ADEN SERVICES (VIỆT NAM) ★ 3.1

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC:

- Kiểm tra định kỳ hoạt động vận hành của các dự án được phân công, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn vận hành của ADEN và Chủ đầu tư; thực hiện đầy đủ và đúng phương án vận hành theo phạm vi hợp đồng.

- Theo dõi tình hình nhân sự tại dự án, kịp thời ghi nhận các vướng mắc và đề xuất giải pháp đến IFM Manager.

- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo định kỳ cho đội ngũ tại dự án; đánh giá hiệu quả sau đào tạo.

- Theo dõi các vấn đề tồn đọng, đề xuất phương án xử lý và cải tiến vận hành.

- Thực hiện công tác thanh tra nội bộ theo kế hoạch; lập và gửi báo cáo theo cam kết với khách hàng.

- Rà soát, phê duyệt các báo cáo tháng và báo cáo định kỳ trước khi gửi khách hàng.

- Tham gia khảo sát, lập dự toán và xây dựng phương án vận hành cho các dự án mới.

- Cập nhật các quy định pháp luật liên quan (PCCC, môi trường, quản lý vận hành…) và hướng dẫn triển khai tại dự án.

- Hỗ trợ công tác set-up ban đầu cho các dự án trước khi đưa vào vận hành chính thức.

- Phối hợp xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình quản lý vận hành.

- Tham gia khảo sát dự án tiềm năng, xây dựng ngân sách và kế hoạch tham gia đấu thầu.

- Phối hợp với Bộ phận Phát triển Kinh doanh trong việc tiếp cận và phát triển khách hàng tại Đà Nẵng và khu vực Miền Trung

- Hỗ trợ thay thế ngắn hạn và dài hạn cho Trưởng ban Quản lý Tòa nhà tại các dự án thuộc khu vực Miền Trung, ưu tiên tại Đà Nẵng (bao gồm Khu phức hợp, tòa nhà Văn phòng, hay Chung cư).

PHẦN CÔNG VIỆC KHI CẦN HỖ TRỢ THAY THẾ:

- Kiểm tra hàng ngày và định kỳ các dịch vụ, tiện ích của Tòa nhà

- Thường xuyên kiểm tra, lập và gửi báo cáo, kiến ​​nghị về hoạt động theo tuần, tháng, quý, năm... cho chủ đầu tư.

- Lập kế hoạch công việc hàng năm, hàng quý và trình chủ đầu tư phê duyệt trước mỗi giai đoạn thực hiện

- Nắm vững và cập nhật để áp dụng các quy trình, quy định nội bộ của Chủ đầu tư

- Xây dựng các quy định và giám sát việc duy trì các quy định về an toàn, môi trường và phòng chống cháy nổ và liên hệ với các cơ quan có trách nhiệm của nhà nước và đề xuất phương án ứng phó trong các vấn đề trên.

- Tham dự các cuộc họp với chủ đầu tư, nhà thầu liên quan đến hoạt động vận hành của văn phòng.

- Tham gia các cuộc họp định kỳ của đơn vị để chấn chỉnh nội bộ, công bố tình hình và phổ biến các quy định mới.

- Soạn thảo quy trình kiểm soát và đánh giá chất lượng

- Giám sát việc tuân thủ các quy trình của các tiểu NCU (an ninh, vệ sinh, kiểm soát côn trùng, rác thải, cảnh quan, ...) Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn về an toàn, an ninh, vệ sinh, cây xanh… theo yêu cầu của Chủ đầu tư và Công ty

- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo mọi công việc.

- Chuẩn bị, kiểm tra, đề xuất các thủ tục liên quan đến Công tác vận hành;

- Chuẩn bị các báo cáo (hàng tuần, hàng tháng) và chuẩn bị cho kiểm toán nội bộ;

- Giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày tại dự án (các vấn đề về dịch vụ và kỹ thuật);

- Chuẩn bị và hỗ trợ các sự kiện;

- Và các công việc khác theo yêu cầu của Chủ đầu tư

- Có kiến thức và kinh nghiệm về quản lý vận hành tòa nhà.

- Thành thạo tin học văn phòng và sử dụng máy tính.

- Có kỹ năng giám sát, tổ chức và điều phối công việc.

- Có nền tảng chuyên môn về hệ thống kỹ thuật tòa nhà là lợi thế.

- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.

- Thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết).

- Có chứng chỉ quản lý vận hành tòa nhà theo quy định