Lotte Finance Việt Nam ★ 3.2

1. Quản lý văn thư lưu trữ:
- Bảo quản và sử dụng con dấu đảm bảo an toàn, sử dụng đúng mục đích và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định/hướng dẫn về sử dụng con dấu của Công ty và Pháp luật Việt Nam.
- Quản lý và lưu trữ các văn bản nội bộ, tài liệu đảm bảo bảo mật, dễ tra cứu.
2. Quản lý Hành chính:
- Thực hiện các công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp và hướng dẫn Khách hàng, đối tác hoặc các đoàn công tác đến Công ty.
- Phối hợp cùng các đầu mối Phòng/ban khác cùng tổ chức hội nghị, hội thảo Công ty.
- Quản lý các hợp đồng thuê văn phòng bao gồm: theo dõi hợp đồng đến hạn, gia hạn, thanh toán các khoản chi phí vận hành hàng tháng tại các địa điểm (tiền thuê văn phòng, điện nước, vệ sinh…).
- Quản lý và theo dõi các dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ cho hoạt động hàng ngày của Công ty: vé máy bay, phòng khách sạn; dịch vụ in ấn, chuyển phát nhanh, dịch vụ máy in/trang in, thuê xe công vụ; văn phòng phẩm, nước uống… đảm bảo sự vận hành thường xuyên, liên tục, đáp ứng yêu cầu hoạt động.
- Thực hiện mua sắm theo dự án, mua sắm lớn. Theo dõi dự án và báo cáo theo yêu cầu
- Kiểm soát ngân sách hành chính định kỳ trong phạm vi công việc được giao.
- Chuẩn bị báo cáo chi phí hoạt động hành chính theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Quản lý và theo dõi và hỗ trợ các chi phí liên quan đến chế độ phúc lợi của các Chuyên gia Hàn Quốc công tác tại Việt Nam: Hợp đồng thuê căn hộ, học phí và các chế độ phúc lợi khác theo quy định của Nhân sự.
3. Các nhiệm vụ khác: Theo phân công của Cán bộ quản lý

1. Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, các chuyên ngành liên quan
2. Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương
3. Kỹ năng và năng lực chuyên môn:
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và thuyết phục tốt.
- Kỹ năng kiểm soát chi phí, tổ chức tốt.
- Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.
- Am hiểu về chức năng hoạt động cơ bản của LFVN
- Sử dụng thành thạo word, excel, PPT.
- Tiếng Anh giao tiếp cơ bản