Tập Đoàn Minh Anh - MIAN GROUP ★ 4.0

1. Công tác lễ tân:

· Đón tiếp, hướng dẫn khách; tiếp nhận và chuyển tiếp điện thoại, thư từ, thông tin liên hệ.

· Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu và các điều kiện phục vụ tiếp khách, hội họp.

· Duy trì hình ảnh khu vực lễ tân, phòng khách và phòng họp chuyên nghiệp, ngăn nắp.

2. Công tác văn thư, lưu trữ:

· Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và chuyển giao công văn, giấy tờ đến/đi.

· Thực hiện in ấn, photocopy, scan, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.

· Quản lý việc sử dụng con dấu theo phân quyền; đảm bảo hồ sơ đầy đủ, khoa học và bảo mật.

3. Công tác hành chính văn phòng:

· Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, vật tư và cơ sở vật chất văn phòng.

· Giám sát chất lượng công việc của nhân viên tạp vụ, bảo vệ và các đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính.

· Điều phối xe phục vụ công tác; phối hợp theo dõi lịch xe, bảo dưỡng và các thủ tục liên quan.

· Theo dõi chi phí, hợp đồng dịch vụ, hồ sơ thanh toán và đề xuất mua sắm, sửa chữa theo phân công.

· Phối hợp đảm bảo an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy và xử lý các sự cố hành chính phát sinh.

· Hỗ trợ xử lý các hồ sơ pháp lý của Công ty theo yêu cầu

4. Công tác 5S:

· Triển khai, duy trì và giám sát thực hiện 5S tại các khu vực được phân công.

· Kiểm tra việc sắp xếp hồ sơ, tài sản, trang thiết bị; đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.

· Nhắc nhở, báo cáo tồn tại và đề xuất biện pháp cải tiến công tác 5S.

5. Hỗ trợ tổ chức sự kiện:

· Phối hợp tổ chức hội nghị, cuộc họp, đào tạo và các sự kiện nội bộ.

· Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, tài liệu, hậu cần và hỗ trợ đón tiếp khách mời.

· Theo dõi vật tư, chi phí được giao; thu dọn, kiểm kê và bàn giao sau sự kiện.

6. Báo cáo và công việc khác:

· Cập nhật sổ theo dõi, hồ sơ hành chính và thực hiện báo cáo định kỳ theo yêu cầu.

· Phối hợp với các phòng ban, đơn vị và nhà cung cấp để giải quyết công việc liên quan.

· Tuân thủ nội quy, quy trình và quy định bảo mật; thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.

· Làm việc tại văn phòng theo thời gian quy định.

· Phối hợp thường xuyên với các phòng ban, nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ.

· Sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ khi có sự kiện hoặc yêu cầu công việc được phân công.

1. Trình độ, kinh nghiệm:

· Tốt nghiệp trung cấp trở lên, ưu tiên các chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng hoặc liên quan.

· Ưu tiên có kinh nghiệm lễ tân, hành chính văn phòng.

· Giao tiếp Tiếng Anh trong công việc.

2. Kiến thức, kỹ năng:

· Sử dụng tốt tin học văn phòng và các công cụ quản lý hồ sơ.

· Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, xử lý tình huống và phối hợp tốt.

· Có hiểu biết về văn thư, quản lý tài sản, dịch vụ hành chính và 5S.

3. Phẩm chất:

· Tác phong lịch sự, chuyên nghiệp; giao tiếp thân thiện.

· Trung thực, cẩn thận, trách nhiệm, chủ động và có tinh thần phục vụ.

· Có ý thức bảo mật thông tin, tiết kiệm chi phí và tuân thủ kỷ luật.