Mô tả công việc của vị trí Nhân viên cung ứng

Duy trì và phát triển nhà cung cấp tiềm năng

Đầu tiên là khảo sát thị trường, tìm hiểu thông tin về hệ thống các nhà cung cấp vật tư theo nhu cầu của doanh nghiệp như: nguồn hàng, năng lực tài chính, điều kiện, giấy phép kinh doanh, chính sách giá, các dịch vụ hậu mãi, chăm sóc khách hàng sau bán hàng,v.v.

Tiến hành giám sát và nghiệm thu đơn hàng

Nhân viên cung ứng sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát quá trình cung cấp và cập nhật tình trạng đơn hàng liên tục. Kiểm kê số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập sao cho khớp với hợp đồng mua bán giữa các bên. Cuối cùng là tiến hành nghiệm thu, làm việc với kế toán để hoàn tất quá trình mua bán với nhà cung cấp đảm bảo thời gian trong hợp đồng.

Giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc

Nhân viên cung ứng có nhiệm vụ xử lý các công việc phát sinh khác trong quá trình mua bán. Một số vấn đề thường gặp nhất như: vật liệu kém chất lượng so với tiêu chuẩn trong hợp đồng, nhà cung cấp giao thiếu thừa hàng hóa, thất thoát hàng trong quá trình vận chuyển,v.v…

Lập và quản lý thông tin kế hoạch cung ứng

Từ dữ liệu những đối tác đã khảo sát được ở trên, nhân viên cung ứng sẽ tiếp tục phân loại các dạng vật tư theo nhóm, và lập kế hoạch cùng thời gian thực hiện theo tiến độ chung của dự án. Sau đó, họ sẽ thực hiện khảo sát thị trường để xây dựng bảng giá dự kiến cho từng lô, từng gói nguyên vật liệu. Nhân viên căn cứ thêm vào đặc tính và nhu cầu của từng loại vật tư mà đề xuất các hình thức mua phù hợp.

Quản lý đơn hàng

Xử lý và theo dõi các đơn hàng từ khách hàng, đảm bảo đơn hàng được xử lý và giao hàng đúng thời hạn. Cập nhật dữ liệu về nhà cung cấp và giá cả thị trường. Báo cáo về hoạt động mua sắm cho cấp trên. Rà soát lại khối lượng nguyên vật liệu nhập vào và hàng tồn kho theo tháng hoặc quý khi lập kế hoạch để có phương án đề xuất giải quyết.

Yêu cầu tuyển dụng của Nhân viên cung ứng

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Nhân viên cung ứng cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan: 

Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn 

• Trình độ chuyên môn: Đây là yếu tố quan trọng nhất khi muốn trở thành Nhân viên cung ứng. Yêu cầu ứng viên tốt nghiệp ĐH các chuyên ngành logistics, kinh tế, thương mại hoặc các lĩnh vực có liên quan. Có kiến thức chuyên sâu và hiểu biết về cách thức tìm nguồn cung ứng, lập kế hoạch, thu mua và kiểm kê hàng tồn kho.

• Kiến thức về quản lý chuỗi cung ứng: Hiểu về các khái niệm cơ bản và quy trình quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm mua hàng, quản lý tồn kho, vận chuyển và quản lý đơn hàng.

• Kiến thức về vận chuyển và logistics: Hiểu về các phương pháp vận chuyển hàng hóa, quy trình xử lý đơn hàng, quy tắc xúc tiến thương mại và các yêu cầu về xuất nhập khẩu.

• Kỹ năng quản lý tồn kho: Có kiến thức về quản lý tồn kho, định lượng hàng tồn kho, phân loại và sắp xếp hàng hóa.

• Am hiểu về lĩnh vực chuỗi cung ứng: Khi theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực chuỗi cung ứng, bạn cần hiểu chính xác các yêu cầu của ngành. Sau đó xác định xem công việc này có phù hợp với đam mê và mục tiêu phát triển sự nghiệp của bạn hay không

Yêu cầu về kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp: Một trong những công việc chính của một Nhân viên cung ứng chính là quản lý các quá trình: hàng tồn kho, Logistics, thu mua, mua hàng và vận chuyển. Điều này có nghĩa, họ phải tiếp xúc với nhiều cá nhân và tổ chức trong và ngoài doanh nghiệp. Do đó, khả năng giao tiếp hiệu quả sẽ khiến công việc trở nên dễ dàng và mang lại kết quả tốt hơn.

• Khả năng tính toán nhạy bén: Một nhân viên cung ứng sẽ thường xuyên làm việc với những con số đấy nhé. Như tôi vừa nêu ở trên, nhiệm vụ quản lý nợ, đàm phán giá cả, đưa ra mức giá đề xuất,... tất cả đều liên quan đến con số, vì vậy bạn phải có khả năng nhạy bén và tính toán thật nhanh, chính xác để không xảy ra sự cố đáng tiếc nào.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Các Nhân viên cung ứng phải giải quyết các vấn đề phát sinh liên tục. Bạn có thể có thêm kinh nghiệm giải quyết vấn đề khi chủ động đưa ra đánh giá, đề xuất giải pháp và chiến lược khi còn là Nhân viên cung ứng hoặc điều phối chuỗi cung ứng.

Yêu cầu khác

• Thành thạo phần mềm ERP – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Các Nhân viên cung ứng trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng thường sử dụng phần mềm ERP để quản lý, và để thực hiện hiệu quả, các Nhân viên cung ứng cần có những kỹ năng làm việc tuyệt vời. Bạn có thể luyện tập thành thạo phần mềm ERP qua các chương trình đào tạo tại chỗ hoặc các khóa huấn luyện phần mềm.

Lộ trình thăng tiến của Nhân viên cung ứng 

Lộ trình thăng tiến của Nhân viên cung ứng có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này.

1.  Thực tập sinh cung ứng

Mức lương: 5 - 6 triệu/ tháng 

Kinh nghiệm làm việc: Dưới 1 năm 

Thực tập sinh cung ứng (Supply chain intern) là một sinh viên hoặc người mới tốt nghiệp tham gia vào chương trình thực tập trong lĩnh vực Supply Chain. Vai trò của một intern trong supply chain thường là hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bộ phận Supply Chain, bao gồm quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng, vận chuyển và tương tác với các đối tác trong chuỗi cung ứng. 

>> Đánh giá: Ngày nay, Thực tập sinh cung ứng là vị trí được rất nhiều các bạn trẻ quan tâm bởi đây là công việc có tính chất năng động và trẻ trung rất thích hợp với họ. Ngày càng nhiều các bạn trẻ ứng tuyển vào vị trí này cho thấy vị trí này cũng không dễ dàng mà có được. Thông qua việc thực tập, intern có thể tích lũy kinh nghiệm và nắm bắt được các kỹ năng cần thiết để phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực Supply Chain.

>> Xem thêm: Việc làm của Thực tập sinh cung ứng mới cập nhật

2. Nhân viên cung ứng

Mức lương: 12 - 18 triệu/ tháng 

Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm 

Nhân viên cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru của một doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá, đàm phán và mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho sản xuất và kinh doanh của công ty.

>> Đánh giá: Chúng ta không thể phủ nhận vai trò thiết yếu của bộ phận cung ứng trong việc vận hành sản xuất của một doanh nghiệp dù trong bất kỳ lĩnh vực nào. Vì vậy, mức thu nhập của vị trí nhân viên cung ứng trên thị trường hiện nay tương đối tốt và ổn định. Bên cạnh lương cơ bản, nhân viên cung ứng cũng nhận được các chính sách đãi ngộ khác như thưởng vượt chỉ tiêu, trợ cấp ăn uống…

>> Xem thêm: Việc làm của Nhân viên cung ứng mới cập nhật

3. Trưởng phòng cung ứng

Mức lương: 25 - 30 triệu/ tháng 

Kinh nghiệm làm việc: 3 - 7 năm 

Trưởng phòng cung ứng là người đứng đầu phòng Cung ứng, có nhiệm vụ giám sát toàn bộ công việc của đội ngũ nhân viên trong phòng ban, quản lý một mạng lưới công nghệ mạnh mẽ, giúp nâng cao nhận thức và phát triển hình ảnh doanh nghiệp cách xuất sắc.. Họ đại diện cho tiếng nói của doanh nghiệp trước công chúng và duy trì, phát triển hình ảnh doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu kinh doanh. 

>> Đánh giá: Cuộc cạnh tranh giữa các công ty trong việc đi đầu trong chuỗi cung ứng luôn vô cùng khốc liệt với những biến động không ngừng và tốc độ phát triển cũng vô cùng nhanh chóng. Điều này đòi hỏi Trưởng phòng chuỗi cung ứng phải có khả năng nắm bắt tốt và nhanh nhạy trước các diễn biến của thị trường nhằm đảm bảo vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trước đối thủ.

>> Xem thêm: Việc làm của Trưởng phòng cung ứng mới cập nhật

5 bước giúp Nhân viên cung ứng thăng tiến nhanh trong trong công việc

Có khả năng phân tích và dự báo

Nhiệm vụ của bạn là phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu rõ nhu cầu người dùng và xu hướng thị trường, chọn ra nhà cung cấp uy tín, tính toán sao cho cân đối giữa cung - cầu,... Do đó, việc đưa ra những phân tích, dự báo chính xác là yếu tố rất quan trọng. Hãy luyện tập kỹ năng này bằng việc quan sát để đưa ra những chiến lược phát triển sản phẩm, phát triển quy trình quản lý chuỗi cung ứng đạt hiệu quả cao.

Tích lũy kinh nghiệm làm việc

Sau khi có bằng cử nhân, hãy bắt đầu tìm kiếm các công việc đầu vào không đòi hỏi kinh nghiệm trong lĩnh vực thu mua hàng hóa, logistics hoặc quản lý chuỗi cung ứng. Cố gắng tìm kiếm các cơ hội được đào tạo tại chỗ (OJT) để hiểu thêm về ngành nghề đồng thời trau dồi các kỹ năng quan trọng. Hầu hết các nhà quản lý chuỗi cung ứng đều làm việc 5 đến 10 năm trước khi thăng tiến lên các vị trí điều hành.

Đạt được các chứng nhận chuyên nghiệp

Để thể hiện năng lực và chứng minh mình là ứng viên hàng đầu cho lĩnh vực chuỗi cung ứng, hãy cân nhắc việc thi các chứng chỉ chuyên môn. Bạn có thể thi chứng chỉ CSCP từ Hiệp hội Quản lý Chuỗi cung ứng hoặc chứng chỉ CML từ Hiệp hội Logistics Quốc tế.

Chú trọng việc xây dựng các mối quan hệ

Việc có sẵn trong tay một mạng lưới những mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp tiềm năng sẽ giúp bạn nắm thế chủ động trong việc đảm bảo nguồn cung hàng hóa. Đồng thời bạn cũng dễ dàng tìm ra định hướng phù hợp với mục tiêu cần đạt được cũng như tiết kiệm được thời gian, tài chính và công sức.

Quản lý thời gian tốt

Lượng công việc mà Nhân viên cung ứng đảm nhận là rất lớn nhưng thời gian thực hiện lại có hạn. Việc tổ chức công việc, quản lý thời gian hợp lý và biết cách ưu tiên công việc quan trọng là điều cần thiết giúp bạn hoàn thành tốt được khối lượng công việc khổng lồ đó.

Đọc thêm:

Việc làm Điều phối Logistics đang tuyển dụng

Việc làm Nhân viên thu mua mới cập nhật