Công tác chung quản lý vận hành

- Quản lý, điều hành tất cả các công việc liên quan đến hoạt động dự án (bao gồm giám sát theo dõi mọi hoạt động tại Dự án của các bộ phận và nhà thầu);

- Phối hợp với Chủ đầu tư/Ban quản trị, làm việc với cơ quan chính quyền địa phương trong việc cung cấp thông tin, giải quyết các thắc mắc, yêu cầu hằng ngày của Cư dân sống trong Dự án;

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức các cuộc họp của Ban quản lý, cuộc họp giữa Ban quản lý với Chủ đầu tư, Hội nghị nhà chung cư thường niên/bất thường…;

- Lập kế hoạch hoạt động và thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của các nhà thầu phụ;

- Chỉ đạo công tác quản lý, vận hành, an ninh, an toàn của dự án. Đảm bảo dự án luôn có bảo vệ trực 24/24, đảm bảo dịch vụ vệ sinh theo tiêu chuẩn tác phong yêu cầu;

- Đảm bảo duy trì hệ thống kỹ thuật Dự án luôn hoạt động ổn định. Đảm bảo các trang thiết bị được bảo trì bảo dưỡng theo đúng kế hoạch;

- Tiếp nhận thông tin yêu cầu sửa chữa của cư dân và chuyển cho bộ phận kỹ thuật bảo trì, sửa chữa;

- Lập báo cáo công việc cũng như báo cáo tình hình hoạt động định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp trên/ Ban lãnh đạo công ty;

- Thay mặt Chủ đầu tư làm việc với cư dân trong phạm vi được giao, ủy quyền nhằm đáp ứng yêu cầu một cách hợp lý;

- Tham gia đào tạo đội ngũ nhân sự quản lý vận hành dự án tại dự án;

- Chịu trách nhiệm báo cáo đến Ban Giám đốc kịp thời khi có sự cố phát sinh.

Công tác phối hợp với cấp lãnh đạo quản lý trực tiếp vận hành

- Quản lý các hoạt động tại dự án. Lập kế hoạch quản lý dự án và hoàn thành kế hoạch được duyệt;

- Quản lý và phát triển nguồn lực được giao;

- Quản lý và vận hành quy trình áp dụng tại dự án đúng quy định;

- Quản lý và kiểm soát các chỉ tiêu tài chính, doanh số và ngân sách;

- Quản lý công tác dịch vụ khách hàng, nhà thầu, khai thác tiện ích, kỹ thuật, PCCC;

- Quản lý và kiểm soát tình hình thu phí, cập nhật số liệu;

- Xây dựng ngân sách hoạt động của dự án;

- Báo cáo định kỳ tình hình hoạt động của dự án theo quy định;

- Báo cáo đột xuất ngay khi có phát sinh sự việc.

Công tác, vận hành toà nhà chung cư

- Hỗ trợ công tác tiếp nhận, Setup bộ máy tại các dự án Chung cư do Công ty tiếp nhận.

- Hỗ trợ soạn thảo, bổ sung các Quy trình, biểu mẫu, mô tả công việc cho các bộ phận tại dự án mới.

- Đảm bảo Dự án được quản lý và chỉ đạo đúng cách và có tổ chức.

- Tạo ảnh hưởng hiệu quả trong công tác truyền đạt thông tin một cách hiệu quả tới các trưởng bộ phận, nhân viên và các đối tác làm việc khác.

- Ban hành/ cập nhật/ sửa đổi các chính sách và quy trình làm việc dưới sự hướng dẫn của Công ty.

- Đảm bảo các yêu cầu/ nhu cầu về dịch vụ từ Cư dân / khách thuê, nhân viên và bộ phận quản lý đều được giải quyết và được phản hồi kịp thời.

- Hoạch định, điều chỉnh và quản lý chương trình Quản Lý dự án.

- Sắp xếp các cuộc họp Ban điều hành hàng tuần và gửi biên bản cuộc họp đến văn phòng chính công ty để theo dõi và có các biện pháp cần thiết.

- Tiến hành kiểm tra hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng để đảm bảo rằng Dự án thực hiện đúng theo các điều luật có liên quan đến vấn đề an toàn và phòng chống cháy nổ.

- Đại diện cho Chủ đầu tư/ Ban quản trị trong mọi tình huống và giải quyết với Chính quyền cũng như các cá nhân có tác động và mối quan tâm đến vấn đề quản lý chung của dự án.

- Giao dịch với các nhà cung cấp và đảm bảo rằng các dịch vụ / sản phẩm được cung cấp chuyên nghiệp và đúng lúc.

- Đảm bảo rằng các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý hàng tháng/ hàng quý/ hàng năm phải được chuẩn bị và báo cáo đúng thời hạn.

- Đảm bảo rằng Cư dân / khách thuê nhà tuân thủ và thực hiện đúng nghĩa vụ; các quy định và nội quy của Dự án.

- Đảm bảo công tác giám sát việc bảo trì các tiện ích công cộng bao gồm hệ thống máy lạnh, thiết bị phòng cháy chữa cháy, hồ bơi, máy phát điện, hệ thống an ninh và tất cả các tiện ích khác có liên quan đến dự án.

- Đảm bảo hệ thống điện và đường ống nước hoặc các thiết bị khác trong dự án (bao gồm thang máy, máy lạnh, hệ thống báo cháy và báo khói) luôn hoạt động hiệu quả.

- Đảm bảo các nhà thầu bên ngoài đền thực hiện công tác lắp đặt trang thiết bị, dịch vụ và sửa chữa trong dự án theo như các hợp đồng bảo trì phải luôn nổ lực hiện đúng yêu cầu.

- Giải quyết các khiếu nại của Cư dân/ khách thuê nhà một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Công tác phối hợp với Phòng hành chính nhân sự

- Phối hợp phỏng vấn tuyển dụng, đào tạo nhân sự cần thiết và đảm bảo rằng Dự án được bảo trì thật tốt đúng tiêu chuẩn của PPM-VN.

- Phối hợp, đề xuất các vấn đề liên quan đến nhân sự tại dự án phụ trách.

Công tác phối hợp với Phòng kế toán

- Tương tác với P. Kế toán nếu có phát sinh chi phí và thực hiện theo đúng quy định Công ty.

Và các công việc khác được chỉ định bởi Cấp quản lý trực tiếp.

1. Trình độ học vấn

Tốt nghiệp Đại học các ngành liên quan

2. Kinh nghiệm làm việc

Đảm nhiệm vị trí tương đương 03 năm trở lên

3. Ngoại ngữ

Tiếng Anh giao tiếp là một lợi thế

4. Tin học

Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng

5. Kỹ năng

· Kỹ năng giao tiếp, quản lý và làm việc nhóm.

· Khả năng làm việc độc lập.

· Kỹ năng bao quát và tổ chức.

· Chịu được áp lực công việc.