ĐẠI HỌC PHENIKAA ★ 3.5

Thực hiện công tác Công tác Hành chính tổng hợp & Văn thư lưu trữ tại Văn phòng trường:

+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ban hành nội bộ của trường: Tiếp nhận, lưu trữ, phân loại các công văn giấy tờ đi và đến, Quản lý rà soát thể thức, cho số, phô tô nhân bản và ban hành các văn bản đi, Quản lý việc phát hành/ phân phối/ trình phê duyệt / cho số văn bản nội bộ, Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản, hòm thư điện tử của văn phòng trường, Cập nhật toàn bộ sổ văn thư văn bản đi/ đến/nội bộ Phân công cho văn thư Trường Quản lý

+ Quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu: Tổ chức thu thập, phân loại, sắp xếp các văn bản của trường, tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ đặc thù theo phân công của lãnh đạo Trường và Văn phòng, chỉnh lý, sắp xếp, biên mục văn bản, hồ sơ trong năm vào hồ sơ lưu trữ vào cuối năm.
+ Soạn thảo các quy trình, văn bản, giấy tờ, báo cáo thống kê,.. phục vụ công tác điều hành, quản lý của của Trường;
+ Tìm hiểu để tư vấn cho lãnh đạo đơn vị về tối ưu các quy định, quy trình nghiệp vụ chuyên môn,... nhằm nâng cao công việc, thực hiện đúng quy định, quy chuẩn;
+ Tổng hợp lịch công tác tuần và điều phối phòng họp chung của trường, các nghiệp vụ hành chính khác phục các công việc, dự án mà Đại học giao cho Trường thực hiện, công tác xây dựng các văn bản quy trình ISO, An toàn thông tin của Trường

- Công tác Chuyển đổi số Hành chính:
+ Triển khai các công việc hành chính số của Đại học triển khai và chuyển đổi số các quy trình vận hành nội bộ của Trường NN-KHXH.
+ Phối hợp chuẩn hóa quy trình, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ giữa các đơn vị trong trường.
+ Từng bước nghiên cứu và ứng dụng các công cụ số, AI nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. Có khả năng tiếp cận và triển khai công tác hành chính điện tử hướng tới chuyên môn hóa, chuyển đổi số công tác hành chính.

- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học loại Khá trở lên các ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính học, Quản lý nhà nước, Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý, hoặc các ngành liên quan như Luật, Quản trị kinh doanh.

- Có kiến thức và kinh nghiệm trong chuyển đổi số các nghiệp vụ hành chính. Đã trực tiếp thực hiện tác nghiệp trên các phần mềm quản lý văn bản (E-office), hệ thống ERP hoặc các dự án số hóa dữ liệu tại doanh nghiệp/tổ chức.

- Nắm vững quy định của Nhà nước về thể thức văn bản, công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ.

- Có hiểu biết về tiêu chuẩn quản lý chất lượng (ISO), An toàn thông tin, ứng dụng AI/automation để nâng cao hiệu quả công việc

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trên 1 năm vị trí tương đương tại các trường Đại học, trường quốc tế.

- Công nghệ thông tin: Tin học văn phòng đạt mức độ nâng cao, sử dụng thành thạo Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Forms) hoặc Microsoft 365, hiểu biết kỹ các phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành trực tuyến.

- Phẩm chất: Trung thực, có tin thần trách nhiệm cao, khả năng chịu áp lực cao, sức khoẻ tốt, năng động, nhiệt tình, linh hoạt và mềm dẻo trong ứng xử, xử lý công việc, đảm bảo hoàn thành công việc được giao.

- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt.

- Kỹ năng: Giao tiếp, thuyết trình, chủ động, sáng tạo trong công việc, quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả.