Alphanam Group ★ 4.0

1. Quản lý lịch trình và công tác hậu cần

• Quản lý và tối ưu hóa lịch làm việc: Tiếp nhận yêu cầu, sắp xếp, điều phối và nhắc nhở lịch họp, lịch công tác, lịch tiếp khách hàng ngày/tuần/tháng của các Thành viên HĐQT, đảm bảo không bị chồng chéo.
• Điều phối hậu cần đi lại (Travel Logistics): Trực tiếp đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và làm thủ tục visa/hộ chiếu (nếu có) cho các Thành viên HĐQT đi công tác trong và ngoài nước.
• Phối hợp chuẩn bị không gian họp: Đầu mối làm việc với Ban Hành chính để đặt phòng họp, kiểm tra trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, hệ thống họp trực tuyến), và chuẩn bị teabreak/nước uống phục vụ các cuộc họp của HĐQT.
• Quản lý chi phí và quyết toán: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện các thủ tục thanh quyết toán chi phí công tác, chi phí tiếp khách, và các khoản chi phí hành chính khác của HĐQT.

2. Công tác thư ký HĐQT và quản lý văn bản

• Soạn thảo thông báo và tài liệu họp: Soạn thảo, gửi thông báo mời họp kèm theo chương trình họp (Agenda) và tài liệu liên quan đến các Thành viên HĐQT đúng thời hạn quy định.
• Ghi biên bản và làm Thư ký cuộc họp: Trực tiếp tham gia các cuộc họp của HĐQT, ghi chép biên bản họp một cách trung thực, đầy đủ và hoàn thiện Biên bản họp HĐQT để các thành viên ký duyệt.
• Phối hợp với Ban Pháp chế soạn thảo văn bản văn phòng HĐQT: Làm việc chặt chẽ với Ban Pháp chế để chuyển hóa các nội dung đã được HĐQT thông qua thành các văn bản pháp lý chính thức (Nghị quyết, Quyết định).
• Thực hiện quy trình ký ban hành văn bản: Trình ký và phát hành các Nghị quyết, Quyết định của HĐQT đến các cá nhân, phòng ban hoặc đơn vị thành viên có liên quan trong Tập đoàn.
• Lưu trữ và bảo mật hệ thống văn bản: Quản lý, lưu trữ khoa học (cả bản cứng và bản số hóa) toàn bộ hệ thống tài liệu, biên bản, Nghị quyết của HĐQT, đảm bảo tính bảo mật nghiêm ngặt theo quy định của Tập đoàn.

3. Tổ chức họp HĐQT & Giám sát tại các Công ty Con

• Lên kế hoạch và tổ chức họp HĐQT tại các Công ty con: Đầu mối phối hợp với Người đại diện phần vốn hoặc Thư ký của các công ty con để lên lịch và tổ chức các phiên họp HĐQT định kỳ/bất thường của công ty con.
• Thẩm định tài liệu từ các Công ty con: Tiếp nhận, phân loại và rà soát sơ bộ các tờ trình, báo cáo từ các công ty con trước khi trình lên HĐQT Tập đoàn phê duyệt.
• Giám sát việc thực hiện Nghị quyết HĐQT: Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tiến độ, kết quả thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của HĐQT Tập đoàn tại các công ty con và các Ban chức năng.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ từ các đơn vị thành viên: Thu thập, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, tiến độ dự án bất động sản từ các công ty con để lập báo cáo định kỳ gửi HĐQT Tập đoàn.
• Cảnh báo rủi ro triển khai: Kịp thời phát hiện và báo cáo lên HĐQT các vướng mắc, chậm trễ hoặc sai lệch của các công ty con trong quá trình thực thi các quyết sách của HĐQT.

4. Hoạt động Đối ngoại Trong nước & Quốc tế

• Chuẩn bị tài liệu và kịch bản đối ngoại: Phối hợp với Ban Truyền thông/Ban Kinh doanh chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp (Company Profile), tài liệu dự án BĐS, quà tặng đối ngoại và kịch bản (Agenda) cho các buổi tiếp đón đối tác.
• Tiếp đón đối tác trong nước (Chính phủ, Chủ đầu tư, Ngân hàng): Trực tiếp tham gia đón tiếp, hỗ trợ hậu cần và điều phối các cuộc gặp gỡ giữa HĐQT với các cơ quan quản lý nhà nước, đối tác chiến lược, tổ chức tín dụng trong nước.
• Điều phối hoạt động đối ngoại quốc tế (Quỹ đầu tư, Nhà thầu ngoại): Hỗ trợ HĐQT trong các buổi làm việc với các Quỹ đầu tư nước ngoài, Tập đoàn tư vấn/thiết kế/nhà thầu quốc tế; phối hợp dịch thuật tài liệu khi có yêu cầu.
• Đầu mối kết nối Hiệp hội và Tổ chức: Duy trì mối quan hệ và quản lý các công tác hội viên của Tập đoàn tại các Hiệp hội Bất động sản, Hiệp hội Doanh nghiệp trong và ngoài nước mà các Thành viên HĐQT tham gia.
• Tham gia tổ chức sự kiện lớn của Tập đoàn: Đồng hành cùng Ban Đối ngoại/Truyền thông tổ chức các sự kiện trọng đại có sự hiện diện của HĐQT như: Lễ động thổ, Lễ ký kết hợp tác chiến lược, Đại hội đồng Cổ đông thường niên.

5. Công việc Khác

• Thực hiện các công việc phát sinh, nhiệm vụ đột xuất hoặc các dự án đặc biệt theo phân công trực tiếp của Chủ tịch và các Thành viên HĐQT.
• Đảm bảo tính bảo mật cao đối với toàn bộ thông tin, tài liệu và hoạt động liên quan đến HĐQT.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Luật, Kinh tế, Tài chính, Ngoại thương, Hành chính Văn phòng hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có kiến thức về quản trị doanh nghiệp, pháp lý doanh nghiệp hoặc lĩnh vực bất động sản/tập đoàn đa ngành.
• Có tối thiểu 03–05 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý HĐQT, Thư ký điều hành, Thư ký Ban Tổng Giám đốc hoặc các vị trí tương đương tại các Tập đoàn/Công ty quy mô lớn.
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong lĩnh vực bất động sản, đầu tư, tài chính hoặc xây dựng.
• Có kinh nghiệm tổ chức họp cấp cao, làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước và các đơn vị thành viên.
• Có kinh nghiệm theo dõi, tổng hợp báo cáo và điều phối công việc đa phòng ban.
• Am hiểu quy trình vận hành doanh nghiệp và công tác tổ chức họp HĐQT.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản, biên bản họp và báo cáo tốt.
• Thành thạo Microsoft Office và các công cụ làm việc trực tuyến.
• Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý thời gian và điều phối công việc hiệu quả.
• Giao tiếp, đối ngoại và xử lý tình huống tốt.
• Có khả năng tổng hợp, phân tích và theo dõi tiến độ công việc.
• Tiếng Anh giao tiếp khá; ưu tiên ứng viên có khả năng làm việc với đối tác nước ngoài.
• Cẩn thận, bảo mật thông tin tốt, tác phong chuyên nghiệp và chịu được áp lực công việc cao.
• Sẵn sàng đi công tác và làm việc ngoài giờ khi cần.