Nova Service ★ 3.0

1. Quản lý và tổ chức thực hiện các công tác hành chính, hậu cần của NSG
- Quản lý và tổ chức thực hiện các chính sách phúc lợi nhân viên bao gồm: đồng phục, khám sức khỏe, thẻ taxi, cước điện thoại, quà tặng và dịp lễ tết/sinh nhật/trung thu/ma chay/hiếu hỉ/bổ nhiệm...
- Quản lý và tổ chức thực hiện các công tác văn thư, đội xe và thanh toán các chi phí hành chính của toàn NSG.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động vận hành hành chính bao gồm: văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm; vận chuyển tài sản; nước uống, điện, nước sinh hoạt; chuyển phát nhanh; vệ sinh; bảo vệ; chi phí đội xe bao gồm xăng xe, bảo hiểm xe, sửa chữa, cầu đường, đăng ký đăng kiểm, gửi xe, rửa xe, lệ phí khác.

2. Tổ chức thực hiện các công tác quản lý tòa nhà của NSG
- Quản lý, thực hiện các công tác an ninh tòa nhà; an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC), tổ chức diễn tập PCCC.
- Vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật và các công việc sửa chữa kỹ thuật.
- Quản lý, giám sát, thực hiện các công tác dịch vụ vệ sinh, cảnh quan môi trường, cây xanh, xử lý côn trùng, xử lý rác thải, nước thải...
- Quản lý văn phòng làm việc và vận hành dịch vụ văn phòng (bảo hiểm tòa nhà; thuê văn phòng; cải tạo, sửa chữa văn phòng; sửa chữa vật tư, công cụ dụng cụ, vật dụng văn phòng; bố trí chỗ làm việc cho nhân viên, tổ chức thực hiện trang trí văn phòng/tòa nhà trong các dịp lễ/tết...).

3. Thực hiện công tác quản lý tài sản
Quản lý, giám sát các công việc liên quan đến tài sản tại các khu vực. Quản lý việc điều chuyển các tài sản tiết kiệm, nhanh chóng; việc thanh lý/hủy các tài sản theo đúng quy định. Tham gia kiểm kê và quản lý tài sản trên hệ thống.

4. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Hành chính, Quản trị kinh doanh, hoặc các ngành liên quan.
- 05 năm kinh nghiệm Quản lý Hành chính văn phòng/Quản lý tài sản/Quản lý Nhân sự, 02 năm kinh nghiệm quản lý vị trí tương đương. Kiến thức chung về lĩnh vực Hành chính văn phòng.
- Soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ khoa học. Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint), đặc biệt là Excel.
- Lập báo cáo chi phí, quản lý tài sản.
- Tổ chức, quản lý và trình bày công việc hiệu quả.
- Giao tiếp, phối hợp và giải quyết vấn đề tốt.
- Làm việc độc lập và theo nhóm linh hoạt, tương tác và phối hợp tốt.
- Tư duy tích cực, tinh thần hỗ trợ cao, làm việc cẩn thận.
- Năng động, sáng tạo, nhạy bén, linh động trong công việc.
- Khả năng bảo mật thông tin.
- Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động trong công việc, chịu được áp lực cao.
- Đạo đức tốt, đáng tin cậy. Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp.