Goody Group - Goody Beverages ★ 4.0

1. Quản lý chi phí hành chính:

- Theo dõi và đảm bảo các loại phí dịch vụ (điện thoại, internet, ...) được đóng đầy đủ và kịp thời.

- Kiểm tra chi phí điện thoại toàn bộ công ty. Phát hiện và có những biện pháp hữu hiệu nhằm ngăn chặn việc sử dụng lãng phí điện thoại công ty.

- Kiểm tra và thực hiện tính chính xác của các chi phí hành chính (văn phòng phẩm, gửi xe, máy lạnh,....). Đảm bảo việc sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban là hợp lý và tiết kiệm.

- Làm thủ tục mua, thanh toán... tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng Hành Chính & Công ty ở mức giá tốt nhất (trừ VPP sẽ do tiếp tân làm thủ tục mua).

- Lập báo cáo chi phí hàng tháng: báo cáo cho Trưởng phòng.

2. Thủ tục pháp lý:

- Thực hiện các thủ tục pháp lý bao gồm: quản lý con dấu, xin cấp mới / thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh, thực hiện các thủ tục về xin cấp bản quyền thương hiệu, đăng ký sử dụng các loại dịch vụ công cộng (điện thoại, internet ...), thông báo về thay đổi địa chỉ (nếu có),…

- Thực hiện công tác hành chính đối với các cấp chính quyền, cơ quan quản lý nhà nước, các đơn vị khác có liên quan đến Công ty (công an phường, quận...)

- Quản lý bản photo hồ sơ pháp lý công ty có công chứng, hàng tháng kiểm tra số bản đăng ký kinh doanh để lập kế hoạch công chứng tiếp. Số bản công chứng tồn là 10.

- Quản lý các loại hợp đồng của phòng Hành Chính. Lập file lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo.

3. Tài sản cố định (TSCĐ):

- Thực hiện công tác giao nhận, cấp phát, kiểm kê TSCĐ trong công ty một cách hiệu quả. Đảm bảo tất cả TSCĐ được dán tem theo quy định.

- Kiểm tra và bảo quản các thiết bị văn phòng hiệu quả và thực hiện, trình bày bố trí, mua trang thiết bị văn phòng.

- Đề xuất việc mua mới TSCĐ, thanh lý các tài sản cũ, hư hỏng, dư,…

- Chịu trách nhiệm sửa chữa và thông báo kịp thời các hư hỏng liên quan đến TSCĐ.

4. Khác:

- Thực hiện công tác chấm công, quản lý dấu vân tay toàn nhân viên công ty.

- Đảm bảo chỗ giữ xe an toàn cho nhân viên.

- Tổ chức tham quan du lịch, tiệc liên hoan hàng năm của công ty.

- Trật tự vệ sinh văn phòng, tiếp khách... Theo dõi kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tỉnh hình công tác vệ sinh văn phòng.

- Tổ chức hội họp, hội nghị, meeting.

- Duy trì an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty.

- Hệ thống PCCC.

- Hỗ trợ các bộ phận khác về công việc hành chính: gửi bưu phẩm, chuẩn bị nước uống cho khách công ty,…

- Góp phần vào cố gắng của tập thể để đạt được kết quả công việc có liên qua khi cần.

- Liên hệ trực tiếp với bên cho thuê văn phòng trong trường hợp có sự cố xảy ra để đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.

- Tham mưu BTGĐ, đưa ra các quy luật làm việc nhằm phát triển công ty ngày một tốt hơn.

- Thực hiện các công tác hành chánh do Trưởng Phòng phân công.

Trình độ học vấn/chuyên môn:

- Có bằng Cao Đẳng trở lên thuộc lĩnh vực Hành chánh văn phòng, Khoa học xã hội nhân văn, Sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng.

- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.

- Tiếng Anh trình độ B trở lên.

- Có kiến thức về công tác hành chính.

Kỹ năng:

- Chữ viết đẹp rõ ràng.

- Kỹ năng giao tiếp tốt.

- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt.

- Sử dụng thành thạo Word, Excel.

Kinh nghiệm:

- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chính, thư ký.

- Kiến thức Kỹ năng Thái độ:

- Trung thực, Năng động, nhiệt tình, sáng tạo & chủ động trong công việc.

- Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ.

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.

- Sử dụng các phần mềm tin học văn phòng: Word, Excel, Powerpoint.