Ylang Holdings

TRÁCH NHIỆM & NHIỆM VỤ

1. Hỗ trợ công việc hành chính & điều phối

- Quản lý, sắp xếp khoa học lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác, chủ động nhắc lịch và theo sát tiến độ các đầu việc trọng yếu.

- Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, hồ sơ cho các cuộc họp hoặc chuyến công tác.

- Tham dự, ghi biên bản và theo dõi việc thực hiện các kết luận của Chủ tịch.

2. Truyền thông nội bộ & đối ngoại

- Là cầu nối giữa Chủ tịch với Ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng ban và các đơn vị.

- Tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin, văn bản đến/đi một cách nhanh chóng và chính xác.

- Theo dõi, đốc thúc, kiểm tra công việc theo nội dung đã truyền đạt và gửi phản hồi trực tiếp cho Chủ tịch.

- Tham gia sắp xếp, tổ chức các cuộc họp đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước.

- Hỗ trợ Chủ tịch trong việc trao đổi, đàm phán với đối tác nước ngoài.

- Tham gia các chuyến công tác trong và ngoài nước cùng Chủ tịch HĐQT.

3. Hỗ trợ quản lý điều hành

- Theo dõi tiến độ, báo cáo tiến độ các dự án.

- Hỗ trợ phân tích dữ liệu kinh doanh; phối hợp với các phòng ban, đơn vị để thu thập thông tin và tổng hợp báo cáo định kỳ cho Chủ tịch.

4. Công việc khác theo chỉ đạo

- Soạn thảo, biên tập và quản lý hệ thống văn bản, tài liệu một cách chuyên nghiệp và bảo mật.

- Ứng dụng công cụ AI để tối ưu hiệu suất trong soạn thảo, tổng hợp thông tin và xử lý công việc.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch.

CHỈ TIÊU ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

1. Hỗ trợ công việc hành chính & điều phối

- 100% lịch họp, lịch công tác được sắp xếp đúng thời hạn, không xảy ra xung đột lịch.

- ≥98% tài liệu họp được chuẩn bị đầy đủ trước thời hạn quy định.

- 100% biên bản họp được phát hành trong vòng 24 giờ sau cuộc họp.

- ≥95% các đầu việc sau họp được theo dõi, đôn đốc và cập nhật đúng hạn.

2. Truyền thông nội bộ & đối ngoại

- 100% chỉ đạo của Chủ tịch được truyền đạt đúng đối tượng và đúng thời hạn.

- ≥95% phản hồi từ các đơn vị được tổng hợp đúng thời hạn yêu cầu.

- Không xảy ra sai sót hoặc thất lạc thông tin quan trọng (0 sự cố nghiêm trọng).

- 100% cuộc họp/tiếp khách được chuẩn bị đầy đủ về hậu cần và tài liệu.

3. Hỗ trợ quản lý điều hành

- 100% báo cáo tiến độ được gửi đúng lịch.

- ≥95% số liệu tổng hợp chính xác, không phải điều chỉnh do lỗi chủ quan.

- Báo cáo phân tích đáp ứng yêu cầu của Chủ tịch và hỗ trợ ra quyết định.

- ≥90% các dự án trọng điểm được cảnh báo sớm khi có nguy cơ chậm tiến độ.

4. Công việc khác theo chỉ đạo

- 100% văn bản được soạn thảo đúng thể thức, đúng thời hạn và bảo mật.

- 0 sự cố rò rỉ hoặc mất tài liệu mật.

- 100% nhiệm vụ phát sinh được hoàn thành đúng thời hạn hoặc theo yêu cầu của Chủ tịch.

1.Trình độ học vấn

- Tốt nghiệp đại học chính quy trở lên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Luật,…

2.Kinh nghiệm làm việc

- Tối thiểu 2 năm làm việc ở vị trí tương đương.

- Ưu tiên có kinh nghiệm Thư ký, Trợ lý Ban lãnh đạo, hoặc vị trí quản lý văn phòng trong ngành sản xuất nông nghiệp.

3.Kỹ năng làm việc - Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và tổ chức tốt.

- Thành thạo tin học văn phòng (MS. Word, MS. Excel, MS. PowerPoint…).

- Biết tận dụng công cụ AI để nâng cao hiệu quả công việc.

- Khả năng tổng hợp, phân tích báo cáo.

4.Kỹ năng ngoại ngữ

- Thành thạo 4 kỹ năng Tiếng Anh (Nghe, Nói, Đọc, Viết), đáp ứng tốt yêu cầu dịch thuật chuyên sâu và giao tiếp thương mại cấp cao.

5.Tính cách khác

- Giao tiếp khéo léo, tư duy logic, xử lý tình huống nhanh nhạy, bảo mật thông tin tốt và có tác phong làm việc chuyên nghiệp. sẵn sàng đi công tác khi có yêu cầu.

- Chủ động, độc lập, chỉnh chu và giữ được sự chính xác ngay cả khi áp lực ở mức cao.