I) BROAD FUNCTION

[Describe why job exists and why its essential for company success]

• Be responsible to collaborate and make external/internal communication with related parties regarding each PO in order to ensure making product in timely during its lifetime in factory (PO allocate, documentation prepare, raw material tracking, production tracking, sub-contracting process follow (if any), finishing the garment and shipping)

II) JOB RESPONSIBILITIES

[List key duties of the job in terms of functional responsibilities, process ownership, organizational and people developemnt, and main projects]

• Responsible to allocate all order from BIHQ, BIRO and inform factory about new order from buyer. Ensure that all of information regarding new order is communicated properly, includes: Style/Order quantity/Delivery date/Embellishing detail (if any)

• Responsible to follow up all of tech-pack regarding to new style includes: BOM | CWS | Range List. Maintaining communication with PIC in order to get documentation properly and prepare them for further process.

• Cooperating with PD/Sample room during sample development stage as well as technical/machinery setup testing. Ensure maintaining communication enough to understanding well all of critical point regarding style and ensure product be developed completely according to buyers instruction.

• Follow up to ensure the understanding the developing stage regarding all kinds of samples, includes: proto sample, fit sample, size set sample, SMS sample, etc.

• Responsible to attend handover meeting in order to update all of necessary operational preparation, includes all of critical points. Responsible to prepare PP meeting with all of related PIC in factory to review style and highlight all of critical preparation that be mentioned during developing stage.

• Responsible to follow up status of raw material, includes fabric and accessories until their stock inside factory. Be responsible to support coordinator and follow up CAR in case of any issues regarding raw material that causing risk of material shortage and affect to production plan as well as shipment.

• Cooperate with PIC in order to estimate the material consumption, so that, issuing the material properly for each process owner as well as ensure stocking quantity for any abnormal cases. Cooperate with shipping team to preparing material consumption declaration that be submitted to Customs Offices.

• Cooperate with PIC regarding any technical test required for each style, so that, ensure all of technical understanding before bulk production. Advising and assisting sample production as well as quality department regarding any technical guideline from buyer/TechPack.

• Cooperation with production team regarding all kind of production plan (Marker preparing plan, cutting plan, embellishing plant, production plan, and shipping plan) that aims to tracing WIP of PO. Maintain good communication with production team and inline QC team for smooth and fault free production, so that, ensure the shipping the garment timely.

• Responsible to preparing packing method and cooperate with PIC to make all necessary test for packing method approval. Responsible to track and ensure the availability of packing accessories for finishing stage.

• Cooperate with quality team to maintain necessary internal inspection as well as third party quality inspection. Follow up all of CAR from production regarding any major nonconformity case in order to ensure the quality of product before shipping the product to buyer.

• Cooperate with shipping team to update any shipping instruction from buyer and follow up shipping plan. Responsible to communicate immediately if any over-ship/early ship/shortage/delay cases for PIC to handle the change in shipment.

• Cooperate with PIC regarding any chargeback from PO within responsibility. Responsible to follow up all of replacement for faulty quantity as well as cooperate with PIC in order to provide all necessary CAR document as requirement.

• Responsible to communicate with sub-contract and ensure all of necessary input for processing PO. Cooperating with PIC to handle any issue regarding PO.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

I) TRÁCH NHIỆM CHUNG

[Mô tả chung lý do của vị trí công việc và sự cần thiết của vị trí đến sự phát triển chung của công ty]

• Chịu trách nhiệm phối hợp và thực hiện các trao đổi nội bộ cũng như bên ngoài với các bên có liên quan đến mỗi đơn hàng để đảm bảo thực hiện sản xuất đơn hàng kịp tiến độ trong suốt thời gian đơn hàng được thực hiện tại nhà máy (Bao gồm xác nhận đơn hàng, chuẩn bị hồ sơ, theo dõi nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ sản xuất, theo dõi các công việc gia công (nếu có), hoàn thành sản phẩm và xuất hàng)

II) TRÁCH NHIỆM CHI TIẾT CÔNG VIỆC

[Liệt kê các công việc chính của công việc dưới dạng nhiệm vụ chuyên môn, các quy trình chính thuộc trách nhiệm của vị trí, các hoạt động mang tính phát triển tổ chức và con người, các dự án chính]

• Chịu trách nhiệm xác định tất cả đơn hàng được thông báo từ BIHQ/BIRO và thông tin lại cho nhà máy về các đơn hàng này. Đảm bảo tất cả thông tin liên quan đến đơn hàng mới được truyền đạt đầy đủ, bao gồm: Mã hàng/Số lượng đơn hàng/Ngày giao hàng/Thông tin in ép (Nếu có).

• Chịu trách nhiệm theo dõi tất cả các tài liệu kỹ thuật liên quan đến đơn hàng mới, bao gồm: BOM | CWS | Range List. Duy trì các trao đổi thông tin với người chịu trách nhiệm để thu thập đầy đủ tài liệu và thực hiện các công việc chuẩn bị tiếp theo.

• Phối hợp với Bộ phận phát triển đơn hàng/Phòng mẫu trong suốt quá trình phát triển đơn hàng cũng như hỗ trợ kiểm tra thiết lập máy móc, điều chỉnh kỹ thuật may. Đảm bảo duy trì các trao đổi thông tin cần thiết để hiểu rõ các điểm quan trọng liên quan đến mã hàng và đảm bảo sản phẩm được phát triển dựa theo hướng dẫn của khách hàng.

• Theo dõi để đảm bảo hiểu rõ giai đoạn phát triển của tất cả các loại mẫu, bao gồm: mẫu proto, mẫu fit, mẫu size set, mẫu SMS, etc.

• Chịu trách nhiệm tham dự các buổi họp chuyển giao của từng mã hàng để cập nhật các công việc chuẩn bị sản xuất mã hàng đó, bao gồm các điểm cần đặc biệt lưu ý. Chịu trách nhiệm chuẩn bị cuộc họp tiền sản xuất với tất cả các bên liên quan để cùng xem xét và nhấn mạnh các điểm cần đặc biệt lưu ý trong quá trình phát triển.

• Chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng nguyên phụ liệu, bao gồm vải và phụ liệu cho đến khi các nguyên phụ liệu này được nhập về kho công ty. Hỗ trợ nhóm coordinator và theo sát các hành động khắc phục trong nếu có bất kỳ trường hợp nào giao hàng trễ cũng như thiếu hụt nguyên phụ liệu trong kho có thể gây ra tình trạng thiếu nguyên phụ liệu gây ảnh hưởng kế hoạch sản xuất cũng như lịch xuất hàng.

• Phối hợp với các bên phụ trách để chuẩn bị định mức sử dụng cho tất cả nguyên phụ liệu, từ đó, cấp phát nguyên phụ liệu theo định mức và theo dõi việc sử dụng nguyên phụ liệu tại mỗi công đoạn để đảm bảo nguyên phụ liệu dự phòng cho các trường hợp đặc biệt. Phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu để chuẩn bị thông tin khai báo định mức nguyên phụ liệu cho từng mã hàng để nộp cho Cơ quan Hải Quan.

• Phối với với người phụ trách chính liên quan đến các công việc kiểm tra kỹ thuật mau cho từng mã hàng, từ đó, đảm bảo tất cả thông tin kỹ thuật may được nắm bắt rõ trước khi bước vào sản xuất đại trà. Hỗ trợ và tư vấn cho nhóm may mẫu và bộ phận chất lượng các thông tin kỹ thuật liên quan từ khách hàng/tài liệu hướng dẫn kỹ thuật.

• Phối hợp với nhóm sản xuất về các vấn đề liên quan đến tất cả các kế hoạch sản xuất (kế hoạch chuẩn bị rập in, kế hoạch cắt, kế hoạch in ép, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xuất hàng) nhẳm theo dõi tiến độ của tất cả các đơn hàng. Đảm bảo trao đổi thông tin với nhóm sản xuất và chất lượng trong chuyền để đảm bảo quá trình may hàng suôn sẻ cũng như hạn chế lỗi, từ đó, đảm bảo xuất hàng đúng thời hạn.

• Chịu trách nhiệm chuẩn bị phương pháp đóng gói và phối hợp với các bên để thực hiện các bài kiểm tra liên quan nhằm phê duyệt phương pháp đóng gói. Chịu trách nhiệm theo dõi và đảm bảo các nguyên phụ liệu đóng gói sẵn có cho các bước hoàn tất sản phẩm.

• Phối hợp với nhóm chất lượng để duy trì các công việc kiểm hàng nội bộ cũng như theo dõi các buổi kiểm hàng từ bên thứ ba. Theo dõi các hành động khắc phục từ nhóm sản xuất đối với các trường hợp bị lỗi nghiêm trọng nhẳm đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi xuất hàng đến khách hàng.

• Phối hợp với nhóm xuất nhập khẩu để cập nhật các thông tin liên quan đến chỉ dẫn xuất hàng và theo dõi lịch xuất hàng. Chịu trách nhiệm trao đổi thông tin với người chịu trách nhiệm ngay lập tức nếu có bất kỳ sự thay đổi lịch xuất hàng nào (xuất hàng vượt đơn/overship, xuất hàng sớm, xuất hàng thiếu đơn/shortship, hoãn xuất hàng) để xử lý các điều chỉnh lịch xuất hàng này.

• Phối hợp với người chịu trách nhiệm để giải quyết những khiếu nại cho từng đơn hàng thuộc phạm vi quản lý của mình. Chịu trách nhiệm theo dõi quá trình thay thế hàng lỗi cũng như phối hợp với các bên có liên quan để cung cấp báo cáo hành động khắc phục đối với các lỗi phát sinh khi có yêu cầu từ khách hàng.

• Chịu trách nhiệm làm việc với các nhà thầu phụ và đảm bảo tất cả các nguyên phụ liệu sẵn sàng để tiến hành đơn hàng. Phối hợp các nhân sự chịu trách nhiệm để giải quyết các vấn đề phát sinh.

JOB SPECIFICATIONS / MINIMUM QUALIFICATIONS

Professional experience:

• At least 2 years of relevant experience at garment facility.

Education requirement:

• University

• Field of specialization: Merchandise, Garment Manufacturing Engineer,

Other requirement:

• Technical skills

• Language Skills: English

• IT proficiency: Computer literacy

WORKING RELATIONSHIP

INTERNAL KEY CUSTOMERS

• RMWH team, FGWH

• Pre-production

• Production

• Shipping team

• Quality

• Purchaser

AREA OF INTERFACE

• All operational process

EXTERNAL KEY CUSTOMERS

• PO in charge of supplier

• PD, Purchaser in BIHQ, BIRO

• Supplier

• Sub-Contract

KEY ACCOUNTABILITIES

[Indicate measurable KPIs for the position]

• Ensure accurate sample request forms are issued promptly.

• Ensure correct fabrics/trims and accessories are purchased in time for sample production.

• Ensure all trims and accessories are approved on time for production.

• Ensure garments passed laboratory test before bulk production starts.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC

Kinh nghiệm chuyên môn:

• Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại các cơ sở sản xuất hàng may mặc.

Yêu cầu học vấn:

• Đại học

• Lĩnh vực chuyên ngành: English for business

Yêu cầu khác:

• Chuyên môn kỹ thuật

• Khả năng ngoại ngữ: English

• Khả năng tin học: Computer literacy

PHẠM VI LIÊN HỆ CÔNG VIỆC

Các bộ phân nội bộ chính

• RMWH team, FGWH

• Pre-production

• Production

• Shipping team

• Quality

• Purchaser

Phạm vi tương tác nội bộ

• All operational process

Các bộ phân bên ngoài chính

• PO in charge of supplier

• PD, Purchaser in BIHQ, BIRO

• Supplier

• Sub-Contract

KẾT QUẢ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

[Xác định các kết quả đo lường hiệu quả công việc chi tiết]

• Đảm bảo tính chính xác và kịp thời của bảng đề xuất mẫu.

• Đảm bảo tất cả vải và phụ liệu được mua và giao kịp thời cho sản xuất hàng mẫu.

• Đảm bảo tất cả nguyên phụ liệu phải được thông qua đúng thời hạn cho bộ phận sản xuất.

• Đảm bảo mẫu đạt yêu cầu sau khi kiểm tra trong phòng thí nghiệm trước đưa vào sản xuất.