Nhiệm vụ chính:

A. Nhiệm vụ nhân sự

- Căn cứ trên nhu cầu phát triển của Bệnh viện, nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Bệnh viện. Hoạch định chiến lực nhân sự và xây dựng định biên nhân sự cho phù hợp;

- Hoạch định, tổ chức lao động và kiểm tra công tác nhân sự trong toàn bệnh viện;

- Phối hợp với các Trưởng khoa/phòng tiến hành xây dựng lại chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc của các vị trí công việc cho mỗi khoa/phòng;

- Phối hợp với các Trưởng khoa/phòng xây dựng lại quy trình, bộ tiêu chí đánh giá công việc. Tham gia đánh giá chất lượng sau đào tạo và đánh giá chất lượng nội bộ của Bệnh viện;

- Phối hợp với các Trưởng khoa/phòng lập kế hoạch và thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đào tạo, phát triển nguồn và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của bệnh viện theo định kỳ năm, quý, tháng;

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ năng lực nhân sự trong toàn viện phục vụ thẩm định khi phát triển dự án, phát triển chuyên khoa hay tăng giường bệnh.

- Kê khai, báo cáo và cập nhật thông tin nhân sự lên cổng thông tin SYT, BHXH;

- Xây dựng lại nội quy lao động, hệ thống các chính sách, quy định về tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, thay thế nhân sự và giải quyết các thủ tục tiếp nhận (thử việc, chính thức), giải quyết chế độ nghỉ việc cho CBNV, giải quyết các chế độ chính sách cho CBNV (tiền lương, tiền thưởng, chế độ nghỉ phép, bảo hiểm (YT-XH), các chế độ phúc lợi khác);

- Lập ngân sách nhân sự;

- Ký kết các hợp đồng hợp tác với các Bác sĩ cộng tác tại Bệnh viện

- Xây dựng quy trình xử lý xung đột nội bộ, xử lý sai phạm/kỷ luật đối với CBNV, phối hợp với các khoa phòng giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh trong bệnh viện;

- Tư vấn, tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng văn hóa ứng xử và đạo đức nghề nghiệp;

- Cập nhập các quy trình, quy định, văn bản, hướng dẫn liên quan đến Nhân sự - Đào tạo từ công ty, nhà nước và phối hợp sửa đổi, bổ sung phù hợp với tiêu chuẩn JCI (SQE) và triển khai theo hệ thống tại Bệnh viện;

- Tổng hợp đề xuất của các khoa, phòng về cải tiến lề lối làm việc nâng cao hiệu quả công tác, thực hiện quy chế quan hệ công tác trong Bệnh viện, trình Ban Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện;

- Quản lí hệ thống lưu trữ hồ sơ các thành viên trong bệnh viện, thống kê báo cáo theo đúng yêu cầu và thời gian quy định;

- Lập mục tiêu chất lượng, tổ chức triển khai thực hiện cho bộ phận mình.

B. Nhiệm vụ hành chính

- Tổ chức quản lí con dấu, hồ sơ pháp lý của công ty theo các quy định hiện hành;

- Tổ chức hệ thống quản lý, lưu trữ các văn bản đi, các văn bản đến, hợp đồng mua bán theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư;

- Tổ chức thực hiện xây dựng dự thảo biểu mẫu báo cáo, công văn, chỉ thị, quyết định... của Bệnh viện theo yêu cầu của Ban Giám đốc;

- Xét duyệt cấp phát giấy giới thiệu cho CBNV Bệnh viện theo sự ủy nhiệm của Ban Giám đốc;

- Phân công và quản lý đội ngũ tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với Bệnh viện; quyết định lịch cho các cuộc họp không có sự tham dự của Ban Điều hành và phân công trách nhiệm trang trí, khánh tiết, hậu cần đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị, sự kiện toàn Bệnh viện;

- Tổ chức phục vụ các chuyến công tác ngoài Bệnh viện (Đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, công việc khác…);

- Quản lý và thực hiện PR, PO và cấp phát: công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, tạp phẩm, vật tư tiêu hao hành chính, biểu mẫu hành chính…;

- Tổ chức quản lý và kiểm soát hồ sơ thanh toán các dịch vụ: Văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, vật tư tiêu hao, nước uống, máy photocopy, văn phòng phẩm, in ấn, chuyển phát nhanh, và các chi phí liên quan đến hậu cần (tiếp khách, sự kiện…);

- Quản lý công tác công đoàn;

- Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình Ban Giám đốc Bệnh viện duyệt và tổ chức thực hiện, kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả, chống thất thoát lãng phí;

- Hàng tháng tổng kết, phân tích và nhận xét hoạt động mua sắm, sử dụng các hạng mục vật tư phụ trách của các khoa/phòng và báo cáo Ban Giám Đốc để Giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỉ luật;

- Giám sát kho hành chính, hối hợp kế toán kiểm tra danh mục văn phòng phẩm.

Các công tác khác theo chỉ đạo của Ban GĐ

• Tốt nghiệp Đại học chính quy trở lên thuộc các chuyên ngành: Quản lý bệnh viện, Quản trị kinh doanh; Quản trị nguồn nhân lực …;
• Chuyên ngành về quản lý nguồn nhân lực;
• Kiến thức về các tiêu chí, tiêu chuẩn quản lý chất lượng Bệnh viện do Bộ Y tế ban hành áp dụng tại các Bệnh viện…
• Pháp luật về lao động, y tế;
• Quản lý – Lãnh đạo; Lập kế hoạch; Trình bày phân tích, báo cáo; Quản lý nhóm: Giao tiếp, thúc đầy, kết nối đội nhóm, khoa phòng, mạng lưới; Giám sát, đánh giá; Tư duy logic;
• Quản lý số liệu, phân tích và giỏi sử dụng các phần mềm vi tính để phục vụ công việc;
• Có thể đọc hiểu và truyền đạt tốt các nội dung trong tài liệu bằng tiếng Anh, giao tiếp tốt bằng tiếng Anh;
• Có hơn 5 năm kinh nghiệm quản lý ở vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm trong nghành y tế tại các Bệnh viện lớn