Grand Plaza

• Thực hiện các công việc hành chính và thư ký hằng ngày của bộ phận Kỹ thuật.
• Soạn thảo, lưu trữ và quản lý công văn, báo cáo, biên bản, hồ sơ kỹ thuật và các tài liệu liên quan.
• Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu và ghi biên bản họp khi được yêu cầu.
• Theo dõi và cập nhật các đầu việc được giao từ Chief Engineer và Ban Quản lý.

Maintenance & Work Order Coordination

• Tiếp nhận và ghi nhận các yêu cầu sửa chữa, bảo trì từ các bộ phận trong khách sạn.
• Theo dõi tình trạng xử lý work order và cập nhật tiến độ với các bộ phận liên quan.
• Tổng hợp các công việc đã hoàn thành, đang thực hiện và tồn đọng để báo cáo quản lý.
• Hỗ trợ quản lý lịch bảo trì định kỳ, preventive maintenance và các kế hoạch kiểm tra thiết bị.

Reports & Documentation

• Tổng hợp các báo cáo hoạt động hằng ngày, tuần và tháng của bộ phận Kỹ thuật.
• Theo dõi và lưu trữ maintenance log, equipment records, inspection records và các hồ sơ liên quan.
• Hỗ trợ tổng hợp số liệu điện, nước, gas và các chi phí vận hành kỹ thuật khi cần.
• Đảm bảo hồ sơ, giấy phép, chứng nhận kiểm định và tài liệu kỹ thuật được lưu trữ đầy đủ, dễ tra cứu.
• Theo dõi thời hạn của các hồ sơ kiểm định, bảo trì và hợp đồng dịch vụ.

Purchasing & Inventory Support

• Hỗ trợ lập Purchase Request, yêu cầu mua vật tư, thiết bị và công cụ cho bộ phận.
• Theo dõi tình trạng phê duyệt, đặt hàng và giao nhận vật tư.
• Phối hợp với Purchasing, Finance và Store trong các thủ tục liên quan.
• Theo dõi và cập nhật danh sách vật tư, spare parts và công cụ của bộ phận.
• Hỗ trợ tổng hợp báo giá và hồ sơ của nhà cung cấp, nhà thầu.

Department Administration

• Theo dõi lịch làm việc, ngày nghỉ, chấm công và các thông tin nhân sự của bộ phận theo yêu cầu.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ onboarding cho nhân viên Kỹ thuật mới.
• Quản lý văn phòng phẩm và các vật dụng hành chính của bộ phận.
• Phối hợp với HR, Finance, Purchasing, Security, Housekeeping, Front Office và các bộ phận khác trong các công việc liên quan.

• Sử dụng tốt Microsoft Word, Excel.
• Có khả năng tổng hợp số liệu, quản lý hồ sơ và làm báo cáo.
• Cẩn thận, có khả năng sắp xếp công việc và theo dõi nhiều đầu việc cùng lúc.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận tốt.
• Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu cơ bản là một lợi thế.