PHD ★ 4.0

1. Tiếp nhận và lập kế hoạch mua hàng: Tiếp nhận nhu cầu mua nguyên vật liệu, phụ gia, bao bì, vật tư, thiết bị hoặc hàng hóa từ các bộ phận; kiểm tra thông tin, số lượng, thời gian cần hàng và thực hiện mua theo kế hoạch được phê duyệt.

2. Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp Trung Quốc: Chủ động tìm kiếm, khảo sát, sàng lọc và xây dựng nguồn nhà cung cấp phù hợp; trao đổi trực tiếp bằng tiếng Trung qua WeChat, email, điện thoại hoặc các nền tảng B2B; thu thập báo giá, mẫu, catalogue và hồ sơ liên quan.

3. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: So sánh, đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí giá, chất lượng, MOQ, năng lực cung ứng, lead time, điều khoản thanh toán, hồ sơ pháp lý/chất lượng và mức độ đáp ứng yêu cầu của Công ty; đề xuất phương án lựa chọn nhà cung cấp.

4. Đàm phán và đặt hàng: Thực hiện đàm phán giá, MOQ, điều kiện giao hàng, lịch giao, phương thức thanh toán, điều khoản đổi trả/bồi thường và các điều kiện thương mại khác; lập và theo dõi PO/đơn đặt hàng theo quy trình mua hàng.

5. Theo dõi tiến độ và giao nhận: Theo dõi tiến độ sản xuất, đóng gói và giao hàng của nhà cung cấp; phối hợp với đơn vị logistics/xuất nhập khẩu và Kho để đảm bảo hàng về đúng thời gian, đủ số lượng và đúng quy cách.

6. Kiểm soát hồ sơ và chứng từ: Kiểm tra, theo dõi và phối hợp hoàn thiện các chứng từ liên quan như hợp đồng, Invoice, Packing List, CO, CQ, COA, MSDS và các hồ sơ chất lượng/an toàn thực phẩm theo yêu cầu của từng nhóm hàng.

7. Phối hợp kiểm soát chất lượng: Làm việc với QA/QC, R&D và các bộ phận liên quan trong quá trình duyệt mẫu, kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng nguyên liệu/bao bì; phản hồi và yêu cầu nhà cung cấp khắc phục khi hàng không đạt yêu cầu.

8. Xử lý phát sinh và khiếu nại nhà cung cấp: Theo dõi, xử lý các trường hợp giao thiếu, giao sai, chậm giao, lỗi chất lượng hoặc sai chứng từ; thực hiện khiếu nại, đổi trả, bồi thường và theo dõi đến khi hoàn tất.

9. Quản lý dữ liệu và hiệu quả mua hàng: Cập nhật dữ liệu nhà cung cấp, giá mua, lịch sử giao dịch; theo dõi biến động giá, đánh giá định kỳ nhà cung cấp; đề xuất phương án tối ưu chi phí, nguồn hàng thay thế và giảm rủi ro phụ thuộc nguồn cung.

10. Báo cáo và phối hợp: Lập báo cáo mua hàng định kỳ/đột xuất; cảnh báo sớm rủi ro thiếu hàng, tăng giá hoặc chậm tiến độ; phối hợp các đơn vị liên quan để đảm bảo kế hoạch sản xuất và tồn kho hợp lý.

11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên phân công.

1. Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Tiếng Trung, Kinh tế, Thương mại quốc tế, Logistics, Supply Chain, Quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp.
2. Kinh nghiệm: Có tối thiểu 01-02 năm kinh nghiệm mua hàng/thu mua, ưu tiên đã làm tại doanh nghiệp sản xuất, F&B, FMCG, thực phẩm, đồ uống, nguyên liệu, phụ gia hoặc bao bì. Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với nhà cung cấp Trung Quốc là lợi thế.
3. Ngoại ngữ và kiến thức chuyên môn: Tiếng Trung tương đương HSK 4 trở lên, có khả năng giao tiếp, trao đổi công việc và xử lý chứng từ với nhà cung cấp; hiểu quy trình mua hàng, PO, quản lý nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, logistics và chứng từ thương mại. Hiểu biết về yêu cầu chất lượng/an toàn thực phẩm, CO/CQ/COA/MSDS là lợi thế.
4. Kỹ năng: Có kỹ năng tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, đàm phán giá và điều kiện thương mại, theo dõi tiến độ, xử lý vấn đề và phối hợp nhiều bộ phận. Thành thạo Excel và các công cụ văn phòng; biết sử dụng ERP/phần mềm mua hàng là lợi thế.
5. Phẩm chất: Trung thực, cẩn thận, trách nhiệm, chủ động; tư duy về chi phí và hiệu quả; có khả năng chịu áp lực tiến độ, bám sát công việc đến khi hoàn thành; tuân thủ nguyên tắc minh bạch và không nhận lợi ích cá nhân từ nhà cung cấp.