1. Hỗ trợ Phó Giám Đốc trong công tác quản lý và điều hành

- Tham gia hỗ trợ Phó Giám Đốc trong việc lập kế hoạch, tổ chức, triển khai và giám sát các hoạt động vận hành thường xuyên của đơn vị.

- Phối hợp chặt chẽ với các phòng/ban liên quan nhằm đảm bảo tiến độ công việc đúng theo quy trình, quy định và chỉ đạo của Ban lãnh đạo.

- Đề xuất các giải pháp hỗ trợ cải thiện hiệu quả quản lý, góp phần nâng cao chất lượng điều hành chung.

2. Tổ chức và quản lý lịch làm việc

- Sắp xếp, xây dựng và quản lý lịch làm việc, lịch họp, công tác, cũng như các sự kiện quan trọng của Phó Giám Đốc.

- Thực hiện công tác nhắc việc, theo dõi lịch trình và hỗ trợ sắp xếp thời gian phù hợp, đảm bảo tiến độ công việc.

- Chủ động phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, buổi làm việc.

3. Soạn thảo văn bản, tờ trình và tài liệu hỗ trợ

- Soạn thảo, rà soát và chuẩn bị các loại văn bản, tờ trình, báo cáo, tài liệu theo yêu cầu của Phó Giám Đốc.

- Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phù hợp về hình thức, nội dung trong các hồ sơ, văn bản hành chính.

- Cập nhật, theo dõi và quản lý các loại văn bản pháp lý, hợp đồng, tài liệu liên quan phục vụ công tác điều hành.

4. Quản lý và lưu trữ các hồ sơ tài liệu

- Thực hiện lưu trữ, phân loại và quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của Phó Giám Đốc và đơn vị.

- Đảm bảo hệ thống lưu trữ khoa học, dễ tra cứu, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc Novagen"

5. Theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ giám sát công việc được giao

- Thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ các công việc, dự án; đảm bảo các nhiệm vụ được triển khai theo đúng kế hoạch.

- Hỗ trợ trong công tác giám sát, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng/ban liên quan.

- Kịp thời tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện công việc và đề xuất hướng xử lý các khó khăn, vướng mắc phát sinh.

• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Marketing, Quảng cáo, Quản trị Kinh doanh hoặc Kinh tế.

• Kinh nghiệm: Có trên 03 năm kinh nghiệm thực tiễn ở vị trí Hành chính, Trợ lý, Thư ký hoặc các vị trí tương đương.

• Nền tảng Marketing: Am hiểu về Marketing, Thương hiệu và Marketing Kỹ thuật số (Digital Marketing).

• Công cụ hỗ trợ: Hiểu biết và sử dụng thành thạo các công cụ Marketing kỹ thuật số.

• Nghiệp vụ nội bộ: Hiểu rõ các nghiệp vụ, chức năng của từng phòng ban trong bộ phận Marketing.

• Kỹ năng bổ trợ: Thành thạo kỹ năng tổng hợp thông tin, trình bày và thiết kế Slide chuyên nghiệp.

• Phân tích dữ liệu: Biết phân tích số liệu cơ bản trên các nền tảng như Google Sheets, Looker Studio, Excel…

• Điều phối nhân sự: Có kinh nghiệm lắng nghe, tổng hợp thông tin và xử lý các mâu thuẫn phát sinh giữa các nhóm làm việc.

• Vận hành: Kỹ năng hoạch định chiến lược, tổ chức thực hiện và triển khai công việc.

• Giám sát: Kỹ năng giám sát, đánh giá và phân tích hiệu quả công việc.

• Tương tác: Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, lắng nghe và thấu hiểu nhân sự.

• Giải quyết vấn đề: Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả và dẫn dắt đội nhóm.

• Thái độ làm việc: Chính trực, chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và nhạy bén.

• Khả năng thích nghi: Linh hoạt trong công việc, chịu được áp lực cao, có tinh thần trách nhiệm và tính chủ động.

• Phối hợp: Khả năng làm việc độc lập song song với tương tác và phối hợp nhóm tốt.

• Đạo đức nghề nghiệp: Đáng tin cậy, đạo đức tốt và có khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối.

• Sử dụng Khung năng lực theo tiêu chuẩn của từng chức danh để đưa vào đánh giá tùy theo từng thời kỳ cụ thể.