Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
Provide administrative, office and logistical support to the Commercial function (Sales, Marketing) and general admin matters across the hotels, ensuring documents, contracts and reports are handled on time.
Mô tả công việc cụ thể:
• Soạn thảo, lưu trữ và quản lý hợp đồng corporate, hợp đồng đối tác, cùng các văn bản hành chính (tờ trình, biên bản...); hỗ trợ rà soát các điều khoản cơ bản trước khi trình ký.Draft, file and manage corporate contracts, partner agreements and administrative documents (proposals, meeting minutes, etc.); assist in reviewing key contract terms before submission for signature.
• Hỗ trợ Commercial Director và Sales Manager chuẩn bị báo cáo, số liệu, presentation.
Support the Commercial Director and Sales Manager in preparing reports, data and presentations.
• Quản lý lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp và công tác cho khối Commercial.
Manage schedules and arrange meetings and business trips for the Commercial team.
• Theo dõi công văn đến/đi, quản lý con dấu và hồ sơ pháp lý liên quan đến vận hành của 2 cơ sở.
Track incoming/outgoing correspondence, and manage the company seal and legal records related to operations at both properties.
• Hỗ trợ mua sắm văn phòng phẩm, quản lý tài sản văn phòng của khối Commercial; là đầu mối làm việc với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng và đàm phán giá cơ bản.
Support office-supplies procurement and manage office assets for the Commercial team; act as the point of contact with office service vendors and handle basic price negotiation.
• Phối hợp với HR/Kế toán trong các thủ tục hành chính liên quan (thanh toán, tạm ứng, đối soát chi phí sales).
Coordinate with HR/Accounting on related administrative procedures (payments, advances, reconciliation of sales expenses).
• Hỗ trợ giao tiếp với đối tác khi cần.
Assist with partner communication as needed.
• Theo dõi và quản lý ngân sách chi phí hành chính và chi phí sales; chủ động lập báo cáo và cảnh báo khi có nguy cơ vượt ngân sách.
Monitor and manage the administrative and sales expense budgets; proactively report and flag any risk of budget overrun.
• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình lưu trữ hồ sơ, hợp đồng cho cả 2 cơ sở, đảm bảo dễ tra cứu và bảo mật.
Establish and standardize the document/contract filing process for both properties, ensuring easy retrieval and confidentiality.
• Quản lý dữ liệu khách hàng doanh nghiệp (CRM/database khách LTA), đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật để đội Sales sử dụng.
Maintain the corporate/LTA client database (CRM), ensuring data accuracy and keeping it up to date for the Sales team.
• Tổng hợp báo cáo doanh thu corporate theo tuần/tháng cho Commercial Director.
Compile weekly/monthly corporate revenue reports for the Commercial Director.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu phân công của Trưởng bộ phận.
Perform other tasks as assigned by the Head of Department.
Quyền lợi được hưởng
- Thu nhập hấp dẫn - Lương 11-14tr
- Bảo hiểm full lương
- Được tham gia các hoạt động đào tạo, nâng cao tay nghề và cơ hội thăng tiến trong hệ thống khách sạn đang ngày càng mở rộng
- 14 ngày phép/ năm
- Làm việc 5 ngày/tuần Nghỉ Thứ 7 và Chủ Nhật
- Thưởng các dịp lễ tết và cuối năm
- Môi trường làm việc quốc tế, năng động.
Yêu cầu công việc
- 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Quản lý công việc tốt
- Chăm chỉ, cầu tiến
Yêu cầu hồ sơ
WIL’QUE Cửa Bắc là khách sạn thuộc chuỗi thương hiệu WIL’QUE (Singapore). Tọa lạc tại trung tâm Thành phố Hà Nội, trên con phố Cửa Bắc sầm uất và nhộn nhịp, WIL’QUE Cửa Bắc hứa hẹn mang đến một không gian lưu trú tiện nghi, hiện đại và thân thiện. Bên cạnh thiết kế phòng khách sạn tiện nghi, mang đậm tính nghệ thuật hiện đại đan xen tinh thần truyền thống của phố cổ Hà Nội, WIL’QUE Cửa Bắc hướng tới dịch vụ tối ưu hóa trải nghiệm và tiện ích của du khách khi tới thăm thủ đô ngàn năm văn hiến.
Chính sách bảo hiểm
- Được hưởng các chế độ bảo hiểm : BHYT, BHXH, BHTN
- Hưởng quyền lợi bảo hiểm 24/7
Các hoạt động ngoại khóa
- Du lịch hàng năm
- Team building theo quý
- Các hoạt động vui chơi, giải trí, ca hát thường xuyên
- Thể thao: Đá bóng, bóng chuyền,..
Lịch sử thành lập
- Công ty được thành lập năm 2020
Mission
- WIL’QUE Cửa Bắc là khách sạn thuộc chuỗi thương hiệu WIL’QUE (Singapore). Tọa lạc tại trung tâm Thành phố Hà Nội, trên con phố Cửa Bắc sầm uất và nhộn nhịp, WIL’QUE Cửa Bắc hứa hẹn mang đến một không gian lưu trú tiện nghi, hiện đại và thân thiện. Bên cạnh thiết kế phòng khách sạn tiện nghi, mang đậm tính nghệ thuật hiện đại đan xen tinh thần truyền thống của phố cổ Hà Nội, WIL’QUE Cửa Bắc hướng tới dịch vụ tối ưu hóa trải nghiệm và tiện ích của du khách khi tới thăm thủ đô ngàn năm văn hiến.
Công việc của Virtual assistant là gì?
Virtual Assistant (VA) là một dịch vụ hoặc người làm việc tự do cung cấp hỗ trợ hành chính và công việc từ xa cho cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Các nhiệm vụ của Virtual Assistant có thể bao gồm quản lý email, lịch làm việc, xử lý thông tin, tìm kiếm trên internet, viết bài, quản lý dự án, và nhiều công việc khác.
Mô tả công việc của Virtual Assistant
Một Virtual Assistant (VA), hay còn được gọi là Assistant ảo, là một người hoặc một dịch vụ trực tuyến cung cấp hỗ trợ và thực hiện các nhiệm vụ và công việc quản lý cho các cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức từ xa. Công việc của một Virtual Assistant có thể rất đa dạng, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của khách hàng, nhưng dưới đây là một số nhiệm vụ thường gặp mà họ có thể thực hiện:
- Quản lý lịch trình: Virtual Assistant có thể sắp xếp và quản lý lịch làm việc, hẹn gặp khách hàng, và đặt lịch họp cho bạn.
- Quản lý email và trả lời thư điện tử: VA có thể đọc và sắp xếp email, trả lời thư điện tử cơ bản hoặc lọc email quan trọng cho bạn.
- Xử lý cuộc gọi và trả lời điện thoại: VA có thể thực hiện cuộc gọi đi và đến thay bạn hoặc lọc cuộc gọi không cần thiết.
- Nghiên cứu và thu thập thông tin: VA có thể tìm kiếm thông tin trên internet, soạn thảo báo cáo, tài liệu, hoặc biểu đồ.
- Quản lý dự án: Họ có thể theo dõi tiến độ các dự án, tạo danh sách công việc, và đảm bảo các deadline được tuân thủ.
- Đặt hàng và quản lý hợp đồng: VA có thể thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến đặt hàng, theo dõi và quản lý hợp đồng với nhà cung cấp.
- Quản lý truy cập mạng xã hội: Họ có thể đăng bài viết, quản lý nội dung trên các trang mạng xã hội của bạn.
- Dịch thuật: Nếu có yêu cầu, VA có thể thực hiện dịch thuật hoặc biên dịch cho bạn.
- Chăm sóc khách hàng: Họ có thể hỗ trợ khách hàng, giải quyết vấn đề, và xử lý phản hồi.
- Các nhiệm vụ quản lý khác: VA có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của bạn.
Virtual Assistant thường làm việc từ xa và có thể làm việc cho nhiều khách hàng khác nhau. Họ giúp giảm công việc và tăng năng suất cho người sử dụng dịch vụ của họ, giúp họ tập trung vào công việc quan trọng hơn.
Virtual assistant có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
130 - 195 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Virtual assistant
Tìm hiểu cách trở thành Virtual assistant, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Virtual assistant?
Yêu cầu tuyển dụng với vị trí Virtual Assistant
Khi tuyển dụng một Virtual Assistant(VA), bạn nên xem xét hai tiêu chí quan trọng sau đây: Kiến thức chuyên môn và Kỹ năng cơ bản.
Kiến thức chuyên môn
- Kiến thức về công nghệ và ứng dụng văn phòng: VA cần phải hiểu cách sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), và các ứng dụng liên quan.
- Kiến thức về hệ thống quản lý nhiệm vụ và dự án: VA cần phải biết cách sử dụng các công cụ quản lý nhiệm vụ như Asana, Trello, hay Todoist để theo dõi và quản lý công việc.
- Kiến thức về trình độ tiếng Anh: Vì nhiều công việc của VA liên quan đến giao tiếp bằng tiếng Anh, kiến thức cơ bản về tiếng Anh (đọc, viết, nói) là một lợi thế.
- Kiến thức về lĩnh vực cụ thể: Tùy theo ngành hoặc mục tiêu công việc cụ thể, VA có thể cần kiến thức đặc thù trong lĩnh vực đó, chẳng hạn kiến thức về marketing, tài chính, y tế, pháp lý, hoặc lĩnh vực khác.
Kỹ năng cơ bản của Virtual Assistant
- Quản lý thời gian và ưu tiên công việc: VA cần có khả năng tổ chức thời gian, ưu tiên công việc quan trọng, và hoàn thành chúng đúng hạn.
- Kỹ năng giao tiếp: VA phải có khả năng giao tiếp hiệu quả qua email, điện thoại, hoặc các nền tảng trò chuyện. Điều này bao gồm việc viết bài, phản hồi email, và thậm chí là việc tham gia cuộc họp trực tuyến.
- Kỹ năng nghiên cứu: VA cần biết cách tìm kiếm thông tin trực tuyến một cách hiệu quả và có khả năng tổng hợp thông tin cần thiết.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ: VA cần phải thạo việc sử dụng các công cụ và phần mềm công nghệ, cũng như có khả năng giải quyết các vấn đề kỹ thuật cơ bản.
- Kỹ năng độc lập: VA thường làm việc từ xa hoặc không có sự giám sát trực tiếp, vì vậy khả năng làm việc độc lập và quyết đoán là rất quan trọng.
- Kỹ năng bảo mật thông tin: VA có thể được trao quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm của tổ chức, nên khả năng duy trì bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng.
- Kỹ năng định dạng và soạn thảo văn bản: Việc biết cách định dạng và soạn thảo văn bản một cách chuyên nghiệp là rất cần thiết.
Những kỹ năng này sẽ giúp VA hoàn thành các nhiệm vụ hằng ngày một cách hiệu quả và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.
Lộ trình thăng tiến của Virtual Assistant
Mức lương trung bình của Virtual Assistant khoảng từ 10 triệu - 20 triệu VND/tháng. Mức lương của từng cấp bậc thăng tiến vị trí Virtual Assistant tại Việt Nam có thể thay đổi theo nhiều yếu tố, bao gồm khu vực, ngành nghề, công ty, và kinh nghiệm làm việc của cá nhân.
- Trợ lý: 9 - 12 triệu đồng/tháng
- Trợ lý kinh doanh: 10 - 15 triệu đồng/tháng
Lộ trình thăng tiến của một Virtual Assistant (Assistant) trong một tổ chức có thể khá đa dạng tùy thuộc vào ngành công nghiệp, kích thước của công ty và sự phát triển cá nhân của từng cá nhân. Dưới đây là một ví dụ về lộ trình thăng tiến từ cấp bậc thấp nhất đến cấp bậc cao hơn cho một Virtual Assistant trong một môi trường văn phòng:
Thực tập sinh (Intern)
Mô tả chung: Thực tập sinh là người mới bắt đầu với nhiệm vụ học hỏi và làm quen với môi trường làm việc.
Trách nhiệm: Tham gia vào các dự án nhỏ, học từng bước cơ bản của công việc.
Virtual Assistant (Assistant)
Mô tả chung: Sau khi hoàn thành thực tập, Virtual Assistant thường được cấp các nhiệm vụ nhỏ hơn, hỗ trợ các nhân viên cấp cao hơn.
Trách nhiệm: Hỗ trợ công việc của các cấp quản lý, quản lý dữ liệu, lên lịch làm việc, trả lời điện thoại và email.
Virtual Assistant cấp cao (Senior Assistant)
Mô tả chung: Virtual Assistant cấp cao có thể được giao các nhiệm vụ quan trọng hơn và đòi hỏi kiến thức và kỹ năng cao hơn.
Trách nhiệm: Hỗ trợ các quản lý cấp cao hơn, tham gia vào quản lý dự án, thực hiện công việc quản lý thời gian và tài liệu phức tạp hơn.
Virtual Assistant chuyên nghiệp (Professional Assistant)
Mô tả chung: Virtual Assistant chuyên nghiệp có thể có chuyên môn cụ thể và kiến thức sâu rộng về lĩnh vực công việc của họ.
Trách nhiệm: Đảm nhận các nhiệm vụ quản lý dự án độc lập, tạo và duyệt tài liệu chuyên ngành, hỗ trợ quản lý vận hành nghiệp vụ cụ thể.
Trưởng nhóm Virtual Assistant (Team Lead Assistant)
Mô tả chung: Trưởng nhóm Virtual Assistant có trách nhiệm lãnh đạo một nhóm Virtual Assistant và quản lý các hoạt động hàng ngày của nhóm.
Trách nhiệm: Quản lý và phân phối nhiệm vụ, đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới, thực hiện đánh giá hiệu suất nhóm.
Chuyên gia Virtual Assistant (Expert Assistant)
Mô tả chung: Chuyên gia Virtual Assistant là những người có kiến thức và kỹ năng đặc biệt trong lĩnh vực của họ.
Trách nhiệm: Cung cấp lời khuyên chuyên môn, tham gia vào quản lý chiến lược và giải quyết các vấn đề phức tạp cho công ty.
Quản lý Virtual Assistant (Assistant Manager)
Mô tả chung: Quản lý Virtual Assistant có trách nhiệm quản lý toàn bộ nhóm Virtual Assistant và định hướng chiến lược cho bộ phận.
Trách nhiệm: Quản lý nguồn nhân lực, lên kế hoạch và thực hiện chiến lược dự án, báo cáo cho quản lý cấp cao hơn.
Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận Virtual Assistant (Director or Head of Assistant Department)
Mô tả chung: Người này có trách nhiệm quản lý toàn bộ bộ phận Virtual Assistant và đóng vai trò quan trọng trong quản lý chiến lược của công ty.
Trách nhiệm: Định hướng chiến lược, quản lý nguồn lực và đảm bảo rằng bộ phận Virtual Assistant đóng góp tích cực cho sự phát triển của tổ chức.
Lưu ý rằng lộ trình này có thể thay đổi tùy theo công ty và ngành công nghiệp cụ thể. Ngoài ra, việc thăng tiến còn phụ thuộc vào năng lực cá nhân, kỹ năng, và khả năng tự phát triển.