Tweet
Facebook
Copy Link
Phúc lợi
- Chế độ bảo hiểm
- Du Lịch
- Chế độ thưởng
- Chăm sóc sức khỏe
- Đào tạo
- Tăng lương
Mô tả Công việc
· Mục tiêu công việc:
Đảm bảo các hoạt động điều hành của Ban Giám Đốc được diễn ra thông suốt, chính xác và bảo mật.
Đóng vai trò cầu nối thông tin hiệu quả giữa BGĐ và các phòng ban nhằm tối ưu hóa hiệu suất vận hành toàn hệ thống.
· Chi tiết:
- Quản lý lịch làm việc, lịch họp và các đầu việc điều hành của BGĐ; chuẩn bị agenda/tài liệu, ghi nhận và follow-up sau họp.
- Theo dõi – nhắc việc các phòng ban/đơn vị theo chỉ đạo BGĐ; tổng hợp tiến độ, cảnh báo trễ hạn/rủi ro và đề xuất hướng xử lý.
- Thu thập báo cáo định kỳ; tổng hợp và tóm tắt 1–2 trang/slide các điểm nổi bật, số liệu chính và vấn đề cần BGĐ quyết.
- Thừa lệnh BGĐ soạn thảo email/thông báo/văn bản điều hành; đảm bảo truyền đạt rõ ràng, đúng hạn và bảo mật.
- Ứng dụng AI để tăng năng suất (tóm tắt, chuẩn hóa báo cáo, tạo checklist); đề xuất cải tiến phối hợp nội bộ (kinh nghiệm môi trường đa chi nhánh/chuỗi bán lẻ là lợi thế).
Yêu Cầu Công Việc
· Độ tuổi: Nữ, tuổi từ 22 – 30 tuổi
· Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Luật, Ngôn ngữ Anh hoặc các khối ngành Kinh tế,…
· Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý Ban Giám đốc, Trợ lý dự án hoặc Thư ký điều hành. Ứng viên từng làm việc trong môi trường chuỗi bán lẻ, đa chi nhánh hoặc các công ty có quy mô nhân sự lớn là một lợi thế
Năng lực/Kỹ năng:
- Có năng lực tổ chức và tư duy hệ thống tốt. Cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc.
- Kỹ năng giao tiếp khéo léo, phối hợp liên phòng ban và quản lý thời gian tốt, có khả năng được chịu áp lực công việc, bám sát deadline.
- Có đạo đức nghề nghiệp tốt, hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin chiến lược và điều hành.
- Thành thạo Excel, Word, PowerPoint; có khả năng tổng hợp báo cáo và tóm tắt số liệu nhanh.
- Biết sử dụng AI, Hiểu sâu về AI, có khả năng giao tiếp tiếng anh tốt là một lợi thế.
*** CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI:
· Lương từ 10.000.000 - 16.000.000 VNĐ + Thưởng (Thưởng lễ Tết, Thường từ hoạt động kinh doanh, Thưởng khác)
· Được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của pháp luật (BHYT, BHXH, BHTN) và các chế độ phúc lợi theo nội quy, quy chế của Công ty (tham quan, nghỉ dưỡng theo tiêu chuẩn 4 sao trở lên,...)
· Được hưởng các chế độ phúc lợi nội bộ dành cho cá nhân và gia đình: Quà tặng sinh nhật và nghỉ ngày sinh nhật hưởng nguyên lương; Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại Bệnh viện Đại học Y Hà Nội; Thăm hỏi ốm đau;....
· Được cấp phát đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công việc.
· Được tham gia vào các chương trình đào tạo, phát triển tương ứng với vị trí công việc và theo từng giai đoạn.
· Được làm việc trong môi trường năng động, thân thiện. Thay đổi, phát triển con người bên cạnh phát triển về nghề nghiệp, chuyên môn.
Địa điểm làm việc
Thông tin khác
- Bằng cấp: Đại học
- Độ tuổi: 22 - 30
- Lương: 10 Tr - 16 Tr VND
Khởi nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực Văn phòng phẩm từ cuối những năm 90, trải qua các quá trình chuyển đổi, xây dựng và hoàn thiện, Công ty Cổ phần Golden Pen tự hào là một trong những công ty hàng đầu cung cấp văn phòng phẩm chất lượng cao tại Việt Nam.
Golden Pen phân phối độc quyền sản phẩm của các nhãn hiệu hàng đầu thế giới như: PENTEL (Nhật Bản), CANON (Nhật Bản), KOH-I-NOOR (Tiệp Khắc), .... Được sản xuất tại các quốc gia dẫn đầu thế giới về khoa học và công nghệ, mỗi sản phẩm đều được nghiên cứu và sản xuất kỹ lưỡng trên những dây chuyền hiện đại, có độ chính xác cao, đảm bảo chất lượng sản phẩm tối ưu đạt tiêu chuẩn quốc tế với những tính năng ưu việt, thân thiện với môi trường và an toàn cho người sử dụng.
Với nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có kỹ năng và giàu kinh nghiệm, đến nay Golden Pen đã từng bước hoàn thiện kênh phân phối hiện đại và hiệu quả bao gồm hệ thống nhà phân phối rộng khắp trên 60 tỉnh thành của Việt Nam.
Nhằm đáp ứng mục tiêu của quá trình phát triển mới, Golden Pen luôn tìm kiếm các ứng viên có thái độ, kiến thức, năng lực phù hợp với văn hóa của tổ chức với tiêu chí cùng đồng hành và phát triển.
Review CÔNG TY CỔ PHẦN GOLDEN PEN
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Trợ lý quản lý đơn hàng là gì?
1. Trợ lý quản lý đơn hàng là gì?
Trợ lý quản lý đơn hàng là người hỗ trợ trực tiếp cho Quản lý Đơn Hàng trong việc theo dõi, kiểm soát và xử lý các đơn hàng của công ty. Họ đảm nhận một phần công việc quản lý đơn hàng, giúp giảm tải công việc cho quản lý và đảm bảo mọi hoạt động liên quan đến đơn hàng diễn ra trơn tru, hiệu quả.
2. Mức lương và mô tả công việc của Trợ lý quản lý đơn hàng hiện nay
Mức lương của Trợ lý quản lý đơn hàng hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều thông tin về việc tuyển dụng Trợ lý quản lý đơn hàng, trong những thông tin tuyển dụng đó đều có đính kèm theo thông tin về mức lương Trợ lý quản lý đơn hàng. Điều đó giúp cho các bạn có được những cơ hội để biết được mức lương của mình ra sao. Trong phần này, chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể nắm được mức lương cơ bản của Trợ lý quản lý đơn hàng theo số năm kinh nghiệm:
| Số năm kinh nghiệm | Vị trí | Mức lương |
| 0 - 1 năm | Thực tập sinh quản lý đơn hàng | 3.000.000 - 3.500.000 triệu/tháng |
| 1 - 3 năm | Trợ lý quản lý đơn hàng | 5.600.000 - 8.000.000 triệu/tháng |
| 3 - 4 năm | Nhân viên quản lý đơn hàng | 9.300.000 - 18.600.000 triệu/tháng |
Mô tả công việc của vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng
- Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng, nhân viên bán hàng hoặc các bộ phận khác, sau đó ghi chép và nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý.
- Theo dõi tiến độ đơn hàng: Cập nhật tình trạng đơn hàng theo từng giai đoạn, từ khi đặt hàng, sản xuất, đóng gói, vận chuyển đến khi giao hàng cho khách hàng.
- Giao tiếp với khách hàng: Giải đáp thắc mắc của khách hàng về đơn hàng, xử lý các khiếu nại và đảm bảo khách hàng hài lòng.
- Hỗ trợ công tác quản lý kho: Kiểm kê hàng hóa, sắp xếp kho bãi và đảm bảo hàng hóa được lưu trữ đúng quy cách.
- Hỗ trợ các công việc khác liên quan đến quản lý đơn hàng: Theo dõi tồn kho, lập báo cáo, hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng.Tuân thủ các quy trình nội bộ và quy định liên quan đến việc xử lý đơn hàng. Hỗ trợ trong việc triển khai và duy trì các quy trình và chính sách mới liên quan đến đơn hàng.
3. Các yếu tố cần lưu ý để quản lý đơn hàng hiệu quả
Để nâng cao hiệu quả cho quy trình quản lý hàng hóa, shop cần lưu ý một số yếu tố sau:
Quản lý tồn kho
Tồn kho là yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý vận đơn nhằm đánh giá tình trạng kinh doanh của shop. Chính vì vậy, shop cần kiểm kho thường xuyên và cập nhật chính xác lên hệ thống quản lý để hạn chế tối đa sai lệch về tồn kho. Đồng thời, shop nên đồng bộ các thông tin liên quan đến tồn kho trên các nền tảng bán hàng khác nhau để hạn chế tình trạng không đủ hàng hóa để cung ứng cho khách hàng.
Phân loại đơn hàng
Việc phân loại đơn hàng hiệu quả sẽ giúp đảm bảo tiến độ xử lý và giao hàng đến tay người mua. Tình trạng giao hàng chậm hơn dự kiến sẽ ảnh hưởng đến uy tín của shop trong mắt khách hàng. Chính vì vậy, shop cần phân loại đơn hàng để đảm bảo quy trình xử lý và vận chuyển đến khách hàng diễn ra nhanh nhất có thể
Quản lý vận chuyển
Khi xác nhận thông tin đơn hàng, shop sẽ tiến hành đóng gói và giao cho bên vận chuyển. Lúc này, người bán cần kiểm tra chính xác các thông tin liên quan như thời gian giao hàng mà khách có thể nhận. Sau đó, shop cần theo dõi tình trạng đơn hàng thường xuyên để tránh bị lạc đơn hay quá thời gian giao hàng cho khách. Để đảm bảo hàng hóa được giao đến người mua đúng thời điểm và hạn chế tối đa tình trạng hư hại, các chủ shop nên chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp.
4. KPI của Trợ lý quản lý đơn hàng là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là những chỉ số đo lường giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Tại nhiều công ty, chỉ số KPI còn ảnh hưởng đến mức lương thưởng mà bạn nhận được. Vậy KPI của Nhân viên quản lý đơn hàng là gì?
- Tỉ lệ OER (Tỷ lệ lỗi đơn hàng): Đây là chỉ số phản ánh số lượng đơn hàng sai sót trong quá trình xử lý như: sai thông tin khách hàng, giao nhầm sản phẩm, số lượng hàng không đúng yêu cầu, v.vv.. Tỉ lệ OER thấp cho thấy Nhân viên quản lý đơn hàng làm việc cẩn thận, giảm thiểu sai sót và hạn chế khiếu nại từ khách hàng.
- Tỉ lệ CRR (Tỷ lệ duy trì khách hàng): CRR đo lường mức độ hài lòng và khả năng giữ chân khách hàng sau khi hoàn thành đơn hàng. Việc xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt có thể tăng tỷ lệ mua lại của khách hàng.
- Customer Lifetime Value - CLV (Giá trị vòng đời của khách hàng): Chỉ số này thể hiện tổng doanh thu một khách hàng mang lại cho doanh nghiệp trong suốt thời gian họ gắn bó với thương hiệu của doanh nghiệp. Nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng, góp phần gia tăng CLV.
- Tỉ lệ chuyển đổi từ Lead sang khách hàng: Tỷ lệ chuyển đổi cao cho thấy Merchandiser đã cung cấp đầy đủ thông tin và giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách hiệu quả, từ đó thúc đẩy họ đưa ra quyết định mua hàng.
5. Điểm danh những cách giúp quản lý đơn hàng hiệu quả
Nhờ vào sự phát triển của công nghệ 4.0, các shop hiện nay thường ưu tiên quản lý đơn hàng thông qua công cụ Excel hoặc các ứng dụng thông minh. Mỗi phương thức quản lý sẽ có những ưu điểm và nhược điểm phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng shop, cụ thể:
| Đặc điểm | Quản lý đơn hàng trên Excel | Quản lý đơn hàng trên App |
| Mô tả | Shop tạo sẵn các file Excel như trạng thái đơn hàng, quản lý đơn hàng phát sinh, báo cáo đơn hàng định kỳ với các hàm tính toán. Hàng ngày, shop sẽ nhập chính xác và kịp thời thông tin liên quan đến đơn hàng để đảm bảo tính chính xác và đối chiếu định kỳ. | Các ứng dụng sẽ thiết lập sẵn các tính năng nên shop có thể quản lý và xử lý đơn hàng bằng cách cập nhật dữ liệu và kiểm tra báo cáo tự động theo từng thời điểm. |
| Ưu điểm | - Dễ dàng thống kê dữ liệu. - Nhanh chóng tìm kiếm thông tin. - Đặt hàm tính tự động cho file báo cáo định kỳ tùy theo ý muốn. - Không mất phí. - Có thể sử dụng Excel ngay cả khi thiết bị không có kết nối internet. |
- Xử lý thông tin đơn hàng nhanh chóng và dễ dàng theo dõi trạng thái hàng hóa. - Tích hợp các đơn vị vận chuyển nên dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng để xử lý kịp thời các sai sót. - Có thể tự động tạo đơn hàng qua mã QR và xác nhận hàng loạt. - Tích hợp công cụ quản lý công nợ. |
| Nhược điểm | - Chỉ phù hợp với các shop nhỏ có lượng đơn hàng phát sinh ít. - Nếu thiết lập sai hàm sẽ làm sai lệch thông tin. - Rủi ro cao về bảo mật như đánh mất dữ liệu, máy tính bị virus,... |
- Mất phí sử dụng. - Có thể rò rỉ thông tin khách hàng cho bên thứ ba. - Có thể mất thông tin và dữ liệu kinh doanh nếu công ty phần mềm bị tấn công. - Không thể sử dụng nếu mất kết nối internet. |
>> Khám phá thêm:
Việc làm Trợ lý quản lý đơn hàng đang tuyển dụng
Trợ lý quản lý đơn hàng có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
130 - 156 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trợ lý quản lý đơn hàng
Tìm hiểu cách trở thành Trợ lý quản lý đơn hàng, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trợ lý quản lý đơn hàng?
Yêu cầu tuyển dụng của Trợ lý quản lý đơn hàng
Yêu cầu về bằng cấp và kinh nghiệm làm việc
- Tốt nghiệp: Trung cấp, cao đẳng hoặc đại học trong các lĩnh vực liên quan như Quản trị Kinh doanh, Logistics, Kinh tế, hoặc các ngành tương tự.
- Kinh nghiệm làm việc: Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý đơn hàng, logistics, hoặc các vị trí liên quan là một lợi thế, nhưng không phải lúc nào cũng bắt buộc. Đối với ứng viên chưa có kinh nghiệm, sự hiểu biết cơ bản về quy trình và hệ thống quản lý đơn hàng là cần thiết.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng sử dụng phần mềm: Thành thạo các ứng dụng văn phòng như Microsoft Excel, Word, và các phần mềm quản lý đơn hàng hoặc ERP (Enterprise Resource Planning) là một lợi thế.
- Kỹ năng tổ chức: Khả năng tổ chức công việc hiệu quả, quản lý thời gian và ưu tiên công việc để xử lý nhiều đơn hàng đồng thời.
- Kỹ năng phân tích: Có khả năng phân tích dữ liệu đơn hàng để phát hiện và giải quyết các vấn đề.
- Giao tiếp hiệu quả: Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với khách hàng, đồng nghiệp, và các bộ phận khác. Kỹ năng viết và nói tốt để truyền đạt thông tin chính xác và kịp thời.
- Khả năng giải quyết vấn đề: Kỹ năng giải quyết các tình huống phát sinh và khiếu nại của khách hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Lộ trình thăng tiến của Trợ lý quản lý đơn hàng
Lộ trình thăng tiến của Trợ lý quản lý đơn hàng có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này
1. Nhân viên quản lý đơn hàng
Mức lương: 5 - 8 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên quản lý đơn hàng là người chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát và điều phối toàn bộ quá trình xử lý một đơn hàng, từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và khả năng tổ chức tốt để đảm bảo rằng tất cả các đơn hàng đều được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí này chịu trách nhiệm xử lý đơn hàng từ khi nhận đến khi hoàn thành. Họ phải đảm bảo rằng đơn hàng được xử lý chính xác và kịp thời. Xác minh thông tin đơn hàng, bao gồm địa chỉ giao hàng, số lượng và sản phẩm, và thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết. Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng, chẳng hạn như lỗi sản phẩm, giao hàng muộn, hoặc yêu cầu của khách hàng.
2. Trợ lý quản lý đơn hàng
Mức lương: 7 - 10 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 2 - 4 năm
Trợ lý quản lý đơn hàng là người hỗ trợ Nhân viên Quản lý Đơn hàng hoặc Quản lý Đơn hàng trong việc xử lý và điều phối các đơn hàng từ khách hàng. Vị trí này thường yêu cầu sự chăm sóc chi tiết và kỹ năng tổ chức để đảm bảo quy trình xử lý đơn hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí này thường hỗ trợ các quản lý đơn hàng trong việc theo dõi và xử lý các đơn hàng. Họ có thể xử lý các nhiệm vụ như nhập dữ liệu, cập nhật trạng thái đơn hàng, và phối hợp với các bộ phận khác. Nhập và kiểm tra thông tin đơn hàng, bao gồm chi tiết sản phẩm, số lượng, và địa chỉ giao hàng để đảm bảo tính chính xác. Cung cấp báo cáo định kỳ về tình trạng đơn hàng và các vấn đề liên quan cho các quản lý hoặc các bộ phận khác.
3. Trưởng phòng xử lý đơn hàng
Mức lương: 10 - 15 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 4 - 5 năm
Trưởng phòng xử lý đơn hàng là vị trí quản lý cấp cao trong bộ phận quản lý đơn hàng của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Người giữ vị trí này có trách nhiệm điều hành và giám sát toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng từ khi nhận đơn đến khi giao hàng cho khách hàng, đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý hiệu quả và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
>> Đánh giá: Vị trí này chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quy trình từ khi đơn hàng được nhận cho đến khi giao hàng. Họ đảm bảo rằng tất cả các bước trong quy trình được thực hiện hiệu quả và chính xác. Phân tích và cải tiến quy trình quản lý đơn hàng để tăng cường hiệu quả, giảm thiểu sai sót và chi phí. Và lãnh đạo và điều phối nhóm nhân viên quản lý đơn hàng, đảm bảo họ được đào tạo đầy đủ và làm việc hiệu quả.
4. Trưởng phòng quản lý đơn hàng
Mức lương: 15 - 18 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 5 - 6 năm
Trưởng phòng quản lý đơn hàng là người đứng đầu bộ phận quản lý đơn hàng, chịu trách nhiệm toàn diện về việc điều hành và giám sát mọi hoạt động liên quan đến đơn hàng của công ty. Họ là người "chỉ huy" và "điều phối" các hoạt động để đảm bảo rằng tất cả các đơn hàng đều được xử lý một cách hiệu quả, chính xác và đúng tiến độ.
>> Đánh giá: Vị trí này chịu trách nhiệm và giám sát toàn bộ quy trình từ khi đơn hàng được nhận cho đến khi hàng hóa được giao đến tay khách hàng. Họ làm việc chặt chẽ với phòng mua hàng, kho bãi, và phòng kế toán để đảm bảo tất cả các khía cạnh liên quan đến đơn hàng đều được xử lý đúng cách.
5 bước giúp Trợ lý quản lý đơn hàng thăng tiến nhanh trong trong công việc
Nâng Cao Kỹ Năng Chuyên Môn
Tham gia các khóa đào tạo, chứng chỉ hoặc hội thảo liên quan đến quản lý đơn hàng, logistics, và sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để nâng cao kỹ năng và kiến thức. Tìm cách áp dụng những gì bạn đã học vào công việc hàng ngày, và luôn tìm kiếm cơ hội để cải thiện quy trình và hiệu suất làm việc.
Xây Dựng Kỹ Năng Lãnh Đạo và Quản Lý
Tham gia các chương trình đào tạo về lãnh đạo và quản lý. Hãy tự tay quản lý các dự án nhỏ hoặc nhóm để nâng cao kỹ năng lãnh đạo của bạn. Tình nguyện đảm nhận các nhiệm vụ hoặc dự án bổ sung để chứng tỏ khả năng quản lý và sự sẵn sàng nhận trách nhiệm.
Tạo Mối Quan Hệ Mạng (Networking)
Tham gia các sự kiện ngành, hội thảo, và nhóm chuyên nghiệp để mở rộng mối quan hệ và học hỏi từ những người có kinh nghiệm. Xây dựng mối quan hệ tốt với các bộ phận khác như kho, vận chuyển, và tài chính để tăng cường sự hợp tác và hỗ trợ trong công việc.
Cải Thiện Quy Trình và Đề Xuất Giải Pháp
Theo dõi và phân tích quy trình xử lý đơn hàng để tìm ra các điểm yếu và đề xuất các cải tiến. Tìm kiếm và đề xuất các giải pháp sáng tạo để nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu vấn đề.
Đạt Kết Quả và Tạo Dấu Ấn Cá Nhân
Đặt mục tiêu cá nhân rõ ràng và làm việc chăm chỉ để đạt được và vượt qua các chỉ tiêu về hiệu suất và chất lượng công việc. Tạo ấn tượng tích cực với cấp trên bằng cách chủ động giải quyết vấn đề, cung cấp giải pháp sáng tạo, và thể hiện sự cam kết và tinh thần làm việc.