Okia Optical Việt Nam

1. Mục tiêu vị trí

Chịu trách nhiệm toàn diện trong việc quản lý các đơn đặt hàng của khách hàng từ khâu xác nhận đến khi giao hàng. Đóng vai trò là cầu nối thông tin chính giữa khách hàng và nhà máy, đảm bảo tất cả đơn hàng được sản xuất và giao hàng đúng hạn, đầy đủ số lượng và đạt tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, đồng thời cập nhật thông tin kịp thời và chuyên nghiệp cho khách hàng.

2. Nhiệm vụ chính:

• Giao tiếp với khách hàng & Quản lý đơn hàng
  • Làm việc trực tiếp với khách hàng (chủ yếu bằng Tiếng Trung và/hoặc Tiếng Anh) về các đơn đặt hàng (PO): tiếp nhận, kiểm tra và xác nhận chi tiết đơn hàng, giá cả, số lượng, quy cách kỹ thuật và ngày giao hàng.
  • Nhập và duy trì thông tin đơn hàng chính xác trên hệ thống theo dõi đơn hàng của công ty; phát hành xác nhận đơn hàng và các tài liệu bán hàng liên quan.
  • Xử lý các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu gửi mẫu, điều chỉnh đơn hàng và giải quyết khiếu nại thông qua việc phối hợp với các bộ phận liên quan.
• Theo dõi tiến độ sản xuất & Giao hàng
  • Giám sát tình trạng sản xuất và tiến độ giao hàng của từng đơn hàng; theo dõi hàng ngày với các bộ phận Kế hoạch (Planning), Sản xuất (Production), QC và Giao nhận (Shipping) để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
  • Chủ động phát hiện các rủi ro chậm trễ hoặc sự cố phát sinh (thiếu hụt nguyên vật liệu, vấn đề chất lượng, thay đổi lịch trình) và kịp thời báo cáo cho khách hàng kèm theo phương án giải quyết đề xuất.
  • Phối hợp sắp xếp lịch vận chuyển, chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu và xác nhận giao hàng với bộ phận Xuất nhập khẩu (Import-Export).
• Quản lý đội ngũ
  • Giám sát, phân công công việc và hướng dẫn/đào tạo đội ngũ nhân viên theo dõi đơn hàng (Merchandiser); kiểm tra hồ sơ đơn hàng và nhật ký theo dõi của nhân viên.
  • Tổng hợp và gửi các báo cáo định kỳ về tình trạng đơn hàng (hàng ngày/tuần/tháng) cho Tổng Giám đốc (General Manager).
• Công việc khác:
  • Thực hiện các công việc chuyên môn khác theo sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc.

• Ngoại ngữ: Thành thạo Tiếng Trung (giao tiếp và viết) để làm việc hàng ngày với khách hàng và Tổng Giám đốc (người Trung Quốc). Biết thêm Tiếng Anh thương mại là một lợi thế.
• Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học (ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Ngoại thương, Kinh tế, Ngôn ngữ Trung Quốc, hoặc các ngành liên quan).
• Kinh nghiệm:
  • Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm Merchandiser trong môi trường sản xuất, trong đó có ít nhất 01 năm ở vị trí giám sát (supervisor/team leader).
  • Có kinh nghiệm trong ngành kính mắt (eyewear), phụ kiện thời trang hoặc sản xuất hàng xuất khẩu là một lợi thế lớn.
  • Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại các nhà máy FDI (vốn đầu tư nước ngoài).
• Kỹ năng:
  • Kỹ năng quản lý đơn hàng, theo dõi tiến độ và điều phối công việc liên phòng ban tốt.
  • Kỹ năng giao tiếp, thương lượng và tư duy dịch vụ khách hàng (customer-service mindset) tốt; có khả năng chịu áp lực và quản lý các công việc ưu tiên.
  • Kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội nhóm.
  • Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook, PowerPoint); có kinh nghiệm sử dụng hệ thống ERP là một lợi thế.