The University of Sydney Vietnam Institute

Giới thiệu Viện Đại học Sydney Việt Nam (SVI)/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giả, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua, SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Mô tả vị trí/Job Description:

Trong vai trò Chuyên viên phát triển vận hành thử nghiệm lâm sàng, cá nhân chịu trách nhiệm hỗ trợ xây dựng, hoàn thiện và vận hành các hệ thống, công cụ và quy trình của Đơn vị Thử nghiệm Lâm sàng (CTU), bao gồm hỗ trợ xây dựng nội dung đào tạo trực tuyến, báo cáo cho nhà tài trợ, hoạt động pháp chế, các hoạt động hành chính và tài chính liên quan đến quản lý thử nghiệm lâm sàng tại Việt Nam.

As a Clinical Trial Operations Officer, the individual is responsible for supporting the development, completion, and operation of systems, tools, and processes within the Clinical Trials Unit (CTU). This includes supporting the development of online training content, reporting to sponsors, and regulatory, administrative and financial activities related to clinical trial management in Vietnam.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

1. Phối hợp hỗ trợ phát triển hệ thống/Systems Development Support:

• Hỗ trợ xây dựng và hoàn thiện các hệ thống, quy trình làm việc, biểu mẫu và công cụ quản lý của CTU/Support the development and completion of CTU systems, workflows, templates, and management tools;
• Tham gia xây dựng, cập nhật các tài liệu quy trình, biểu mẫu, công cụ theo dõi/Assist in developing and updating SOPs, forms, and tracking tools;
• Duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học và hành chính một cách có tổ chức/Maintain well-organized scientific and administrative documentation systems;
• Hỗ trợ cải tiến liên tục các quy trình và hệ thống nội bộ/Support continuous improvement of internal systems and processes.

2. Phối hợp xây dựng chương trình đào tạo trực tuyến/Online Training Program Support:

• Hỗ trợ hoàn thiện và triển khai chương trình đào tạo trực tuyến của CTU/Support the completion and implementation of CTU online training programs;
• Tham gia phát triển, chỉnh sửa tài liệu và nội dung đào tạo/Assist in developing and refinining training materials and content;
• Theo dõi tiến độ hoàn thành đào tạo và quản lý hồ sơ đào tạo/Track training completion and maintain training records;
• Phối hợp cập nhật nội dung đào tạo với các bộ phận liên quan/Coordinate updates to training content with relevant departments.

3. Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo/Reporting Preparation Support:

• Hỗ trợ chuẩn bị và nộp báo cáo cho nhà tài trợ, hội đồng đạo đức, cơ quan quản lý và các bên liên quan/Support preparation and submission of reports to sponsors, ethics committees, regulatory authorities, and other stakeholders;
• Tham gia tổng hợp các báo cáo liên quan đến hoạt động thử nghiệm lâm sàng tại Việt Nam/Assist in compiling reports related to clinical trial activities in Vietnam;
• Duy trì các biểu mẫu báo cáo, công cụ theo dõi và hồ sơ trình nộp/Maintain reporting templates, tracking tools, and submission records;
• Theo dõi thời hạn báo cáo và phối hợp thu thập thông tin cần thiết/Monitor reporting deadlines and follow up on required information.

3. Hỗ trợ hoạt động hành chính và tài chính/Administrative and Finance Support:

• Hỗ trợ các quy trình hành chính liên quan đến hoạt động của CTU/Support administrative processes related to CTU activities;
• Tham gia chuẩn bị hồ sơ mua sắm, thu thập báo giá và làm việc với nhà cung cấp/Assist in preparing procurement documentation, collecting quotations, and coordinating with vendors;
• Hỗ trợ theo dõi ngân sách, xử lý hóa đơn và theo dõi thanh toán/Support budget tracking, invoice processing, and payment follow-up;
• Duy trì hồ sơ hợp đồng, tài liệu tài chính và hồ sơ hành chính/Maintain records of contracts, financial documents, and administrative files.

4. Hỗ trợ dự án chung/General Project Support:

• Hỗ trợ triển khai các dự án phát triển CTU và các sáng kiến tổ chức/Support the implementation of CTU development projects and institutional initiatives;
• Tham gia chuẩn bị tài liệu trình bày, báo cáo nội bộ và bản tóm tắt/Assist in preparing presentations, internal reports, and summaries;
• Hỗ trợ tổ chức cuộc họp, ghi nhận nội dung và theo dõi các hành động sau cuộc họp/Support meeting logistics, documentation, and follow-up actions.

5. Các công việc khác/Other tasks:

• Các công việc khác như yêu cầu/Other tasks as required.

Trình độ học vấn/Education:

• Bằng cử nhân trong lĩnh vực Y, Dược, Khoa học sức khỏe, Y tế công cộng, Quản trị kinh doanh, Tài chính hoặc các lĩnh vực liên quan/University degree in Medicine, Pharmacy, Science, Public Health, Business administration, Finance or related field

Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/Skills and Work Experience:

• Kinh nghiệm triển khai thử nghiệm lâm sàng, hỗ trợ hoạt động hành chính của nghiên cứu hoặc các kinh nghiệm liên quan/Experience in clinical trial implementation, research administrative support, or related experience;
• Kỹ năng tổ chức và quản lý tài liệu tốt / Strong documentation and organizational skills;
• Có kinh nghiệm hỗ trợ báo cáo và hành chính/Experience in reporting and administrative support;
• Hiểu biết về thử nghiệm lâm sàng và quy định tại Việt Nam là một lợi thế/Understanding of clinical trials and regulatory requirements in Vietnam is an advantage;
• Kỹ năng giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh/Good written and verbal communication skills in Vietnamese and English;
• Thành thạo Microsoft Office/Proficiency in Microsoft Office applications;
• Chú trọng chi tiết/Strong attention to detail;
• Khả năng theo dõi công việc và quản lý thời gian tốt/Good follow-up and time management skills;
• Có khả năng làm việc độc lập/Ability to work independently;
• Tư duy hệ thống và quy trình/Process-oriented mindset.

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships:

Báo cáo trực tiếp: Giám đốc Đơn vị Thử nghiệm lâm sàng của Viện Đại học Sydney Việt Nam

Direct report: Director of Clinical Trial Unit of the University of Sydney Vietnam Institute

Cấp độ công việc: Chuyên viên – Bậc 3

Job Level: Officer – Level 3

Địa điểm: Hà Nội

Location: Based in Hanoi

Thời hạn hợp đồng: 1 năm, có thể được gia hạn tùy thuộc vào hiệu quả hoạt động và khả năng kinh phí

Contract Duration: 1 year appointment with possibility of extension based on performance and funding availability

Lưu ý/Note:

- Chúng tôi không thu bất kì phí gì trong quá trình tuyển dụng và tất cả thông tin về các vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web và trang mạng xã hội chính thức của chúng tôi./We do not charge any fees for our recruitment process, and information regarding available positions will be posted exclusively on our website and official social media fanpages.

- Mọi thông tin cá nhân ghi trong CV sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng và không công bố ra bên ngoài./All personal information provided in the CV will be used solely for recruitment purposes and will not be disclosed externally.

- Việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên là điều kiện cần và đủ để SVI tiến hành các quy trình tuyển dụng với các ứng viên. Khi nộp đơn ứng tuyển, ứng viên hiểu và đồng ý cho phép SVI lưu trữ các dữ liệu cá nhân trong CV cả trong và sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng để xây dựng nguồn ứng viên cho các vị trí tuyển dụng tiếp theo./The collection and processing of candidates’ personal data is a prerequisite for SVI to conduct its recruitment procedures. By submitting an application, candidates acknowledge and consent to SVI’s storage of the personal data contained in their CV, both during and after the interview and recruitment process, for the purpose of building and maintaining a talent pool for future hiring needs.