1. Trưởng phòng phát triển dự án là gì?

Trưởng phòng phát triển dự án là người nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.

2. Mức lương và mô tả công việc của Trưởng phòng phát triển dự án hiện nay

Mức lương của Trưởng phòng phát triển dự án hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều thông tin về việc tuyển dụng Trưởng phòng phát triển dự án, trong những thông tin tuyển dụng đó đều có đính kèm theo thông tin về mức lương Trưởng phòng phát triển dự án. Điều đó giúp cho các bạn có được những cơ hội để biết được mức lương của mình ra sao. Trong phần này, chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể nắm được mức lương cơ bản của Trưởng phòng phát triển dự án theo số năm kinh nghiệm:

Mô tả công việc của một Trưởng phòng phát triển dự án

Trưởng phòng phát triển dự án cần có đủ trình độ chuyên môn và kỹ năng quản lý dự án để đảm bảo công việc được vận hành đúng hướng. Dưới đây là công việc cụ thể của, bạn đọc cùng theo dõi nhé.

Lập kế hoạch sử dụng nguồn lực

Lập kế hoạch là công cụ để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo đúng thời hạn cho phép, đồng thời giảm nguy cơ thất bại liên quan tới vấn đề ngân sách. Trước hết, các Trưởng phòng phát triển dự án giỏi sẽ xác định phạm vi dự án và tài nguyên sẵn có, sau đó thiết lập các ước tính thời gian cụ thể và đánh giá tổng thể khả năng của nhóm/ bộ phận.

Khi đủ dữ liệu cần thiết, việc của người quản lý dự án là xây dựng một kế hoạch rõ ràng, súc tích để vừa thực hiện dự án, vừa đồng thời theo dõi tiến trình của nó. Dĩ nhiên, dự án nào cũng có những sai số nhất định nhưng có kế hoạch chi tiết sẽ giúp điều chỉnh kịp thời, xử lý tốt phát sinh.

Tổ chức và thúc đẩy nhóm dự án

Trưởng phòng phát triển dự án không phải là người làm cho bộ phận của mình bị sa lầy với bảng tính phức tạp, danh sách kiểm tra dài dòng và những cuộc họp dài bên tấm bảng trắng. Thay vào đó, bạn cần giúp nhóm của mình tiến về phía trước, đúng trọng tâm. Để làm được điều đó, bạn cần phát triển các kế hoạch rõ ràng, đơn giản, tạo động lực tốt để nhân viên dự án phát huy hết tiềm năng của họ. Những thủ tục rườm rà, quan liêu cần được loại bỏ để đảm bảo dự án thành công.

Dự toán chi phí và xây dựng ngân sách

Bên cạnh những công việc trên, Trưởng phòng phát triển dự án cũng sẽ phải biết cách giữ cho dự án ở trong phạm vi ngân sách được cấp. Cho dù kết quả dự án có đáp ứng mong đợi của khách hàng và được bàn giao đúng thời hạn, nó vẫn sẽ bị đánh giá là một thất bại nếu vượt ngân sách. Tránh bội thu ngân sách là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của một người quản lý.

Kiểm soát và quản lý thời gian

Khách hàng thường đánh giá thành công hay thất bại của dự án dựa trên việc nó có được bàn giao đúng hạn hay không. Do đó, đúng thời hạn là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ dự án nào. Trưởng phòng phát triển dự án giỏi là người có kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết cách hoàn thành công việc đúng hạn trong thực tế và truyền đạt chúng một cách nhất quán đến thành viên trong nhóm.

3. Cơ hội nghề nghiệp dành cho Trưởng phòng phát triển dự án 

Nói đến cơ hội nghề nghiệp cho vị trí Trưởng phòng phát triển dự án, bạn chỉ cần vào các trang web tuyển dụng trực tuyến thiên về các vị trí lãnh đạo như note8.vn, Vietnamworks, HRchannels, Careerviet… sẽ thấy khá nhiều tin tuyển dụng công khai cho vị trí này ở nhiều ngành nghề đa dạng.

Ngoài ra, do đây là vị trí quản lý cao cấp, lại có liên quan mật thiết đến định hướng phát triển của doanh nghiệp nên nhiều nhà tuyển dụng sẽ chọn cách ủy thác tuyển dụng cho các đơn vị săn đầu người (Headhunter) chứ không đăng tuyển công khai. Do đó, ứng viên nên kết hợp, một là săn tin công khai, hai là tạo tài khoản trên các trang tuyển dụng trực tuyến uy tín để tối ưu cơ hội tìm việc như mong đợi.

Một khi đã tích lũy trải nghiệm tại vị trí Trưởng phòng dự án thì tương lai sự nghiệp sẽ mở ra cho bạn rất nhiều sự lựa chọn. Tiếp tục đầu tư chuyên môn và quản lý để lên các cấp lãnh đạo dự án cao hơn (như Giám đốc dự án, Giám đốc điều hành…) hoặc chuyển ngành ra làm giảng viên đào tạo, khởi nghiệp mở công ty riêng, trở thành cố vấn dự án cho nhiều doanh nghiệp lớn…

4. Vai trò quan trọng của Trưởng phòng phát triển dự án hiện nay

Đạt được mục tiêu đề ra

Các Trưởng phòng phát triển dự án có thể giúp đạt được mục tiêu đề ra bằng cách sử dụng các kỹ năng và kiến thức nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng. Họ làm điều này bằng cách xác định và quản lý các nguồn lực của dự án, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án, quản lý rủi ro, các vấn đề phát sinh, đồng thời giao tiếp và hợp tác với các bên liên quan

Điều phối, phân bổ nguồn lực dự án

Trong một số dự án, việc sử dụng các nguồn lực đúng đắn là một khía cạnh quan trọng, đòi hỏi sự điều phối và phân bổ chính xác. Dự án thường sử dụng nhiều nguồn lực từ doanh nghiệp và đôi khi cần phải huy động nguồn lực từ các quan hệ thị trường khác. Để đảm bảo hiệu quả, nguồn lực của dự án cần được phân bổ đúng mức và phù hợp cho từng công việc, giai đoạn cụ thể.

Trưởng phòng phát triển dự án có trách nhiệm phân chia nguồn lực của dự án sao cho hợp lý và đúng mục đích. Đảm bảo mỗi công việc và giai đoạn trong dự án nhận đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ mà không gây lãng phí.

Thực hiện đúng tiến độ dự án

Trưởng phòng phát triển dự án đóng góp quan trọng trong việc giúp dự án được thực hiện đúng tiến độ. Họ có vai trò chủ động trong lập kế hoạch, quản lý, điều phối các hoạt động dự án để đảm bảo tiến độ được tuân thủ. Bằng cách lập kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý, giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời và giám sát thường xuyên, các nhà quản lý có thể đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, tránh gây ra những tổn thất về tiền bạc, công sức của đội ngũ doanh nghiệp.

Xử lý các vấn đề phát sinh trong dự án

Một trong những vai trò chính của Trưởng phòng phát triển dự án là giải quyết các khó khăn và vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Thông thường, các nhà quản lý dự án được đào tạo và trang bị các kỹ năng cần thiết để xác định, đánh giá và giải quyết các vấn đề.

Bằng cách xác định các vấn đề sớm trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, thông qua việc giám sát chặt chẽ tiến độ dự án, giao tiếp thường xuyên với các bên liên quan, thực hiện các cuộc kiểm tra chất lượng định kỳ. Các nhà quản lý dự án có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp khả thi cho các vấn đề. Giải pháp cần phải hiệu quả, ít tốn kém, có thể được thực hiện trong thời gian và phạm vi dự án cho phép.

Báo cáo tiến độ dự án cho các bên liên quan

Trưởng phòng phát triển dự án có trách nhiệm theo dõi tiến độ và đảm bảo dự án đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu đã đề ra. Báo cáo tiến độ dự án là một cách để nhà quản lý dự án chia sẻ thông tin với các bên liên quan về tình trạng của dự án, đồng thời nhận được phản hồi và phản hồi từ họ.

Báo cáo tiến độ dự án có thể được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như bảng biểu, đồ thị, văn bản. Nhà quản lý dự án cần lựa chọn hình thức báo cáo phù hợp với mục tiêu và đối tượng tiếp nhận báo cáo.

5. Quy trình phát triển dự án theo ISO mà bạn nên biết

Giai đoạn 1: Khởi động (Initiating)

Khởi động (Initiating) trong quản lý dự án là giai đoạn đầu tiên. Trong giai đoạn này, mục tiêu chính là xác định và thiết lập cơ sở cho dự án. Một số hoạt động quan trọng cần thực hiện trong giai đoạn Khởi động bao gồm:

• Xác định và định nghĩa rõ ràng các kết quả mong đợi, phạm vi, rủi ro, lợi ích, các yếu tố khác liên quan đến dự án

• Đánh giá khả năng tiếp cận của tổ chức để thực hiện dự án. Xem xét các yếu tố như tài chính, nguồn lực, nhân lực, khả năng quản lý,...

• Xác định bên liên quan (stakeholders), bao gồm các bên liên quan nội bộ (như các phòng ban trong tổ chức) và bên liên quan bên ngoài (như khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý, cộng đồng)

• Đánh giá khả năng và tính khả thi của dự án từ các khía cạnh kỹ thuật, tài chính, môi trường

• Tạo ra một kế hoạch ban đầu cho dự án, bao gồm việc xác định các giai đoạn, phân công nhiệm vụ, ước tính tài nguyên cần thiết. Kế hoạch ban đầu này sẽ được điều chỉnh và bổ sung trong các giai đoạn tiếp theo của quản lý dự án

• Xác định người quản lý dự án và các thành viên khác của nhóm dự án, đảm bảo sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch (Planning)

Trong quản lý dự án, giai đoạn Lập kế hoạch (Planning) là giai đoạn quan trọng để xác định chi tiết các hoạt động, tài nguyên và lịch trình cần thiết để đạt được mục tiêu. Một số công việc cần được thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Xác định mục tiêu dự án: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể mà dự án cần đạt được. Mục tiêu này nên được đo lường và có thể định rõ được khi nào dự án được coi là hoàn thành thành công.

• Xác định phạm vi dự án: Bằng cách xác định công việc cần thực hiện, sản phẩm hoặc dịch vụ cần phát triển, đối tượng khách hàng và ràng buộc dự án.

• Xác định các bước và công việc: Phân tích các bước cần thiết để hoàn thành dự án và xác định các công việc cụ thể. Tạo ra một bản đồ công việc hoặc sử dụng sơ đồ PERT, Gantt để hỗ trợ việc quản lý thời gian và tài nguyên.

• Xác định tài nguyên: Nhân lực, vật liệu, công cụ và thiết bị, nguồn tài chính,...

• Lập lịch dự án: Xác định thời gian bắt đầu – kết thúc của mỗi công việc và thời gian hoàn thành dự án.

• Ước lượng nguồn lực cần thiết cho mỗi công việc và xác định ngân sách dự án.

• Định rõ rủi ro: Đề xuất kế hoạch quản lý rủi ro để giảm thiểu tác động của chúng

Giai đoạn 3: Triển khai (Executing)

Giai đoạn Thực hiện dự án được coi là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án, vì các hoạt động thực hiện trong giai đoạn này trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Đây là giai đoạn mà công tác quản lý dự án cần được thực hiện một cách chặt chẽ và đảm bảo sự hợp tác giữa các bên liên quan để đạt được mục tiêu.

Giai đoạn Thực hiện (Executing) dự án gồm các hoạt động sau:

• Triển khai hoạt động dự án theo kế hoạch đã lập: Sản xuất sản phẩm, phát triển phần mềm, xây dựng cơ sở hạ tầng, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến dự án.

• Theo dõi và giám sát quá trình thực hiện dự án: Đảm bảo các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này tuân thủ các tiêu chuẩn về hiệu suất, đúng tiến độ và sử dụng nguồn lực được cung cấp một cách hiệu quả.

• Quản lý các thay đổi: Đưa ra dự báo về thời gian và chi phí cho việc thực hiện dự án. Bao gồm việc đánh giá và kiểm soát các yêu cầu thay đổi, ưu tiên công việc quan trọng, thực hiện các biện pháp để điều chỉnh lịch trình và đảm bảo tiến độ dự án.

• Giao tiếp và phối hợp: Đảm bảo sự liên kết và phối hợp giữa các hoạt động, thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling) là giai đoạn thứ tư trong vòng đời quản lý dự án. Giai đoạn này nhằm đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cụ thể, ở giai đoạn này, người quản lý dự án cần thực hiện các công việc sau:

• Theo dõi tiến độ dự án: Thường xuyên theo dõi tiến độ của từng công việc, từng giai đoạn để kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh và có biện pháp xử lý.

• Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo dự án đáp ứng các yêu cầu về chất lượng đã được xác định trước đó

• Quản lý chi phí: Theo dõi chi phí thực tế của dự án để đảm bảo không vượt quá ngân sách.

• Quản lý rủi ro: Theo dõi các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án và có biện pháp phòng tránh, hạn chế rủi ro

• Quản lý các bên liên quan: Duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan để đảm bảo sự ủng hộ và hợp tác của họ đối với dự án.

Giai đoạn 5: Hoàn thành (Closing)

Giai đoạn Hoàn thành (Closing) là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động như hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của dự án, kiểm tra và báo cáo kết quả, phân phối, đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm. Cụ thể, các hoạt động cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Kiểm tra và báo cáo kết quả: Bao gồm các thông tin về mục tiêu, kết quả đạt được, những khó khăn, thách thức gặp phải và bài học kinh nghiệm.

• Đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm: Đánh giá hiệu quả của dự án, những điểm mạnh, điểm yếu của dự án và đề xuất các giải pháp để cải thiện hiệu quả của các dự án tiếp theo.

>> Xem thêm: Việc làm Trưởng phòng phát triển dự án đang tuyển dụng

>> Xem thêm: Việc làm Quản lý dự án lương cao

>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên điều phối dự án mới cập nhật