Tweet
Facebook
Copy Link
Phúc lợi
- Laptop
- Chế độ bảo hiểm
- Du Lịch
- Phụ cấp
- Chế độ thưởng
- Chăm sóc sức khỏe
- Đào tạo
- Tăng lương
- Công tác phí
- Phụ cấp thâm niên
- Nghỉ phép năm
- CLB thể thao
Mô tả Công việc
Position Summary
The Receptionist and Administration Executive manages front desk operations and provides day-to-day administrative support for the Ho Chi Minh City office. The position serves as the first point of contact for visitors and callers and supports meeting arrangements, mail and courier handling, and other office activities to ensure a professional, welcoming, and well-organised workplace.
Key Responsibilities
1. Front Desk & Visitor Experience
- Welcome visitors in a professional and courteous manner and provide necessary assistance upon arrival.
- Receive visitors upon arrival, identify the relevant person in charge (PIC), and promptly notify and coordinate with the PIC for further assistance.
- Direct visitors to the appropriate person or meeting location and coordinate waiting arrangements when required.
- Maintain a clean, organised, and presentable reception area at all times.
- Follow visitor access, safety, security, and confidentiality procedures and promptly report any irregularities
2. Telephone & Communication Management
- Answer incoming calls promptly and professionally using the company’s standard telephone greeting.
- Identify the caller’s purpose and transfer calls to the appropriate person in charge (PIC) or department.
- Take accurate messages and promptly relay them to the relevant PIC when calls cannot be transferred.
- Provide callers with appropriate general information while ensuring confidential or restricted information is not disclosed.
3. Meeting & Office Support
- Manage meeting room bookings and coordinate room availability for internal and external meetings.
- Prepare meeting rooms with the required seating arrangements, equipment, stationery, and refreshments.
- Coordinate with relevant internal teams and service providers to support meeting requirements.
- Ensure meeting rooms are clean, organised, fully equipped, and ready for use.
- Monitor meeting room supplies and arrange replenishment or maintenance when required.
4. Mail, Courier & Documentation
- Receive, sort, and distribute incoming mail, documents, and parcels to the relevant PIC or department.
- Arrange outgoing mail, document, and courier services in accordance with delivery requirements.
- Maintain accurate records of incoming and outgoing courier items and supporting documents.
- Track courier deliveries and follow up on delayed, missing, or undelivered items.
- Handle confidential documents and parcels securely and in accordance with company procedures
5. Parking
- Arrange parking for employees and visitors when required, including issuing and recovering parking cards.
6. General Office Administration Management
- Company Events: Participate in coordinating company events and employee engagement activities including related logistical and meal arrangements.
- Office Coordination: Coordinate with designated contacts across all offices to ensure consistent implementation of administrative services and processes.
- Other Assignments: Perform other assignments as directed by the manager.
Yêu Cầu Công Việc
Key Experience & Qualifications
- Bachelor's degree,
- Min 2 to 3 years of experience in similar role.
Key Competencies & Skills
- Good written and verbal communication skills in English and Vietnamese.
- Customer service orientation with a professional and courteous manner.
- Neat and professional appearance with an approachable manner.
- Good organisational, coordination, and time management skills, with the ability to manage multiple priorities.
- Attention to detail and accuracy in handling information, messages, and documents.
- Discretion and confidentiality in handling visitors, calls, and company information.
- Good at Microsoft Word and Excel.
Địa điểm làm việc
Thông tin khác
- Bằng cấp: Đại học
- Độ tuổi: Không giới hạn tuổi
- Lương: Cạnh tranh
Được thành lập vào năm 1970, Công ty Vận tải Địa Trung Hải (MSC), SA của Geneva, Thụy Sĩ, là một trong những hãng vận tải container hàng đầu thế giới. Chúng tôi là một tổ chức toàn cầu thuộc sở hữu tư nhân điều hành mạng lưới hơn 480 văn phòng tại 150 quốc gia, tuyển dụng đội ngũ hơn 70.000 cá nhân tận tâm. Chúng tôi có một đội tàu gồm 490 tàu container với sức tải 18 triệu TEU được vận chuyển hàng năm. Lịch trình đi thuyền toàn cầu của chúng tôi bao gồm 205 tuyến đường, ghé 500 cảng, cho phép chúng tôi giao hàng cho khách hàng ở hầu hết mọi nơi trên thế giới.
Hoạt động như các hãng vận tải quốc gia độc lập, với dịch vụ vận tải đường biển được bổ sung bởi các dịch vụ kho bãi và vận chuyển tích hợp, chúng tôi cung cấp cho khách hàng dịch vụ giao hàng tận nơi và toàn cầu thực sự với kiến thức địa phương vượt trội. Các chuyên gia được đào tạo và giàu kinh nghiệm cho đầy đủ các dịch vụ của chúng tôi, bao gồm hàng lạnh, hàng quá khổ, hàng rời và mỗi dịch vụ thương mại của chúng tôi, mang lại cho chúng tôi khả năng duy trì dịch vụ cá nhân mà chúng tôi được công nhận trên toàn cầu, mang đến cho khách hàng sự an tâm- hãy nhớ rằng chúng tôi sẽ sẵn sàng giúp đỡ bất cứ khi nào chúng tôi cần.
Chính sách bảo hiểm
- Được hưởng bảo hiểm sức khỏe.
- Được hưởng bảo hiểm xã hội.
Các hoạt động ngoại khóa
- Du lịch hàng năm
- Thể thao
- Teambuilding
Lịch sử thành lập
- 2005: Công ty được thành lập
Mission
Thành thạo, điêu luyện trong các hoạt động nghiệp vụ và chuyên môn, thông thạo và tuân thủ các quy định để đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng.
Mọi người thường tìm kiếm thêm từ khoá
Mô tả việc tuyển dụng ctv sự kiện:
Tuyển dụng CTV sự kiện là nhu cầu tìm kiếm cộng tác viên hỗ trợ tổ chức, vận hành và phục vụ các hoạt động trong sự kiện như hội nghị, hội chợ, lễ khai trương, ra mắt sản phẩm, chương trình nghệ thuật,... Công việc mang tính thời vụ, linh hoạt và không yêu cầu quá nhiều kinh nghiệm.
Các vị trí phổ biến gồm: Hỗ trợ setup sự kiện, Lễ tân đón khách, Phát quà – phát mẫu, Hỗ trợ âm thanh – ánh sáng, CTV hậu cần, CTV truyền thông – chụp ảnh, hoặc PG/PB sự kiện.
Mức lương dao động từ 150.000 – 400.000 đồng/ca, tùy theo thời lượng, vị trí công việc và quy mô sự kiện; một số sự kiện lớn còn có hỗ trợ ăn uống hoặc thưởng thêm.
Các nơi hay tuyển gồm: công ty tổ chức sự kiện, agency truyền thông, trung tâm thương mại, trường đại học, hãng xe, nhãn hàng lớn, hoặc trên các hội nhóm tuyển dụng theo khu vực TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng,...Công việc phù hợp với sinh viên, người trẻ năng động, muốn rèn kỹ năng mềm, mở rộng mối quan hệ và kiếm thêm thu nhập theo từng chương trình sự kiện.
Những công ty tuyển dụng ctv sự kiện đang tuyển tại note8.vn:
Tại note8.vn, bạn có thể tìm thấy những tin tuyển dụng ctv sự kiện với mức lương vô cùng hấp dẫn. Những nhà tuyển dụng kết nối với note8.vn đều là những doanh nghiệp uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Bạn sẽ có cơ hội làm việc tại các môi trường chuyên nghiệp chuẩn quốc tế. note8.vn với sứ mệnh trở thành nền tảng tuyển dụng hữu ích giúp các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng và ứng viên kết nối với nhau. Nhanh tay apply các bạn chắc chắn sẽ có được những cơ hội việc làm phù hợp với mức lương tốt nhất!