tra và ký duyệt các đề nghị mua hàng liên quan đến nguyên vật liệu, trang thiết bị và công cụ dụng cụ.
- Thực hiện và kiểm soát công tác đặt hàng nguyên vật liệu, trang thiết bị, công cụ dụng cụ theo nhu cầu vận hành.
- Kiểm soát việc xuất – nhập hàng hóa tại nhà hàng, đảm bảo đúng quy trình và số liệu chính xác.
- Theo dõi, kiểm kê định kỳ số lượng công cụ, dụng cụ và tài sản; báo cáo, giải trình các trường hợp hư hỏng, mất mát và đề xuất phương án sửa chữa, thay thế.
- Thực hiện và kiểm soát việc hủy hàng hóa theo đúng quy định của công ty
VII. Triển Khai phổ biến và thực hiện các Quy Trình, Quy Định của Công Ty
VIII.Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao
- Báo cáo công việc hàng ngày hoặc đột xuất theo yêu cầu của Quản lý vận hành
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.
Quyền lợi được hưởng
- Thử việc 2 tháng
- Trợ cấp cơm: 30,000 VNĐ/ngày làm việc đủ 8 tiếng
- Gửi xe miễn phí
- Service Charge theo doanh thu của nhà hàng
- Tiền tips
- Tham gia đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN sau 2 tháng thử việc
- Thưởng lễ/Tết
- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm
- Bảo hiểm tai nạn PVI
- 12 ngày phép/ năm
- Các chế độ khác của công đoàn sau 3 tháng tham gia (8/3, 20/10, tết âm lịch, sinh nhật, cưới hỏi, ốm đau nằm viện, sinh con…)
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp Đại học, cao đẳng các ngành nghề liên quan: Khách Sạn Nhà Hàng, Dịch vụ ăn uống...
- Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, môi trường Cafe & Bistro
- Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh và tin học văn phòng tốt.
- Kỹ năng quản lý đội nhóm,giải quyết mâu thuẫn nội bộ
- Vui vẻ, siêng năng, chăm chỉ, gọn gàng
- Khả năng phục vụ, Có tư duy hướng tới dịch vụ, Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề, Khả năng giao tiếp hiệu quả.
- Quản lý công việc & Tinh Thần đồng đội
- Ngoại hình sáng
Yêu cầu hồ sơ
Tọa lạc tại trung tâm Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, HighGate Việt Nam thể hiện sự mở rộng của Sơn Kim trong lĩnh vực quản lý. Hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ quản lý và vận hành bất động sản, sau 5 năm hình thành và phát triển, HighGate Việt Nam đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường thông qua các dự án như cao ốc văn phòng, căn hộ chung cư, nhà hàng cao cấp, v.v.
Với tầm nhìn trở thành một trong 5 công ty quản lý bất động sản hàng đầu khu vực Đông Nam Á, HighGate Việt Nam cam kết tăng trưởng bền vững và cống hiến cho các tiêu chuẩn chuyên nghiệp cao. Với chuyên môn vững chắc và sự cống hiến hướng tới các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất, HighGate Việt Nam đang thực hiện sứ mệnh trở thành lựa chọn hàng đầu trong lĩnh vực quản lý tài sản. Bằng việc cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp, chúng tôi mong muốn nuôi dưỡng niềm tin của khách hàng bằng cách mang lại những giá trị đầu tư lâu dài, mang đến những trải nghiệm dịch vụ vượt trội và góp phần tạo nên môi trường sống lý tưởng, tiện lợi và thịnh vượng.
Chính sách bảo hiểm
- Chế độ Bảo hiểm đầy đủ (BHYT, BHXH, BHTN)
Các hoạt động ngoại khóa
- Chương trình giao lưu văn hóa của công ty,mở tiệc tùng, lễ hội
- Các cuộc thi năng khiếu như : Ca hát, múa, nhảy
- Tình nguyện
- Thăm quan, du lịch hàng năm
- Hoạt động xã hội
- Dã ngoại, team building theo quý
- Chương trình giao lưu văn hóa của công ty,mở tiệc tùng, lễ hội
- Các cuộc thi năng khiếu như : Ca hát, múa, nhảy
- Tham gia các hoạt động, sự kiện, team building, du lịch nghỉ mát… do Công ty tổ chức;
Lịch sử thành lập
- Được thành lập năm 2014
Mission
- Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, lấy sự hài lòng của quý khách làm tôn chỉ hành động, công ty chúng tôi đã giành được sự quan tâm, tin tưởng tuyệt đối từ các đối tác lớn và khách hàng trên toàn quốc.
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Trợ lý là gì?
1. Trợ lý là gì ?
Trợ lý là một công việc quan trọng và đa dạng, đòi hỏi người làm phải có khả năng hỗ trợ và giúp đỡ người khác trong nhiều khía cạnh của cuộc sống và công việc. Trợ lý có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ văn phòng, y tế, giáo dục đến kinh doanh và công nghệ thông tin. Công việc của họ có thể bao gồm quản lý lịch trình, tạo và quản lý tài liệu, giao tiếp với khách hàng và đối tác. Bên cạnh đó, những vị trí như Management Consultant cũng thường đảm nhận các công việc tương tự.
2. Muốn làm trợ lý thì học ngành gì?
Hiện nay, chưa có chuyên ngành đào tạo dành riêng cho trợ lý. Nhưng để ứng tuyển thành công vị trí này và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, bạn có thể lựa chọn theo học chuyên ngành
Quản trị văn phòng
Đây là lựa chọn không thể bỏ qua cho những ai mong muốn đầu quân cho các vị trí trợ lý, thư ký với nghiệp vụ quản lý, quản trị văn bản cũng như nguồn nhân lực trong các môi trường văn phòng. Trong ngành quản trị văn phòng là ngành chuyên đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng bao gồm quản lý, công tác lưu trữ quản trị hồ sơ, văn thư, thông tin...và nghiệp vụ quản lý con người. Đây sẽ ngành học, bạn có thể củng cố nền tảng cho tương lai trở thành thư ký văn phòng truyền thống một cách bài bản nhất. Chuyên ngành này, bạn có thể học tại một số cơ sở như:
-
Đại học Nội vụ
-
Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
-
Học viện hành chính Quốc gia …
Ngành nhân sự
Là ngành học chính đào tạo lực lượng“bảo mẫu”của doanh nghiệp, các cử nhân ngành nhân sự đảm nhiệm hầu hết các công việc trong văn phòng và chuyên sâu sát giải quyết xử lý hồ sơ giấy tờ, tuyển dụng, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp. Trong một doanh nghiệp nhỏ, thường thì những ứng cử viên được đào tạo về nghiệp vụ này sẽ đảm nhiệm luôn vị trí giúp việc trực tiếp cho các trưởng bộ phận trong doanh nghiệp. Bên cạnh nghiệp vụ, các cử nhân ngành HR sẽ sẽ được đào tạo bài bản về kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng, xử lý hồ sơ và ngoại ngữ cơ bản để đáp ứng được khâu tuyển dụng ứng viên bằng tiếng Anh với am hiểu sâu sắc về lĩnh vực công ty phụ trách. Với ngành hành chính nhân sự, một số trường bạn có thể theo đuổi như:
- Học viện Ngân hàng
- Đại học Thương mại
- Đại học kinh tế Quốc dân
- Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng...
Ngành luật cho vị trí thư ký tòa án
Bên cạnh thư ký văn phòng thường thấy trong những doanh nghiệp lớn, thư ký tòa soạn, luôn đồng hành với tổng biên tập trong những tòa soạn báo chí...thì thư ký tòa soạn là vị trí thư ký đặc thù được theo đuổi bởi những tín đồ của ngành tòa án, luật, kiểm sát… và chặng đường để theo đuổi nghiệp thư ký không hề dễ dàng như vị trí “giúp việc” chúng ta hay nghĩa. Là ngành học liên quan đến pháp luật, chịu trách nhiệm cho tình công minh của các vụ án, hỗ trợ thẩm phán đọc các quyết định tố tụng, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, hướng dẫn đương sự như quy định của pháp luật... Một số trường đại học hỗ trợ bạn trong chặng đường trở thành thư ký toà án như:
- Đại học Luật Hà Nội
- Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội
- Đại học Luật Tp. Hồ Chí Minh
- Học viện Toàn án...
3. Mô tả công việc của vị trí Trợ lý.
Hỗ trợ ban lãnh đạo
Hỗ trợ chủ tịch, giám đốc, trưởng phòng xử lý những công việc như: tiếp nhận báo cáo, sắp xếp lịch trình công việc, lên lịch họp, đối nội đối ngoại,...Họ là người sẽ làm việc trực tiếp với Ban giám đốc cũng như trưởng bộ phận các phòng ban. Trợ lý sẽ hỗ trợ cấp trên giải quyết những công việc ở nhiều mảng khác nhau. Có thể khẳng định trợ lý là cánh tay đắc lực với Ban lãnh đạo.
Thiết lập kế hoạch hoạt động theo tuần cho công ty
Theo dõi và sắp xếp lịch trình cho lãnh đạo, kiểm tra lịch di chuyển cũng như các chuyến công tác khác nhau. Nhận và gửi đi các loại thư tín liên quan tới công việc. Tổ chức những buổi họp hay hội nghị lớn nhỏ trong công ty.
Hợp tác với nhân viên ở các phòng ban
Hợp tác với nhân viên ở các phòng ban trong công ty để hoàn thành công việc, đồng thời có thể thực hiện một số việc hành chính để hỗ trợ nếu cần. Thực hiện cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc phát sinh. Giải đáp thắc mắc cho nhân viên các phòng ban khác hoặc liên hệ bộ phận nhân sự để giải đáp.
4. Lương của trợ lý có cao không?
Mức thu nhập của vị trí trợ lý là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Thu nhập của trợ lý sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: vị trí đảm nhận, quy mô doanh nghiệp, khối lượng công việc thực hiện, thâm niên, kinh nghiệm và kỹ năng,... Mức lương của trợ lý được nhận định là tương đối hấp dẫn so với một số ngành nghề khác. Cụ thể thì mức lương của trợ lý thường dao động ở mức 10 đến 15 triệu đồng. Với những người có nhiều kinh nghiệm hoặc đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn thì mức lương có thể lên đến 20 triệu đồng.
|
Vị trí |
Mô tả công việc |
Mức lương |
|
Trợ lý giám đốc là người làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo, hỗ trợ đảm bảo các công việc, hoạt động hàng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng. |
khoảng 10.500.000 - 16.500.000 đồng/tháng |
|
|
Trợ lý phiên dịch là người hỗ trợ trong việc chuyển đổi thông tin từ một ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác. Trợ lý biên/phiên dịch có khả năng lắng nghe và hiểu thông điệp trong ngôn ngữ gốc, sau đó diễn đạt thông điệp đó một cách chính xác và tự nhiên trong ngôn ngữ đích. |
khoảng 11.000.000 - 16.500.000 đồng/tháng |
|
|
Trợ lý hành chính là người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của một Trợ lý hành chính là hoàn thành các công việc được giao về hành chính và hỗ trợ các bộ phận khác để đảm bảo hệ thống làm việc của công ty được duy trì trong trạng thái tốt nhất. |
khoảng 7.500.000 - 11.000.000 đồng/tháng |
|
|
Trợ lý kinh doanh là người hỗ trợ các hoạt động quản lý và kinh doanh của một tổ chức. Vai trò của Trợ lý kinh doanh bao gồm hỗ trợ quản lý, xử lý thông tin, hỗ trợ giao tiếp, hỗ trợ quy trình hành chính và hỗ trợ trong công việc tài chính. |
khoảng 11.000.000 - 16.500.000 đồng/tháng |
|
|
Trợ lý giám đốc thương hiệu là những hỗ trợ Giám đốc thương hiệu xây dựng kế hoạch và chiến lược để quảng bá thương hiệu cho sản phẩm, dịch vụ và doanh nghiệp. |
khoảng 13.000.000 - 22.000.000 đồng/tháng |
|
|
Trợ lý dự án là những người làm việc dưới sự chỉ đạo và giám sát của quản lý dự án. Họ thường tham gia vào quá trình hỗ trợ các bộ phận liên quan giám sát và thực hiện dự án. |
khoảng 15.000.000 - 23.000.000 đồng/tháng |
5. Trợ lý và thư ký khác nhau như thế nào?
Tuy đã tìm hiểu rõ ràng trợ lý là gì, nhưng không ít người vẫn đang nhầm lẫn giữa hai vị trí - thư ký và trợ lý. Vậy liệu hai công việc này có thật sự giống nhau?
Thực chất, giữa trợ lý và thư ký có một số yếu tố tương đồng như:
● Chịu trách nhiệm và thay mặt ban lãnh đạo xử lý một số công việc khi cấp trên tạm vắng mặt.
● Có trách nhiệm quản lý văn thư, văn phòng phẩm và các tài liệu quan trọng.
● Lưu trữ và tìm kiếm các hồ sơ giấy tờ liên quan khi ban lãnh đạo cần.
● Thay mặt ban lãnh đạo gửi thư tín liên quan đến công việc.
● Sắp xếp, tổ chức các buổi họp lớn/nhỏ trong công ty.
● Lên kế hoạch theo tuần hoặc tháng cho doanh nghiệp. Theo dõi, tiếp nhận và sắp xếp lịch trình cho ban lãnh đạo. Có nhiệm vụ kiểm tra lịch trình di chuyển, hoặc các chuyến công tác của ban lãnh đạo.
Tuy có nhiều điểm tương đồng, công việc của trợ lý thực tế có rất nhiều khác biệt so với thư ký.
● Trợ lý có quyền hạn cũng như vai trò lãnh đạo cao hơn thư ký. Một người trợ lý có thể đảm nhiệm tất thảy những công việc của một thư ký, trách nhiệm theo đó cũng nhiều hơn.
● Trợ lý sẽ được trao quyền phân công, giám sát và nghiệm thu một vài công việc tại các phòng ban khác, sau đó báo cáo lại lên ban lãnh đạo.
● Tại một số doanh nghiệp, trợ lý có thể đảm nhiệm luôn phần quản lý ngân sách, các khoản thu chi và công nợ của công ty, và làm việc với vai trò như một kế toán.
● Trợ lý được ban lãnh đạo trao quyền hạn để làm việc trực tiếp với các nhân viên cấp dưới, gặp gỡ và trao đổi với khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Từ những yếu tố kể trên, có thể thấy trợ lý là người liên kết và tương tác với hầu hết phòng ban trong công ty, đảm nhiệm khối lượng công việc lớn hơn và mang quyền hạn, trách nhiệm cao hơn thư ký, cũng là vị trí "dưới một người, trên vạn người".
6. Những điều cần lưu ý khi làm công việc trợ lý.
Khi đã hiểu rõ công việc của trợ lý là gì, bạn cần nắm rõ những yêu cầu của công việc này. Bên cạnh năng lực chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, để chinh phục nhà tuyển dụng trợ lý, bạn còn phải tích lũy nhiều kỹ năng như:
Kỹ năng giao tiếp
Vị trí trợ lý yêu cầu kỹ năng giao tiếp tốt, đàm phán đỉnh cao và nắm bắt được tâm lý đối phương. Kỹ năng này giúp bạn thu hút, tạo thiện cảm tốt với đối tác, khách hàng cũng như truyền tải nội dung công việc xuống cấp dưới, báo cáo công việc lên cấp trên một cách rõ ràng.
Kỹ năng tin học
Tính chất công việc của trợ lý là gì? Đó là liên quan đến tài liệu, giấy tờ nên người làm vị trí này phải thành thạo kỹ năng tin học. Đồng thời, am hiểu về thiết bị công nghệ mới cũng góp phần giúp công việc của trợ lý trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn cũng như tiết kiệm thời gian cho những nhiệm vụ khác.
Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc
Vị trí này thường phải sắp xếp lịch trình công tác, di chuyển cho cấp trên và các thành viên khác trong công ty. Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức rất quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn trở thành một trợ lý chuyên nghiệp và luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Bạn cũng cần biết cách phân chia thời gian, sắp xếp công việc hợp lý, ưu tiên việc đầu việc quan trọng,… để đảm bảo tiến độ luôn diễn ra theo đúng kế hoạch.
Kỹ năng ra quyết định
Trong nhiều trường hợp, bạn phải thay mặt quản lý giải quyết một số vấn đề phát sinh hay khắc phục hậu quả nhanh chóng. Kỹ năng ra quyết định chính xác sẽ giúp bạn làm tốt công việc này.
Ngoài ra, một người trợ lý cần phải biết nắm bắt, học hỏi từ lãnh đạo. Từ đó, bạn mới có thể nhanh chóng phát triển toàn diện và thăng tiến trong công việc.
>>> Xem thêm:
Việc làm trợ lý phiên dịch viên
Việc làm trợ lý giám đốc thương hiệu
Trợ lý có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
112 - 157 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trợ lý
Tìm hiểu cách trở thành Trợ lý, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trợ lý?
Yêu cầu tuyển dụng của Trợ lý
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Trợ lý cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan:
Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn
-
Bằng cấp chuyên môn: Từng có kinh nghiệm đảm nhận những công việc ở vị trí trợ lý hoặc tương đương. Tốt nghiệp cao đẳng, ĐH chuyên ngành kinh doanh, kinh tế, văn phòng,...
-
Kiến thức về lĩnh vực công việc cụ thể: Trợ lý cần phải có kiến thức cơ bản về lĩnh vực hoặc ngành công việc của sếp hoặc tổ chức mà họ sẽ làm việc. Điều này giúp họ hiểu được ngôn ngữ chuyên ngành, thuật ngữ, và yêu cầu công việc.
-
Hiểu biết về công cụ và phần mềm: Trợ lý nên biết sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Google Docs, Sheets, Slides), và phần mềm quản lý thời gian như Google Calendar.
-
Kiến thức ngoại ngữ: Nếu công việc yêu cầu giao tiếp bằng tiếng ngoại, Trợ lý cần phải có kiến thức về ngôn ngữ đó. Kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh thường được đánh giá cao trong nhiều tình huống.
Yêu cầu về kỹ năng
-
Kỹ năng quản lý thời gian: Trợ lý phải có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để lên lịch làm việc cho sếp và đảm bảo các cuộc họp, nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.
-
Kỹ năng giao tiếp: Trợ lý là vị trí đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng này sẽ giúp bạn thu hút và gây được thiện cảm với đối tác, nhằm phục vụ cho việc gặp gỡ hay tiếp khách hàng thay lãnh đạo.
-
Kỹ năng vi tính: Với đặc thù công việc liên quan đến tài liệu, trợ lý phải là người thành thạo kỹ năng máy tính. Hiểu biết về các thiết bị công nghệ mới sẽ góp phần giúp công việc trợ lý tốt hơn, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, năng suất.
-
Kỹ năng lập kế hoạch: Công việc của trợ lý thường phải sắp xếp lịch trình, di chuyển cho lãnh đạo và một số thành viên của công ty trong các chuyến công tác. Vì vậy, nắm vững kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức rất quan trọng. Điều này sẽ giúp một trợ lý giỏi hoàn thành những nhiệm vụ được giao phó một cách chuyên nghiệp hơn.
-
Kỹ năng ra quyết định: Đôi lúc bạn cần phải thay lãnh đạo giải quyết một số vấn đề phát sinh hoặc khắc phục hậu quả kịp thời. Do đó, kỹ năng ra quyết định là một trong những điều cần phải rèn luyện.
Yêu cầu khác
-
Phẩm chất con người
Để đảm nhận vị trí Trợ lý, thường yêu cầu có trách nhiệm với công việc được giao, hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công, luôn chủ động trong công việc, đề xuất ý tưởng sáng tạo để cải thiện hiệu quả công việc, cẩn thận trong mọi công việc, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, có khả năng thích nghi với môi trường làm việc mới để trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
Lộ trình thăng tiến của Trợ lý
Lộ trình thăng tiến của Trợ lý có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này.
1. Trợ lý
Mức lương: 8 - 12 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Trợ lý là một công việc quan trọng và đa dạng, đòi hỏi người làm phải có khả năng hỗ trợ và giúp đỡ người khác trong nhiều khía cạnh của cuộc sống và công việc. Trợ lý có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ văn phòng, y tế, giáo dục đến kinh doanh và công nghệ thông tin. Công việc của họ có thể bao gồm quản lý lịch trình, tạo và quản lý tài liệu, giao tiếp với khách hàng và đối tác.
>> Đánh giá: Trợ lý không phải là nghề đơn giản, khối lượng công việc cần xử lý không hề nhỏ. Tuy nhiên đây cũng là công việc thú vị, có thách thức nhưng cơ hội thăng tiến cùng mức thu nhập cực tốt. Theo đó, nếu Trợ lý mới ra trường mức lương có thể không quá cao, nên bạn phải có thêm các khoản thu nhập khác mới đủ sống.
>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý hiện tại
2. Trợ lý cao cấp
Mức lương: 11 - 16 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 4 năm
Trợ lý cao cấp là một vai trò quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại, nơi mà sự quản lý thời gian, thông tin, và các nhiệm vụ phức tạp đang ngày càng trở nên quan trọng.Trợ lý cao cấp không chỉ đơn thuần là người hỗ trợ một cấp quản lý hoặc lãnh đạo, mà họ thường được đào tạo và trang bị kiến thức và kỹ năng đặc biệt để đảm nhận những nhiệm vụ đa dạng và quan trọng.
>> Đánh giá: Trợ lý cũng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tiếp cận với nhiều thông tin bảo mật, quan trọng của doanh nghiệp, việc này đôi khi cũng tạo cho họ áp lực rất lớn. Chính vì vậy, không phải ai cũng có thể chuyên nghiệp trong vai trò là trợ lý giám đốc. Một khi đã giữ trọng trách này thì phải đảm bảo bản thân đủ sức gánh vác được các vấn đề xảy ra.
>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý cao cấp mới cập nhật
3. Trợ lý giám đốc
Mức lương: 15 - 20 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 4 - 6 năm
Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo, hỗ trợ đảm bảo các công việc, hoạt động hàng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng. Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải có lực cho giám đốc, do vị trí này yêu cầu một người phải có tâm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết nhiều vấn đề trong mọi tình huống.
>> Đánh giá: Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc, do đó vị trí này đòi hỏi một người phải có tầm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết nhạy bén trong mọi tình huống. Công việc của họ thường bị nhầm lẫn với thư ký, tuy nhiên ngoài việc xử lý các công việc sổ sách, sắp xếp lịch họp, các buổi gặp với khách hàng, đối tác,… trợ lý giám đốc trong nhiều trường hợp còn phải thay giám đốc quyết định và ký kết các hợp đồng quan trọng.
>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý giám đốc lương cao
5 bước giúp Trợ lý thăng tiến nhanh trong trong công việc
Nâng cao trình độ học vấn và kỹ năng chuyên môn
Học thêm chứng chỉ chuyên môn. Tham gia các khóa học và nhận các chứng chỉ như PMP (Project Management Professional), chứng chỉ hành chính văn phòng, hoặc các chứng chỉ liên quan đến ngành nghề cụ thể của công ty bạn. Thành thạo các công cụ quản lý dự án, phần mềm văn phòng, và các ứng dụng công nghệ mới giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tạo ấn tượng tốt với cấp trên.
Đóng góp vào các dự án quan trọng
Tham gia dự án chiến lược tìm cơ hội tham gia vào các dự án lớn hoặc chiến lược của công ty, nơi bạn có thể đóng góp ý kiến và chứng tỏ khả năng của mình. Đóng góp ý kiến và đưa ra các giải pháp sáng tạo để tăng hiệu quả công việc, để cấp trên nhìn thấy được khả năng và năng lực của bạn. Từ đó sẽ được cất nhắc lên các vị trí cao hơn khi có cơ hội.
Xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp
Mở rộng mạng lưới chuyên nghiệp tham gia vào các sự kiện, hội thảo và các tổ chức nghề nghiệp để kết nối với các chuyên gia khác trong ngành. Tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và lãnh đạo xây dựng mối quan hệ vững chắc trong công ty giúp bạn dễ dàng thăng tiến và nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết.
Nâng cao năng lực bản thân
Tham gia các khóa học đào tạo, hội thảo chuyên ngành để cập nhật kiến thức mới nhất về lĩnh vực bạn đang làm việc, trau dồi kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết trình, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, là kỹ năng quan trọng giúp bạn có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp, theo học chương trình thạc sĩ hoặc cao học để nâng cao trình độ học vấn và chuyên môn.
Hoàn thành xuất sắc công việc
Đề xuất ý tưởng sáng tạo, giải pháp hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, luôn cố gắng hoàn thành công việc đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng cao nhất, tự giác học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp, cấp trên và những người đi trước, luôn giữ thái độ tích cực, hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp và hỗ trợ cấp trên hoàn thành tốt công việc.
Đọc thêm: