Mô tả Công việc

Thanh Xuân - Hà Nội: Trợ lý kinh doanh Upto 25M

• Trả lời điện thoại, các câu hỏi của người gọi, thư điện tử, tin nhắn trên trang mạng xã hội chính thức của công ty một cách dễ chịu.
• Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến hoạt động bán hàng (ví dụ: đề xuất, hợp đồng, tài liệu hoặc sự kiện khuyến mại); đảm bảo tất cả các tài liệu do Phòng Kinh doanh xuất trình được hoàn thành chính xác và đúng hạn; nộp các tài liệu quan trọng và truyền đạt thông tin liên quan cho bộ phận vận hành.
• Thu thập tài liệu và tập hợp thông tin (ví dụ: tài liệu quảng cáo, bộ demo bán hàng, bộ chào mừng, quà lưu niệm, v.v.).
• Sắp xếp các cuộc họp, sự kiện (bao gồm các sự kiện cho khách, các thông báo). Ghi lại và phân phối biên bản cuộc họp.
• Tiến hành cuộc gặp với khách hàng theo chỉ đạo của Trưởng phòng Kinh doanh, truyền đạt một cách hiệu quả và chuyên nghiệp các thông tin chi tiết cho khách hàng. Đưa khách hàng tiềm năng tham quan khách sạn.
• Duy trì cơ sở dữ liệu chính xác về thông tin khách hàng và khách hàng tiềm năng, chuyển cho nhóm Chuyên viên kinh doanh để theo dõi và báo cáo cho Trưởng phòng Kinh doanh.
• Tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu để chuẩn bị báo cáo và tài liệu.
• Giải đáp các khiếu nại từ khách hàng và hỗ trợ sau bán hàng khi được yêu cầu.
• Thiết kế, tải lên, trích xuất và duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng.
• Quản lý và duy trì lịch trình, lịch hẹn và đi lại của nhân viên kinh doanh và quản lý.
• Bảo vệ và xử lý thông tin một cách có trách nhiệm bao gồm việc tuân thủ mọi nghĩa vụ bảo mật. Thông tin bí mật như kế hoạch kinh doanh, giá cả, dữ liệu tài chính không được tiết lộ ra bên ngoài bộ phận hoặc khách sạn mà không có lý do kinh doanh chính đáng.
• Hỗ trợ bộ phận Đặt phòng khi cần thiết.
• Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Quản lý, Giám đốc Kinh doanh hoặc Ban Lãnh đạo.

Ba Đình - Hà Nội: Sales Coordinator 20~25M

1. Quy trình vận chuyển

• Xác nhận đơn đặt hàng (SO) từ khách hàng và phát hành đơn đặt hàng (PO) cho nhà cung cấp. 1. Theo dõi đơn đặt hàng (PO) và kiểm soát thời gian giao hàng để đảm bảo lịch giao hàng theo yêu cầu của khách hàng
• Kiểm tra và xác nhận chứng từ của nhà cung cấp (cơ bản: Hóa đơn nhập khẩu (INV), Phiếu giao hàng (PL), Vận đơn (BL))
• Nhận và kiểm tra Thông báo đến (ARV) và cước phí, hóa đơn giao hàng (DO) từ đơn vị giao nhận vận chuyển
• Xác nhận Tên và mã HS trong trường hợp mặt hàng kinh doanh mới
• Chuyển chứng từ nhập khẩu cho đơn vị giao nhận vận chuyển và kiểm tra tờ khai hải quan
• Sắp xếp lịch trình và lập chứng từ vận chuyển (INV, PL, DO) và xử lý hàng hóa không xác định (NG)
• Thu thập tất cả các chứng từ vận chuyển bao gồm cả thông quan hải quan cho mỗi lô hàng phục vụ mục đích kế toán
• Lập lịch trình vận chuyển hàng tuần

2. NHẬP DỮ LIỆU VÀO HỆ THỐNG ACCPAC

• Lập đơn đặt hàng bán (SO)/đơn đặt hàng mua (PO) sau khi nhận được phiếu đăng ký từ bộ phận Bán hàng
• Nhập và xử lý dữ liệu trong hệ thống Accpac
• Lập báo cáo: báo cáo bán hàng, SO/PO chưa thanh toán

3. Kiểm soát hàng tồn kho

• Lập báo cáo tồn kho cho mỗi kho hàng vào cuối tháng
• Xác nhận với các đơn vị giao nhận vận chuyển về hàng tồn kho thực tế
• Quản lý hàng tồn kho để lập kế hoạch giao hàng định kỳ cho khách hàng

4. Xác nhận Phiếu ghi nợ của đơn vị giao nhận vận chuyển

• Kiểm tra và xác nhận với các đơn vị giao nhận vận chuyển về Hóa đơn ghi nợ phí vận chuyển tháng trước
• Kiểm tra hóa đơn của các đơn vị giao nhận gửi cho bộ phận Kế toán để thanh toán
• Tổng hợp và báo cáo phí vận chuyển

5. Bảo hiểm

• Thu thập danh sách hóa đơn
• Lập tờ khai bảo hiểm cho MSIG hàng tháng
• Xử lý trường hợp hàng hóa bị hư hỏng
• Quản lý các tài liệu liên quan đến bảo hiểm

6. Báo cáo

• Kiểm tra báo cáo công nợ phải thu
• Báo cáo độ tin cậy của khách hàng
• Báo cáo doanh số

Ba Đình - Hà Nội: Sales Support Staff ~15M

I. Quan hệ khách hàng và quản lý đơn hàng

• Chuẩn bị và xem xét các hợp đồng bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng khung, v.v., đảm bảo tính chính xác, tuân thủ luật pháp và quy định, và phù hợp với các tiêu chuẩn nội bộ.
• Chuẩn bị các chứng từ hải quan và làm việc với nhóm hành chính xuất nhập khẩu khi cần thiết.
• Chuẩn bị và nộp các chứng từ yêu cầu thanh toán theo quy trình nội bộ.

II. Phối hợp với nhà cung cấp

• Chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và ghi lại số đơn hàng trong hồ sơ quản lý. Xem xét hàng tồn kho hàng tháng và đặt hàng bổ sung khi cần thiết.
• Phối hợp lịch trình vận chuyển với nhà cung cấp, ban hành hướng dẫn vận chuyển và sắp xếp giao hàng dựa trên đơn đặt hàng, kế hoạch bảo trì và khả năng cung ứng. Thông báo cho HAS về bất kỳ sự chậm trễ nào.
• Quản lý chính xác lịch trình giao hàng và các tài liệu liên quan, và sử dụng chúng để theo dõi và vận hành.

III. Quản lý tài liệu liên quan đến hợp đồng

• Thường xuyên sắp xếp và xem xét các hợp đồng, phiếu đỏ, đơn đặt hàng, báo giá, phiếu giao hàng và báo cáo kiểm tra để đảm bảo tính đầy đủ cho các cuộc kiểm toán và hoàn thuế VAT. Báo cáo bất kỳ thiếu sót nào.
• Chuẩn bị tóm tắt hàng tháng về các hợp đồng khách hàng và nộp các báo cáo cần thiết cho ban quản lý nội bộ.

IV. Quản lý trang web

• Chuẩn bị các tài liệu gia hạn hợp đồng và yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ khắc phục sự cố trang web khi cần thiết.
• Đăng tải tin tức và cập nhật trên trang web của công ty khi cần thiết.

V. Khác

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên hoặc ban quản lý.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Senmon, Đại học 
• Có kinh nghiệm làm xuất nhập khẩu, logistics, thủ tục hải quan.... Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm tại công ty Nhật 
• Kỹ năng quản lý tài liệu cho hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá .... 
• Thành thạo tiếng Nhật (trình độ N2). Tiếng Anh giao tiếp 
• Phẩm chất/ tính cách: chủ động, tích cực, giao tiếp tốt