Chức năng:

Nhân viên Mua hàng đóng góp trực tiếp vào 5 chức năng cốt lõi của phòng:
• Cắt giảm chi phí mua hàng cho dự án
• Cải thiện chất lượng chuỗi cung ứng
• Cải thiện thời gian cung ứng
• Nối kết nhà cung cấp phù hợp theo từng dự án/ngành hàng
• Tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ phòng mua hàng

Nhiệm vụ:

1. Khảo sát thị trường & hỗ trợ báo giá kinh doanh
• Chủ động nghiên cứu, cập nhật giá thị trường cho các nhóm hàng hóa/dịch vụ thuộc danh mục phòng quản lý.
• Khảo sát, thu thập báo giá từ nhiều nguồn cung để cung cấp dữ liệu giá tham chiếu (benchmark price) cho bộ phận Kinh doanh lập báo giá khách hàng.
• Phân tích xu hướng giá, biến động cung ứng và phản hồi kịp thời các yêu cầu báo giá nhanh từ bộ phận Kinh doanh.
2. Tiếp nhận & xử lý yêu cầu mua hàng theo dự án
• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng (Purchase Request) từ các bộ phận Dự án / Kinh doanh/PNS; kiểm tra tính đầy đủ của thông tin (mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, thông số kỹ thuật, ngân
sách, tiến độ yêu cầu).
• Lập kế hoạch mua hàng theo tiến độ dự án, ưu tiên hóa đơn hàng theo mức độ khẩn cấp và ảnh hưởng.
• Phối hợp với bộ phận Dự án làm rõ yêu cầu kỹ thuật trước khi tiến hành đặt hàng.
3. Tìm kiếm & đánh giá nhà cung cấp
• Tìm kiếm nguồn cung mới, đánh giá và đề xuất nhà cung cấp phù hợp theo từng dự án (giá, chất lượng, tiến độ, uy tín).
• Thu thập ít nhất 3 báo giá cạnh tranh cho mỗi đơn mua; lập bảng so sánh và đề xuất phương án tối ưu.
• Quản lý và cập nhật danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt; định kỳ đánh giá lại năng lực NCC hiện hữu.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp chiến lược.
4. Đàm phán & ký kết hợp đồng
• Đàm phán giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản bảo hành, xử lý vi phạm.
• Soạn thảo, rà soát hợp đồng mua hàng đảm bảo đầy đủ điều khoản bảo vệ lợi ích công ty; trình ký theo đúng quy trình phê duyệt.
• Lưu trữ hợp đồng đầy đủ, khoa học (bản cứng và bản mềm) theo quy định.
• Soạn thảo, review và quản lý vòng đời hợp đồng; theo dõi hiệu lực và điều khoản gia hạn.
5. Phát hành đơn đặt hàng & theo dõi tiến độ
• Phát hành Purchase Order (PO) sau khi được phê duyệt; xác nhận PO với nhà cung cấp và lưu hồ sơ.
• Theo dõi sát tiến độ sản xuất, đóng gói và giao hàng của nhà cung cấp; cảnh báo sớm rủi ro trễ hạn.
• Phối hợp với bộ phận Dự án và Logistics để đảm bảo hàng về đúng địa điểm, đúng thời điểm theo yêu cầu dự án.
• Xử lý kịp thời các phát sinh trong quá trình đặt hàng (thay đổi số lượng, specs, hủy đơn, v.v.).
6. Bàn giao hồ sơ & phối hợp thanh toán
• Bộ phận Dự án/PNS/ bộ phận yêu cầu: nhận hàng/ nghiệm thu và tổng hợp hồ sơ nghiệm thu và tập hợp chứng từ giao dịch (PO, hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu do bộ phận khác lập).
Sau đó, họ chuyển hồ sơ thanh toán hoàn chỉnh cho Kế toán theo đúng quy trình và thời hạn quy định.
• Hộ trợ theo dõi tình trạng thanh toán; phối hợp giải quyết vướng mắc về công nợ với nhà cung cấp.
⚠ Lưu ý: Nhân viên mua hàng KHÔNG ký biên bản nghiệm thu, KHÔNG lập phiếu nhập kho và KHÔNG là người đề xuất thanh toán — các bước này thuộc trách nhiệm của bộ phận yêu cầu mua hàng.
7. Quản lý chi phí & tối ưu hóa
• Theo dõi chi tiêu mua hàng theo từng dự án so với ngân sách được duyệt; báo cáo chênh lệch kịp thời.
• Chủ động đề xuất phương án tiết kiệm chi phí (mua gộp, đàm phán lại giá, chuyển đổi nhà cung cấp).
• Đánh giá và báo cáo tỷ lệ tiết kiệm chi phí đạt được (cost savings) định kỳ.
• Quản lý chi phí phát sinh ngoài dự toán; phối hợp lấy phê duyệt bổ sung ngân sách khi cần.
8. Lưu trữ hồ sơ, viết quy trình & báo cáo
• Lưu trữ và quản lý toàn bộ hồ sơ mua hàng (hợp đồng, PO, báo giá, biên bản đàm phán) đầy đủ, có hệ thống.
• Viết, cập nhật và cải tiến quy trình mua hàng nội bộ phù hợp với thực tế hoạt động.
• Lập báo cáo mua hàng định kỳ (tuần/tháng/quý/dự án): tình trạng đơn hàng, tiết kiệm chi phí, đánh giá NCC.
• Tham gia đấu thầu khi dự án yêu cầu; chuẩn bị hồ sơ dự thầu và phân tích kết quả.

Bằng cấp & kinh nghiệm
• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Thương mại, Kinh tế hoặc liên quan.
• Tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng, cung ứng hoặc quản lý dự án.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm mua hàng tại công ty dịch vụ, agency hoặc môi trường mua hàng theo dự án.
Kỹ năng chuyên môn
• Đàm phán: có kỹ năng đàm phán giá, điều kiện thương mại và xây dựng quan hệ bền vững với nhà cung cấp.
• Nghiên cứu & phân tích thị trường: thu thập và phân tích thông tin giá để hỗ trợ báo giá kinh doanh.
• Quản lý hợp đồng: soạn thảo, rà soát và quản lý hợp đồng mua hàng song ngữ.
• Phân tích chi phí: lập và phân tích bảng so sánh báo giá, tính toán tỷ lệ tiết kiệm.
• Thành thạo Microsoft Excel (hàm VLOOKUP, Pivot Table), Word, Power point, sử dụng thành thạo các ứng dụng của Google workspace (Google docs, google sheet,…)
• Tiếng Anh đọc hiểu hợp đồng và giao tiếp cơ bản với nhà cung cấp nước ngoài (là lợi thế rõ rệt).
• Viết quy trình: có khả năng soạn thảo và chuẩn hóa quy trình làm việc nội bộ.
Kỹ năng mềm & tố chất
• Tư duy chủ động, nhạy bén với chi phí và thị trường; không chờ việc được giao.
• Tỉ mỉ, cẩn thận trong xử lý hồ sơ và số liệu; có khả năng làm việc với nhiều dự án song song.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp tốt với bộ phận Dự án, Kế toán, Nhân sự,…
• Trung thực, minh bạch trong quản lý chi tiêu; tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
• Chịu được áp lực tiến độ dự án; linh hoạt xử lý tình huống phát sinh.