1 Điều phối công việc Bộ phận Lễ tân

1.1 Thực hiện kế triển khai hoạch doanh số của khách sạn. Nắm rõ đối tượng khách hàng đến từ các kênh khác nhau

1.2 Tổ chức phân công công việc cho Tổ trưởng, Tổ phó, Nhân viên trong Bộ phận. Tuân thủ theo mệnh lệnh cấp trên giao phó.

1.3 Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống phần mềm để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm…

Duyệt bill, sửa bill trên phần mềm Skyhotel theo sự phân quyền từ Quản lý trực tiếp.

1.4 Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong, hình ảnh và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận.

1.5 Giám sát toàn bộ nhân sự trong Bộ phận thực hiện đúng quy trình mà Công ty đã ban hành theo các Cấp, theo mô tả công việc, quy trình vận hành của Bộ phận.

1.6 Thực hiện kiểm soát toàn bộ khu vực sảnh, chịu trách nhiệm toàn bộ khâu vệ sinh sảnh luôn sạch sẽ, thẩm mỹ, setup sảnh theo tiêu chuẩn đã quy định.

1.7 Nội quy, quy định của khách sạn nhân sự trong Bộ phận lễ tân phải nắm 100% các điều lệ. Thực hiện các công văn, các quy định của Cơ quan ban ngành trong lĩnh vực lưu trú.

1.8 Phân công rõ vai trò, chức danh, nhiệm vụ của từng cá nhân trong bộ phận. ( Cấp Quản lý giao phó công việc khi chưa có cấp Trưởng Bộ phận)

1.9 Tuyệt đối không cấu kết, không phối hợp với nhân viên các cấp trong và ngoài Bộ phận thực hiện các hành vi gian lận tài chính.

1.10 Kiểm tra thường xuyên qua Mail, zalo, hotline, page về các thông tin đặt phòng, tư vấn khách hàng của Bộ phận.

1.11 Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn dịch vụ, phiếu nhận phòng, phiếu đặt phòng, hợp đồng, hóa đơn bán lẻ, báo cáo thu ngân của Bộ phận.

1.12 Thực hiện nghiêm chỉnh bảo lưu phiếu xuất, nhập kho và lưu kho.

1.13 Phối hợp với Trưởng Bộ phận, Cấp Giám sát khách sạn thực hiện các chương trình, sự kiện đón tiếp và phục vụ khách hàng.

1.14 Thực hiện điều hành các hội, nhóm trên Zalo dưới sự đồng ý của các Cấp, triển khai giám sát các mẫu biểu báo cáo, tuân thủ các quy định, chức năng của từng hội, nhóm.

1.15 Phối hợp cùng Trưởng Bộ Phận thường xuyên đưa ra ý tưởng, sáng tạo, khuyến khích nhân viên trong Bộ phận có ý tưởng kinh doanh, setup, thi cử để cải tiến chất lượng hình ảnh, dịch vụ chăm sóc khách hàng, tạo cảm giác tiền sảnh luôn sinh khí và mới mẻ.

1.16 Kiểm soát quá trình thanh toán đúng chính sách, đúng đối tượng, đúng quy trình.

1.17 Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các Nhân viên trong Bộ phận.

2 Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn

2.1 Lên phương án cùng Trưởng Bộ phận chuẩn bị công tác đón tiếp khách VIP và đảm bảo cho công việc đón tiếp mang lại hiệu quả cao.

2.2 Hỗ trợ Bộ phận trong việc chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP, đảm bảo khách hàng được phục vụ tốt nhất.

2.3 Có bảng thống kê BIG DATA khách hàng cập nhật hàng tháng. ( Thực hiện khi chưa có Trưởng Bộ phận)

2.4 Cập nhật dữ liệu doanh số khách hàng dùng các dịch vụ khác tại khách sạn như: Showroom, spa..

2.5 Đón tiếp, chào đón theo phong cách Thương hiệu Đôi Dép, phục vụ Welcome tận tâm, chu đáo, quy trình chuyên nghiệp, nụ cười rạng rỡ.

2.6 Hỗ trợ Nhân viên Lễ tân đón tiếp khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn… đảm bảo sự hài lòng và chất lượng.

3 Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng, cấp trên

3.1 Hỗ trợ Nhân viên trong Bộ phận xử lý những yêu cầu hoặc những phàn nàn của khách hàng, hồi âm phúc đáp những phê bình từ khách hàng mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.

3.2 Phối hợp với các Bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách và giải quyết nhanh để khách luôn hài lòng.

3.3 Xử lý các vấn đề liên quan đến Bộ phận, báo cáo, giải trình, biên bản kịp thời đến các Cấp.

3.4 Phối hợp xử lý, báo cáo cấp Trưởng Bộ phận khi có truyền thông tiêu cực về khách sạn.

3.5 Lưu trữ những tư liệu về những trường hợp khó xử lý và cách giải quyết để hỗ trợ Nhân viên xử lý khi gặp trường hợp tương tự.

4 Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự

4.1 Lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên, đồng thời phối hợp cùng với bộ phận liên quan xúc tiến triển khai tuyển dụng nhằm giúp cho bộ phận luôn có đủ đội ngũ nhân viên cần thiết.

4.2 Tham gia vào quá trình phỏng vấn tuyển dụng nhân sự cùng Bộ phận liên quan.

4.3 Phối hợp luân chuyển các vị trí cập nhập, hỗ trợ các Bộ phận khác trong khách sạn nhằm mục đích gắn kết, hiểu rõ vị trí vai trò của các Bộ phận khác để có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

4.4 Phân công người hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ, văn hóa cho Nhân viên mới của Bộ phận.

5 Các công việc khác

5.1 Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của Bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành.

5.2 Hỗ trợ triển khai các hoạt động Marketing của Khách sạn. Phối hợp với phòng kinh doanh để nắm rõ các thông tin khách hàng, đối tác từ phòng kinh doanh gửi đến.

5.3 Tổ chức họp định kỳ, đột xuất Bộ phận Lễ tân để khiển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách mới… nếu Trưởng Bộ phận vắng mặt.

5.4 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với Nhân viên trong Bộ phận và với các Bộ phận khác trong Công ty. Phối hợp vận hành khi có các công việc theo Acction plan trong khách sạn.

5.5 Đánh giá KPI theo các tiêu chuẩn công việc. Giám sát chặt chẽ thời gian đi làm và tuân thủ các quy định của các nhân viên trong Bộ phận.( Thực hiện khi chưa có Trưởng Bộ phận).

5.6 Tham gia các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo về nghiệp vụ khi có yêu cầu.

5.7 Tham gia đầy đủ các cuộc họp với Ban Giám đốc khi có yêu cầu.

5.8 Tham gia các chương trình, sự kiện của Chuỗi Sandals Hotels và của thương hiệu Đôi Dép.

5.9 Báo cáo công việc và chấp hành sự phân công công việc từ cấp trên.

5.10 Thực hiện các công việc khác khi được Giám Đốc, Chủ đầu tư yêu cầu.

- Lương và chế độ đãi ngộ đầy đủ. Hỗ trợ ăn ca (trưa/chiều/đêm).

- Cơ hội làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, phát triển.

- Tác phong, hình ảnh luôn đảm bảo đi làm đúng giờ, chỉn chu (nam cạo râu, nữ makeup nhẹ, mặc đúng đồng phục của Công Ty).

- Trau dồi thêm ngoại ngữ (ngoài giao tiếp Tiếng Anh) và chuyên môn.

- Cam kết, phối hợp với Ban Giám Đốc thực hiện đúng đường lối, chủ trương, văn hoá giao tiếp, ứng xử, trách nhiệm theo đúng yêu cầu của Ban Giám Đốc và nội quy Công ty.

- Cam kết không lôi kéo hoặc có hành vi/dấu hiệu lôi kéo chia rẽ nhân sự. Không nói tiêu cực về nhân sự khác trọng Công ty.

- Cấm tuyệt đối có hành vi gian lận, chiếm đoạt tài chính của Công ty.

- Tham mưu, trau dồi kiến thức, kỹ năng phù hợp với sự phát triển của Thương hiệu Đôi Dép.

- Gắn kết, phát triển đồng bộ trong Chuỗi Sandals Hotels.

- Sẵn sàng đi công tác, học hỏi, xây dựng những nơi phù hợp với năng lực mà Ban Giám Đốc yêu cầu.

- Chịu trách nhiệm khi có biến động nhân sự không lý do theo đúng quy định Công ty.

- Tuân thủ tuyệt đối vào quy trình.

- Bảo mật chiến lược của Công ty, chiến lược nhân sự.

- Luôn sẵn sàng tiếp nhận những công việc phát sinh của Công ty khi cần. Luôn xử lý thông tin từ cấp trên yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả (kể cả trong ngày nghỉ).

- Cam kết không đưa người thân, người quen đặc biệt vào nơi mình đang phụ trách điều hành.

- Có tác phong, có năng lượng tích cực và truyền cảm hứng đến Nhân viên.

- Không lợi dụng chức vụ, quyền hạn để phát ngôn sai thông tin từ cấp trên.

- Mục tiêu đào tạo nhân sự “Hiền Tài” cho Thương hiệu Đôi Dép, không đào tạo cho riêng cá nhân.

- Thực hiện 03 Không: “1.Không tiêu cực trong ứng xử, trong môi trường làm việc. 2.Không gian lận. 3.Không truyền thông xấu”.