2. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

• Đảm bảo hệ thống quản trị của Công ty cổ phần đại chúng quy mô lớn vận hành hiệu quả, minh bạch, tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
• Đóng vai trò là đầu mối kết nối, trực tiếp hỗ trợ Hội đồng quản trị (HĐQT), Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT trong việc thực thi toàn diện các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị, giám sát một cách thông suốt, hiệu quả.
• Tham mưu, cung cấp nền tảng pháp lý và thông tin quản trị giúp HĐQT đưa ra các quyết sách chiến lược kịp thời, đúng luật.
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông, xây dựng mối quan hệ hài hòa giữa cổ đông, HĐQT và Ban điều hành, góp phần nâng cao uy tín, giá trị thương hiệu và tính chuyên nghiệp của công ty trên thị trường chứng khoán.

3. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

3.1. Công tác quản trị Công ty

· Tham mưu, tư vấn cho HĐQT và Chủ tịch HĐQT trong việc xây dựng, hoàn thiện và cập nhật hệ thống quy chế quản trị nội bộ.

· Giám sát việc thực hiện các quy định về quản trị công ty tại doanh nghiệp; đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch với bên có liên quan, giao dịch với cổ đông lớn, người nội bộ.

· Theo dõi, quản lý quy trình kiểm soát xung đột lợi ích; hỗ trợ ngăn ngừa các hành vi vi phạm nguyên tắc quản trị và tự doanh gây tổn hại đến công ty.

3.2. Công tác Thư ký Công ty

· Tổ chức họp ĐHĐCĐ và HĐQT: Đầu mối lập kế hoạch, chuẩn bị chương trình, gửi thư mời, kiểm tra tư cách cổ đông/thành viên họp, chuẩn bị tài liệu họp và bảo đảm các điều kiện hậu cần tổ chức.

· Ghi nhận và lưu trữ: Lập biên bản họp một cách trung thực, chính xác; dự thảo các Nghị quyết, Quyết định của ĐHĐCĐ và HĐQT.

· Lưu trữ hồ sơ hệ thống: Chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, bảo mật và hệ thống hóa toàn bộ Biên bản, Nghị quyết, tài liệu ĐHĐCĐ, HĐQT, danh sách cổ đông, và các tài liệu quản trị quan trọng khác của công ty.

3.3. Công tác công bố thông tin và quan hệ cổ đông (IR)

· Công bố thông tin (CBTT): Thực hiện nghĩa vụ CBTT định, CBTT bất thường và CBTT theo yêu cầu của Công ty đại chúng quy mô lớn một cách đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn pháp luật quy định.

· Đầu mối liên lạc với cổ đông: Tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc và kiến nghị của cổ đông theo đúng thẩm quyền; đảm bảo các quyền cốt lõi của cổ đông (quyền nhận cổ tức, quyền tiếp cận thông tin, quyền bỏ phiếu) được thực hiện đầy đủ.

· Phối hợp đơn vị liên quan duy trì và cập nhật chuyên mục "Quan hệ cổ đông" trên Website công ty bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.

3.4. Công tác tuân thủ và pháp lý quản trị

· Thường xuyên cập nhật các thay đổi của pháp luật về doanh nghiệp, chứng khoán, thị trường vốn để kịp thời cảnh báo và hướng dẫn HĐQT, Ban điều hành điều chỉnh hoạt động cho phù hợp.

· Hỗ trợ các thành viên HĐQT, thành viên BKS/Tổ Kiểm toán nội bộ, Tổng giám đốc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo giao dịch cổ phiếu của người nội bộ và người có liên quan.

· Đảm bảo cấu trúc tổ chức và các quyết định quản trị của công ty không vi phạm pháp luật chuyên ngành và Điều lệ.

3.5. Công tác phối hợp và báo cáo

· Làm đầu mối phối hợp thông tin giữa HĐQT với Ban kiểm soát/Tổ Kiểm toán nội bộ và Ban điều hành (Tổng Giám đốc) để đảm bảo dòng thông tin nội bộ thông suốt.

· Theo dõi, đôn đốc Ban điều hành trong việc triển khai thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của ĐHĐCĐ và HĐQT; tổng hợp báo cáo tiến độ cho HĐQT.

· Lập Báo cáo tình hình quản trị công ty định kỳ 06 tháng và hàng năm để trình HĐQT phê duyệt và nộp cơ quan quản lý.

3.6. Các công tác khác theo quy định pháp luật

· Hỗ trợ công ty thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh, tăng/giảm vốn điều lệ, niêm yết/đăng ký giao dịch chứng khoán bổ sung khi có yêu cầu.

· Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác do Đại hội đồng cổ đông, HĐQT hoặc Chủ tịch HĐQT giao phó phù hợp với quy định của pháp luật.

4. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM

4.1. Quyền hạn:

· Được quyền tiếp cận, yêu cầu Ban điều hành và các phòng/ban chức năng cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin, hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành của công ty để phục vụ cho công tác quản trị và chuẩn bị các kỳ họp.

· Được tham dự các cuộc họp của HĐQT, các cuộc họp giao ban nội bộ của Ban điều hành để nắm bắt thông tin.

· Được ký thừa lệnh/ký nháy trên các văn bản, thông báo thuộc phạm vi thẩm quyền quản trị công ty do HĐQT ủy quyền.

· Được cấp các trang thiết bị, công cụ làm việc và ngân sách hoạt động phù hợp phục vụ cho công tác tổ chức sự kiện cổ đông, CBTT và lưu trữ bảo mật.

4.2. Trách nhiệm:

· Bảo mật tuyệt đối các thông tin trong tài liệu họp HĐQT, các bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ hoặc thông tin tài chính chưa được phép công bố ra công chúng.

· Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại (nếu có) theo quy định của pháp luật và quy chế công ty nếu có hành vi cố ý làm rò rỉ thông tin nội bộ gây ảnh hưởng đến giá cổ phiếu hoặc uy tín của doanh nghiệp.

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Luật, Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Tài chính - Ngân hàng, Kiểm toán. (Ưu tiên Thạc sĩ hoặc có chứng chỉ hành nghề Luật sư).

Kinh nghiệm: Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, thư ký HĐQT hoặc quản trị công ty; trong đó có ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại các công ty cổ phần niêm yết hoặc công ty đại chúng quy mô lớn.

Kiến thức chuyên môn:

o Am hiểu sâu sắc Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn về quản trị công ty đại chúng, nghĩa vụ công bố thông tin.

o Có kiến thức tốt về thị trường chứng khoán, tài chính doanh nghiệp và quan hệ nhà đầu tư (IR).

Kỹ năng:

o Kỹ năng tổng hợp, phân tích, lập báo cáo.

o Kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý, biên bản họp và báo cáo quản trị chuẩn xác, mạch lạc.

o Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và điều phối mối quan hệ giữa các bên tốt.

o Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức sự kiện/hội nghị quy mô lớn (như ĐHĐCĐ).

o Khả năng sử dụng Tiếng Anh thành thạo.

Phẩm chất đạo đức: Trung thực, cẩn trọng, có tinh thần trách nhiệm cao, chịu được áp lực công việc lớn và có tư duy bảo mật thông tin tuyệt đối. Không thuộc các đối tượng bị cấm đảm nhiệm chức vụ theo quy định của pháp luật về chứng khoán.