Công ty Phúc sinh ★ 1.6

1. Hỗ trợ Hành chính & Thư ký cho COO/Administrative & Secretarial Support for the COO

Ø Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp hằng ngày/tuần của COO./

Arrange and manage the COO's daily/weekly work and meeting schedule.

Ø Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ phục vụ các cuộc họp, làm việc của COO./

Prepare documents and materials for the COO's meetings and work.

Ø Hỗ trợ hậu cần khi COO tiếp khách, làm việc với nhà thầu, đối tác trong và ngoài nước./

Provide logistical support when the COO receives guests or meets with domestic/international contractors and partners.

2. Quản lý Thông tin & Lịch họp Nhà thầu/Contractor Information & Meeting Coordination

Ø Tiếp nhận, tổng hợp thông tin, hồ sơ từ các nhà thầu (năng lực, báo giá, tiến độ thi công/lắp đặt)./

Receive and consolidate information/documents from contractors (capability profiles, quotations, construction/installation progress).

Ø Sắp xếp, điều phối lịch họp với các nhà thầu trong và ngoài nước theo yêu cầu của COO./

Arrange and coordinate meeting schedules with domestic and international contractors as required by the COO.

Ø Theo dõi, nhắc việc các đầu việc phát sinh sau họp với nhà thầu./

Track and follow up on action items arising from contractor meetings.

3. Ghi nhận & Tổng hợp Biên bản Họp (MoM)/Meeting Minutes (MoM) Recap

Ø Tham dự họp, ghi chép và soạn thảo biên bản họp (MoM) bằng tiếng Việt và tiếng Anh với nhà thầu trong và ngoài nước./

Attend meetings, take notes and prepare Minutes of Meeting (MoM) in Vietnamese and English with domestic and international contractors.

Ø Gửi MoM cho các bên liên quan sau họp; lưu trữ hồ sơ, tài liệu họp./

Distribute MoM to relevant parties after each meeting; maintain meeting records and documentation.

Ø Theo dõi tiến độ thực hiện các nội dung, cam kết đã thống nhất trong MoM./

Track progress on items and commitments agreed upon in the MoM.

4. Hỗ trợ Công việc Hành chính Nhân sự/HR & Admin Support

Ø Hỗ trợ soạn thảo, quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và các văn bản, thủ tục pháp lý liên quan./

Support drafting and managing personnel records, labor contracts and related legal documents/procedures.

Ø Hỗ trợ công tác tuyển dụng: đăng tin, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn./

Support recruitment: posting vacancies, screening applications, and scheduling interviews.

Ø Hỗ trợ theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ liên quan cho người lao động./

Support tracking social/health insurance and related entitlements for employees.

Ø Hỗ trợ công tác lương, thưởng, phúc lợi (C&B)./

Support compensation & benefits (C&B) administration.

5. Báo cáo/Reporting

Ø Lập báo cáo công việc hằng tuần gửi COO./

Prepare and submit a weekly work report to the COO.

- Tuổi từ 18 - 40

- Địa chỉ làm việc: Số 116 Quốc lộ 13, Khu phố Long Hưng, Bến Cát, Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Đã từng làm qua công ty sản xuất

- Ưu tiê ứng viên trong bán kính 20 km

1. Trình độ/Education:

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Ngôn ngữ Anh, Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan.

College/Bachelor's degree in Business Administration, Office Administration, English Language, Human Resources or a related field.

2. Kinh nghiệm/Experience

Ứng viên mới tốt nghiệp hoặc có 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, thư ký, trợ lý hoặc nhân sự.

Fresh graduates or candidates with 1-3 years of experience in an administrative, secretarial, assistant or HR role.

3. Kỹ năng & năng lực/Skills & Competencies

Ø Kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản tốt bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh; có khả năng ghi chép, tổng hợp biên bản họp (MoM) bằng tiếng Anh./ Good communication and writing skills in both Vietnamese and English; able to take notes and prepare Minutes of Meeting (MoM) in English.

Ø Kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc./ Strong organizational, time-management and multitasking skills.

Ø Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)./ Proficient in office software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Ø Cẩn thận, chủ động, kín đáo, có khả năng xử lý thông tin nhạy cảm/bảo mật./ Careful, proactive, discreet, able to handle sensitive/confidential information.

Có kiến thức cơ bản về hồ sơ pháp lý, nhân sự, bảo hiểm, C&B là một lợi thế./ Basic knowledge of legal documentation, HR, insurance and C&B is an advantage.