Tập Đoàn Kita Group ★ 2.3

1. Mô tả công việc

Công tác Lễ tân & Đón tiếp khách

- Đón tiếp khách: Tiếp đón, hướng dẫn khách đến văn phòng giao dịch và tổ chức tiếp khách chu đáo.

- Quản lý phòng họp: Bố trí, quản lý các phòng họp; chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp và sự kiện của Công ty.

- Xử lý công văn: Tiếp nhận và chuyển giao thư tín, công văn đi/đến đảm bảo nhanh chóng, chính xác.

Chi phí & Văn phòng phẩm

- Cung ứng văn phòng phẩm (VPP): Tổng hợp, theo dõi định mức và đặt VPP hàng tháng cho các phòng ban.

- Thủ tục tài chính: Thực hiện tạm ứng, thanh quyết toán các hạng mục dịch vụ thuộc phòng Hành chính.

- Quản lý hợp đồng: Theo dõi việc ký mới hoặc tái ký các hợp đồng dịch vụ (điện, nước, điện thoại...).

- Hỗ trợ công tác: Đặt vé máy bay, phòng khách sạn và điều phối xe cho cán bộ đi công tác.

Quản lý Cơ sở vật chất & Cảnh quan

- Cảnh quan văn phòng: Đảm bảo không gian làm việc chung và phòng Ban lãnh đạo (BOD, BOM) luôn gọn gàng, sạch đẹp.

- Bảo trì thiết bị: Giám sát hệ thống cơ sở vật chất (điện, nước, điều hòa, ánh sáng...) và chủ động liên hệ khắc phục ngay khi có sự cố.

Hỗ trợ Sự kiện & Đời sống nhân viên (CBNV)

- Hậu cần sự kiện: Phối hợp với phòng truyền thông chuẩn bị cho các sự kiện Teambuilding, trang trí Lễ, Tết…

- Chăm sóc đời sống: Tổ chức các hoạt động tâm linh tại văn phòng và các chế độ phúc lợi (hiếu, hỉ, sinh nhật...)

Tiếp nhận thông tin & Giám sát Nội quy

- Đầu mối phản ánh: Tiếp nhận các ý kiến, yêu cầu của CBNV và tham mưu cho trưởng bộ phận phương án giải quyết.

- Duy trì kỷ luật: Kiểm soát và nhắc nhở CBNV thực hiện nghiêm túc nội quy, quy định công ty.

Nhiệm vụ khác: Thực hiện các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng và Ban Lãnh đạo.

2. Quyền lợi:

o Lương thưởng:

- Tăng lương định kỳ thường niên và tăng lương theo năng lực

- Lương thưởng tháng 13, thưởng KPI theo năng lực

- Chế độ thưởng ngày lễ (Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, 30/04, 02/09).

o Phúc lợi:

- Phụ cấp cơm trưa tại Công ty (T2-T6 hàng tuần)

- Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định

- Tổ chức team building thường niên (Công ty hỗ trợ toàn bộ chi phí, chấm công các ngày đi du lịch)

- Chế độ bảo hiểm sức khỏe toàn diện cho nhân viên (khám chữa bệnh, tai nạn, thai sản...) **

- Chương trình khám sức khỏe định kỳ hằng năm

- Tặng thêm 01 ngày phép/năm đối với nhân viên trên 12 tháng (theo Luật là 12 ngày phép/năm thì ở KITA là 13 ngày phép/năm)

- Tổ chức sinh nhật cho nhân viên hàng tháng.

o Trang thiết bị:

- Cấp máy tính, laptop theo yêu cầu công việc

- Cung cấp toàn bộ VPP phục vụ công việc (bút viết, highlight…).

3. Yêu cầu:

- Trình độ học vấn: Trung cấp trở lên;

- Kiến thức chuyên ngành: Hành chính văn phòng;

- Kinh nghiệm làm việc: 02 năm trở lên;

- Kỹ năng: xử lý tình huống, giao tiếp;

- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản;

- Tin học: Vi tính văn phòng; (ưu tiên mạnh về Microshoft Office)

- Tính cách cá nhân: Nhanh nhẹn, gọn gàng, nghiêm túc, tuân thủ

- Giới tính: Nữ;

- Tuổi: 25-32 tuổi;