Tweet
Facebook
Copy Link
Phúc lợi
- Laptop
- Chế độ bảo hiểm
- Du Lịch
- Phụ cấp
- Đồng phục
- Chế độ thưởng
- Chăm sóc sức khỏe
- Đào tạo
- Tăng lương
- Nghỉ phép năm
- CLB thể thao
Mô tả Công việc
Là đầu mối vận hành hành chính cho phòng Marketing & Thương hiệu: lo toàn bộ chứng từ, thanh toán, mua sắm, tờ trình, đề xuất IT và công tác chấm công, để đội ngũ marketing tập trung vào chuyên môn. Vị trí không chỉ làm giấy tờ mà còn phải chủ động theo sát, thúc đẩy các phòng ban liên quan hoàn thành đúng hạn, không để việc của phòng bị chậm vì quy trình.
1.Mua sắm dịch vụ, công cụ
• Tạo request và follow việc mua các dịch vụ, công cụ phục vụ marketing (ví dụ: Zalo OA, ChatGPT Pro, bản quyền Canva, CapCut và các nền tảng tương tự).
• Theo dõi, đôn đốc phê duyệt PHM và các đề nghị mua sắm với phòng Mua hàng, Kế toán, Ban Giám đốc cho đến khi hoàn tất.
• Quản lý danh sách tài khoản, license, thời hạn gia hạn, chi phí hằng tháng/năm và nhắc gia hạn trước hạn.
2. Tờ trình, trình ký, con dấu
• Soạn thảo, hoàn thiện tờ trình, đề xuất theo đúng biểu mẫu của công ty.
• Trình ký lần lượt các cấp, theo dõi trạng thái từng bước và chủ động hỏi thăm khi hồ sơ bị chậm.
• Làm thủ tục đóng dấu; lưu trữ bản gốc, bản scan có hệ thống, dễ tra cứu.
3. Văn phòng phẩm, tài sản
• Tổng hợp nhu cầu và order văn phòng phẩm hằng tháng cho phòng; kiểm soát tồn kho, ngân sách.
• Quản lý tài sản, thiết bị của phòng (laptop, máy ảnh, thiết bị quay chụp, đạo cụ sự kiện...): sổ bàn giao, tình trạng, mượn trả.
4. IT và hệ thống nội bộ
• Làm quy trình đề xuất mở rộng ổ đĩa lưu trữ dữ liệu, máy chủ, internet; theo dõi IT xử lý đến khi xong.
• Gửi đề xuất cài đặt ứng dụng, phần mềm (Canva, CapCut, bộ công cụ thiết kế/dựng phim...) và cấp quyền truy cập ERP, HRM cho nhân sự trong phòng.
• Là đầu mối báo lỗi, theo dõi sự cố thiết bị, phần mềm của phòng với IT.
• Quản lý phân quyền thư mục dữ liệu chung của phòng, nhắc nhân sự tuân thủ quy định lưu trữ.
5. Chấm công, nhân sự nội bộ phòng
• Tổng hợp, đăng ký và chấm công ngoài giờ (OT) cho nhân sự phòng; đối chiếu với bộ phận HR hằng kỳ.
• Hỗ trợ lịch nghỉ phép, công tác, onboarding nhân sự mới (cấp máy, tài khoản, quyền truy cập).
6. Tài chính, thanh toán
• Thực hiện quy trình xin tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán cho các hoạt động của phòng (đúng form, đủ chứng từ, đúng hạn).
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, biên bản nghiệm thu trước khi gửi Kế toán; bổ sung ngay khi bị trả hồ sơ.
• Theo dõi tiến độ duyệt chi, đôn đốc Kế toán và các cấp phê duyệt
7. Công việc bổ sung đề xuất
• Lưu trữ, tài liệu thương hiệu: sắp xếp hồ sơ, bộ nhận diện, giấy phép sử dụng hình ảnh/bản quyền, hợp đồng KOL, biên bản nghiệm thu.
• Tuân thủ quy trình, kiểm soát nội bộ: cập nhật quy trình mới của công ty, hướng dẫn nhân sự phòng làm đúng ngay từ đầu để giảm hồ sơ bị trả lại.
• Công việc phát sinh do trưởng phòng giao trong phạm vi vị trí.
• Mức độ hài lòng của nhân sự trong phòng và các phòng ban phối hợp.
• Báo cáo ngân sách, hồ sơ lưu trữ cập nhật đúng lịch.
Yêu Cầu Công Việc
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, Kinh tế, Hành chính văn phòng hoặc tương đương.
- Từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm admin, hành chính, trợ lý hoặc điều phối; ưu tiên đã làm công ty có quy trình phê duyệt nhiều cấp.
- Hiểu quy trình tạm ứng, thanh toán, hồ sơ chứng từ cơ bản.
- Thành thạo Excel/Google Sheets, Word, email; soạn thảo văn bản rõ ràng, đúng chính tả, đúng form.
- Sử dụng được các hệ thống nội bộ hoặc học nhanh phần mềm mới.
- Ưu tiên Có kinh nghiệm làm việc với kế toán, mua hàng, IT.
- Nhanh nhạy, chủ động, Hoạt bát, giao tiếp tốt, khéo léo, không ngại va chạm.
- Trung thực, bảo mật, Kiên trì nhẫn nại.
Thông tin khác
- Bằng cấp: Đại học
- Độ tuổi: Không giới hạn tuổi
- Lương: 10 Tr - 15 Tr VND
Công ty TNHH MTV Sen Vàng Việt Nam được thành lập từ năm 2009 với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất gia công các sản phẩm nữ trang bằng vàng kiểu dáng vòng, lắc, nhẫn, bông tai, mặt dây, dây chuyền đúc và các sản phẩm bộ. Với những thiết kế tinh xảo, độc đáo, nắm bắt xu hướng thời trang khu vực và thế giới, Sen Vàng luôn cho ra mắt các sản phẩm mới phong phú và đa dạng mẫu mã, đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng phát triển. Sen Vàng có đội ngũ cán bộ, công nhân viên hơn 1000 người, với tinh thần tự chủ, sáng tạo trong công việc, tràn đầy nhiệt huyết và tình đoàn kết cao, luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Không những vậy, Sen Vàng đang đẩy mạnh đầu tư dây chuyền máy móc công nghệ hiện đại của các nước tiên tiến, đi đầu trong lĩnh vực sản xuất nữ trang như: Italy, Đức, Nhật… để làm ra các sản phẩm chất lượng cao, tạo được niềm tin của khách hàng trong và ngoài nước. Với phương châm vì người lao động, chúng tôi cam kết mạnh mẽ hỗ trợ người lao động trong công ty có thu nhập càng cao càng tốt để yên tâm công tác. Người lao động có thể thỏa sức thể hiện năng lực và sẽ được công ty đánh giá đúng khả năng. Để đáp ứng hướng phát triển mới trong tương lai, Sen Vàng đang có nhu cầu tuyển dụng các ứng cử viên để cùng xây dựng Sen Vàng lớn mạnh.
Review Sen Vàng Việt Nam
Môi trường làm việc ổn
Môi trường làm việc ổn
Quy trình phỏng vấn nhiều bước, thiếu minh bạch, chưa tối ưu trải nghiệm ứng viên
Tính năng đăng nội dung chưa được mở
Note8.vn đang hoàn thiện thủ tục cấp phép mạng xã hội. Trong thời gian này, bạn vẫn có thể xem nội dung và sử dụng các tiện ích khác.