The University of Sydney Vietnam Institute

Giới thiệu Viện Đại học Sydney Việt Nam (SVI)/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI)

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giả, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam./The SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua, SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu./Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Mô tả vị trí/ Job Description:

Trong vai trò Chuyên viên mua sắm, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện và điều phối các hoạt động mua sắm các trang thiết bị, vật tư và dịch vụ liên quan đến nghiên cứu và vận hành văn phòng./As Procurement Officer, the incumbent is responsible for coordinating and executing the procurement activities for research-related equipment and services, as well as office operations.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/ Duties and Responsibilities:

Thực hiện và theo dõi toàn bộ quy trình mua sắm / Coordinate and execute end-to-end procurement process:

• Thực hiện và theo dõi toàn bộ vòng đời mua sắm, bao gồm yêu cầu, tìm nguồn cung ứng, đánh giá, đàm phán, ký kết hợp đồng và quản lý nhà cung cấp / Execute and monitor the full procurement lifecycle, including requisition, sourcing, evaluation, negotiation, contracting, and supplier management
• Đảm bảo việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ diễn ra kịp thời và hiệu quả về chi phí / Ensure timely and cost-effective procurement of goods and services
• Phối hợp với các bên liên quan nội bộ để nắm bắt nhu cầu và thông số kỹ thuật mua sắm / Coordinate with internal stakeholders to understand procurement needs and specifications

Tìm nguồn cung ứng & Quản lý Nhà cung cấp / Sourcing & Supplier Management:

• Xác định, đánh giá và triển khai tích hợp nhà cung cấp phù hợp với chính sách của tổ chức / Identify, evaluate, and onboard suppliers in line with organisational policies
• Thực hiện nghiên cứu thị trường và so sánh đối chiếu (benchmarking) để đảm bảo giá trị tương xứng với chi phí / Conduct market research and benchmarking to ensure value for money
• Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp / Maintain and update the supplier database

Đấu thầu & Ký kết Hợp đồng / Tendering & Contracting

• Hỗ trợ hoặc chủ trì quy trình RFQ/RFP (yêu cầu báo giá/đề xuất), bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu / Support or lead RFQ/RFP processes, including preparation of bidding documents
• Phối hợp đánh giá hồ sơ thầu và các tài liệu liên quan / Coordinate bid evaluations and documentation
• Hỗ trợ soạn thảo và rà soát các hợp đồng mua sắm với sự phối hợp của các bộ phận pháp lý/tuân thủ / Assist in drafting and reviewing procurement contracts in collaboration with legal/compliance teams

Tuân thủ & Quản trị / Compliance & Governance

• Đảm bảo mọi hoạt động mua sắm tuân thủ chính sách nội bộ, yêu cầu của nhà tài trợ và các quy định liên quan / Ensure all procurement activities comply with internal policies, donor requirements, and relevant regulations
• Duy trì tài liệu và dấu vết kiểm tra (audit trail) phù hợp cho mọi hoạt động mua sắm / Maintain proper documentation and audit trails for all procurement activities
• Hỗ trợ các đợt kiểm toán nội bộ và bên ngoài khi được yêu cầu / Support internal and external audits when required

Quản lý Tài chính & Rủi ro / Financial & Risk Management

• Giám sát ngân sách mua sắm và đảm bảo sự phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt / Monitor procurement budgets and ensure alignment with approved budgets
• Xác định và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến mua sắm (ví dụ: rủi ro nhà cung cấp, chậm trễ giao hàng) / Identify and mitigate procurement-related risks (e.g. vendor risk, delivery delays)
• Thực hiện thẩm định cơ bản (due diligence) đối với nhà cung cấp (ví dụ: đánh giá rủi ro, kiểm tra lý lịch) / Conduct basic due diligence on suppliers (e.g. risk assessment, background checks)

Cải tiến Quy trình / Process Improvement

• Đóng góp vào việc xây dựng và cải tiến các quy trình và mẫu biểu mua sắm / Contribute to the development and improvement of procurement procedures and templates
• Hỗ trợ các sáng kiến số hóa và nâng cao hiệu quả trong quy trình mua sắm / Support digitalisation and efficiency initiatives in procurement processe

Trình độ học vấn/ Education:

• Bằng Cử nhân các ngành Quản trị Kinh doanh, Chuỗi cung ứng, Mua sắm, Tài chính hoặc các lĩnh vực liên quan / Bachelor’s degree in Business Administration, Supply Chain, Procurement, Finance, or a related field.

Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/ Skills and Work Experience:

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tại các vị trí mua sắm, thu mua hoặc chuỗi cung ứng / Minimum 2 years of experience in procurement, purchasing, or supply chain
• Có kinh nghiệm thực tế trong việc xử lý quy trình mua sắm toàn diện / Demonstrated experience in handling end-to-end procurement processes
• Kỹ năng tổ chức và điều phối tốt / Strong organisational and coordination skills
• Kỹ năng đàm phán và giao tiếp tốt / Good negotiation and communication skills
• Có khả năng quản lý đồng thời nhiều quy trình mua sắm / Ability to manage multiple procurement processes simultaneously
• Cẩn thận, tỉ mỉ và có kỹ năng quản lý tài liệu tốt / Attention to detail and strong documentation skills
• Am hiểu về các chính sách, quy trình và yêu cầu tuân thủ trong mua sắm / Familiarity with procurement policies, procedures, and compliance requirements
• Thành thạo Microsoft Office (Excel, Word); có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống mua sắm là một lợi thế / Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word); experience with procurement systems is an advantage

Các mối quan hệ chủ chốt/ Key Relationships:

Báo cáo trực tiếp: Quản lý cấp cao Vận hành & Quản trị

Direct report: Senior Manager of Executive Operations & Governance

Cấp độ công việc: Chuyên viên – Bậc 3

Job Level: Officer – Level 3

Địa điểm: Hà Nội

Location: Hanoi

Thời hạn hợp đồng: 1 năm, có thể được gia hạn tùy thuộc vào hiệu suất công việc và khả năng kinh phí.

Contract duration: 1 year appointment, with consideration for subsequent extension based on performance and funding availability.

Lưu ý/Note:

- Chúng tôi không thu bất kì phí gì trong quá trình tuyển dụng và tất cả thông tin về các vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web và trang mạng xã hội chính thức của chúng tôi./We do not charge any fees for our recruitment process, and information regarding available positions will be posted exclusively on our website and official social media fanpages.

- Mọi thông tin cá nhân ghi trong CV sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng và không công bố ra bên ngoài./All personal information provided in the CV will be used solely for recruitment purposes and will not be disclosed externally.

- Việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên là điều kiện cần và đủ để SVI tiến hành các quy trình tuyển dụng với các ứng viên. Khi nộp đơn ứng tuyển, ứng viên hiểu và đồng ý cho phép SVI lưu trữ các dữ liệu cá nhân trong CV cả trong và sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng để xây dựng nguồn ứng viên cho các vị trí tuyển dụng tiếp theo./The collection and processing of candidates’ personal data is a prerequisite for SVI to conduct its recruitment procedures. By submitting an application, candidates acknowledge and consent to SVI’s storage of the personal data contained in their CV, both during and after the interview and recruitment process, for the purpose of building and maintaining a talent pool for future hiring needs.