Thẩm Mỹ Viện Ngọc Hường

1. Công việc hành chính nội bộ
- Chịu trách nhiệm giám sát, quản lý cơ sở, vật chất của văn phòng:
• Phụ trách các công việc liên quan đến hoạt động của văn phòng như: điện, nước, điện thoại, mất mát, hỏng hóc tài sản và lên phương án sửa chửa, thay thế ngay lập tức
• Thống kê tài sản văn phòng, phòng họp và theo dõi trên file, cập nhật khi có sự thay đổi
• Nhắc nhở các bộ phận có liên quan khi không có sự phối hợp đảm bảo vệ sinh văn phòng và áp dụng chế tài khi cần
- Soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn, tài liệu liên quan tới Bộ phận; giấy tờ pháp lý của công ty
- Soạn thảo các quy trình có liên quan đến bộ phận của mình khi có yêu cầu. Ví dụ: quy trình kiểm soát, các nội quy, quy định, quy trình...
- Tiếp nhận và triển khai quy trình khi có yêu cầu: Nhận quy trình từ cấp quản lý hoặc Ban giám đốc; Phổ biến quy trình đến tất cả các nhân sự có liên quan; Giám sát việc thực hiện quy trình và Báo cáo kết quả thực hiện
- Quản lý, mua sắm, cấp phát và bảo quản văn phòng phẩm, vật dụng cho văn phòng
- Giám sát việc chuyển phát thư tín, tài liệu tại văn phòng:
• Gọi chuyển phát nhanh khi có yêu cầu
• Ghi đầy đủ thông tin người nhận và người gửi
• Theo dõi việc chuyển phát nhanh
- Tập hợp, rà soát thông tin cá nhân để in name card cho CBNV
- Tổ chức, chuẩn bị hậu cần hội họp, hội thảo, lớp học Member và các sự kiện của công ty
- Lên lịch chúc mừng sinh nhật CBNV
- Quản lý cấp phát Đồng phục:
• Đồng phục nữ Ngọc Hường
• Đồng phục Nam Ngọc Hường
• Đồng phục Hoàng Bảo Trân
- Quản lý cấp phát Bảng tên
2. Hành chính công
- Sao lưu, công chứng các giấy tờ gốc mang tính pháp lý của công ty
- Quản lý, giám sát nguồn cung cấp, các dịch vụ cung ứng dịch vụ bên ngoài: thực hiện các đàm phán liên quan đến giá cả, thay đổi các dịch vụ… theo yêu cầu
- Tiếp đón, giải quyết công việc với các đơn vị bên ngoài: chủ nhà, tổ dân phố, cơ quan chức năng của Phường…
- Quản lý văn bản, tài liệu đến và đi
3. Kế toán nội bộ phòng ban Nhân sự
- Lập kế hoạch thanh toán với các nhà cung cấp dịch vụ, trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo, chủ động liên hệ với nhà cung cấp để thông báo
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng cho nhà cung cấp: đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn…
- Lập bảng dự trù chi phí văn phòng định kỳ 1 lần/tháng từ ngày 01 đến ngày 7 hàng tháng
- Cập nhật thu chi thực tế sau mỗi lần chi và gửi báo cáo chi phí cùng mỗi đợt lập dự trù
- Lưu giữ các chứng từ, hóa đơn tương ứng cho từng khoản chi
4. Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu

- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ cẩn thận, khoa học các hồ sơ hành chính
- Thực hiện tốt chất lượng và tiến độ các dịch vụ Hành chính nội bộ
- Hoàn thành chu đáo các hoạt động nâng cao tinh thần của người lao động
- Sáng tạo ý tưởng, nhiệt tình tổ chức các sự kiện, chương trình… của Công ty
- Tài sản văn phòng được đảm bảo không mất mát
- Đảm bảo đầy đủ văn phòng phẩm, vật dụng cho lớp học, văn phòng nhưng không được lãng phí, dư thừa
- Đảm bảo tài liệu chuyển phát nhanh gửi đến tay người nhận và đúng thời gian yêu cầu
- Đảm bảo kết quả công việc

- Trình độ văn hóa : Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên
- Chuyên môn : Hiểu biết về các thủ tục hành chính, nghiệp vụ, kế toán
- Sức khỏe : Tốt, ngoại hình khá
- Phẩm chất : Năng động, nhiệt tình, hòa đồng, xử lý tình huống tốt, có tính tổ chức kỷ luật, có khả năng làm việc độc lập hay khả năng làm việc nhóm, chịu được áp lực công việc
- Yêu cầu khác : Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (word, excel, PP), Internet…
- Ưu tiên:
• Kiến thức : Khả năng ngoại ngữ (tiếng Anh)
• Kinh nghiệm : Hiểu biết về quản trị văn phòng, nghiệp vụ kế toán thuế, nhân sự
• Kỹ năng : Giao tiếp, Truyền tải thông tin và Thuyết phục

- Lương cơ bản dao động từ 8.000.000 đến 10.000.000/ tháng
- Thưởng hiệu quả công việc dựa trên chỉ số hoàn thành công việc
- Mức đánh giá theo tiêu chí A,B,C,D dựa trên chỉ số hoàn thành công việc đã đề ra trong Kế hoạch như sau:
• Điểm A – Thưởng 10% LCB: Hoàn thành xuất sắc các đầu việc đề ra trong kế hoạch (không có tồn động và vi phạm trong tháng)
• Điểm B – Thưởng 5% LCB: Hoàn thành từ 80% các đầu việc đề ra trong kế hoạch (không vi phạm trong tháng)
• Điểm C – Thưởng 0% LCB: Hoàn thành dưới 80% các đầu việc đề ra trong kế hoạch (có vi phạm từ 1 lần trong tháng)
• Điểm D – Tùy mức độ vi phạm giảm từ 5 đến 10% LCB: Hoàn thành dưới 50% đầu việc đề ra trong kế hoạch (có từ 2 lần trong tháng)
- Được xét tăng lương 01 lần/năm hoặc đột xuất khi đạt thành tích tốt trong công việc
- Kết quả đánh giá hiệu quả công việc hàng tháng sẽ được đưa vào đánh giá xét thưởng cuối năm và xét tăng lương