Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng vật tư

Quản lý vật tư là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng vật tư thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí trưởng phòng vật tư 

Theo bạn, trưởng phòng vật tư là gì?

Trưởng phòng vật tư là người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu của doanh nghiệp, lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tất cả hoạt động liên quan đến dòng nguyên liệu vào đơn vị. Có chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng, lập kế hoạch yêu cầu vật tư, chịu trách nhiệm xác định số lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch bổ sung, xác định mức tồn kho để giữ cho từng loại hàng tồn kho liên quan đến nhu cầu vật chất trong suốt chuỗi cung ứng.

Vì sao bạn muốn trở thành trưởng phòng vật tư?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực kỹ thuật. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí trưởng phòng vật tư là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

trưởng phòng vật tư làm công việc gì?

Để trở thành một trưởng phòng vật tư giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty, một trưởng phòng vật tư sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.

Lập kế hoạch và kiểm soát vật liệu

• Nguyên liệu là yếu tố cần thiết đối với bất kỳ hoạt động nào, chúng được quyết định dựa trên dự báo bán hàng và kế hoạch sản xuất. Việc lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện các vật liệu có liên quan đến ước tính các yêu cầu riêng của các bộ phận, chuẩn bị ngân sách, dự báo mức độ tồn kho, lên lịch các đơn đặt hàng và giám sát hiệu suất sản xuất, bán hàng.

Thu mua

• Trưởng phòng vật tư là cung cấp cho bộ phận cần dùng đúng vật liệu vào đúng thời điểm, đúng số lượng và chất lượng. Để thực hiện được điều này thì công việc của người quản lý là lựa chọn nguồn cung cấp, hoàn thiện các điều khoản mua hàng, sắp xếp đơn hàng, theo dõi, duy trì quan hệ với nhà cung cấp, phê duyệt thanh toán, đánh giá và phát triển các nhà cung cấp.

Kiểm soát hàng tồn kho 

• Đây là một trong những chức năng quan trọng để kiểm soát tốt nguyên vật liệu, điều này bao gồm các vấn đề như thiết lập mức tồn kho, phân tích, sửa số lượng đơn hàng, xác định mức tồn kho an toàn, báo cáo thời gian.

Phân phối vật lý

• Sắp xếp vận chuyển cần được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, Trưởng phòng vật tư lựa chọn loại phương tiện vận chuyển phù hợp, tùy thuộc vào tần suất mua vật liệu. Khu vực quản lý vật liệu phải chủ động trong việc đếm và bốc dỡ. Sau kho vật tư  được giao sẽ thực hiện kiểm soát, bảo quản, giảm thiểu lỗi, hư hỏng và có xử lý kịp thời.

Quản lý vật tư, thiết bị

• Trưởng phòng vật tư cần lập quy trình cung ứng vật tư – thiết bị, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện việc cung ứng vật tư - thiết bị. Đồng thời, lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định toàn bộ máy móc thiết bị toàn công ty.

Quản lý nguồn lực

• Là người đứng đầu phòng ban, Trưởng phòng vật tư cần có cách quản lý nhân sự cấp dưới hiệu quả, phân bổ nhiệm vụ cho từng cá nhân, giám sát và đôn đốc họ thực hiện tốt vai trò của mình. 

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một trưởng phòng vật tư.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng vật tư về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành quản lý như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Các cách quản lý kho vật tư có hiệu quả của doanh nghiệp là những cách gì ?

Sắp xếp kho hàng một cách tối ưu để thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa

Đối với các doanh nghiệp nhỏ việc có không gian nhỏ hẹp là điều không thể tránh khỏi, vì vậy phương pháp này sinh ra nhằm mục đích tối ưu hóa việc sắp xếp, tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót. Ngoài ra cũng cần sử dụng các kệ hàng để tạo ra sự liên kết logic trong việc sắp xếp hàng hóa, tránh việc không gian làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Một trong những cách tối ưu nhất là sắp xếp theo mã sản phẩm, dựa vào tính chất mà sẽ dùng các chữ cái hoặc con số để đánh dấu sản phẩm, nhằm mục đích kiểm tra và xuất hàng hóa một cách hiệu quả.

Quản lý vật tư bằng bảng excel

• Đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh nhỏ lẻ có số lượng hàng hóa không nhiều thì việc quản lý hàng hóa bằng phần mềm excel là một phương pháp hiệu quả và mang lại lợi ích cao.
• Để có thể quản lý kho bằng excel một cách có hiệu quả, doanh nghiệp phải thiết kế file excel một cách có hệ thống và phù hợp với các mặt hàng mà mình kinh doanh, nhằm đảm bảo việc lưu trữ các thông tin chính xác, nhanh chóng. Bạn nên trang bị cho mình các kiến thức đầy đủ về excel để khắc phục một số lỗi xảy ra trong quá trình vận hành. Dưới đây là một số thao tác mà người quản lý hàng hóa bằng phần mềm excel nên biết:

Quản lý kho theo phương pháp FIFO và LIFO

• Đây là 2 thuật ngữ thông dụng trong quản lý vật tư và đặc biệt là đối với những người đang làm công việc quản lý hàng hóa.
• FIFO (first in- first out) là nhập trước xuất trước: đây là phương pháp quen thuộc và áp dụng cho những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm hay những đồ có tính bắt trend. Khi sử dụng phương pháp này cần có cách sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để dễ dàng thực hiện việc nhập- xuất.
• LIFO (last in- first out) là nhập sau xuất trước: ngược lại với phương pháp trên thì LIFO lại có sự ưu tiên hơn với hàng mới, các hàng hóa mới nhập có thể được sử dụng trước.

 Kiểm kê kho vật tư định kỳ

• Để việc quản lý hàng hóa đạt hiệu quả tối đa, các doanh nghiệp nên thường xuyên thực hiện việc kiểm tra hàng hóa, nhằm tránh sự chênh lệch, sai số liệu trong báo cáo. Việc thường xuyên kiểm tra này sẽ giúp hàng hóa đạt được chất lượng một cách tốt nhất, kịp thời luân chuyển tránh trường hợp hàng hóa bị hỏng hóc hay hết hạn sử dụng.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí trưởng phòng vật tư 

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một trưởng phòng vật tư như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, trưởng phòng vật tư có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

• Năng động, sáng tạo.
• Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
• Sức khỏe ổn định.
• Người thích giao tiếp, làm việc với con người.
• Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
• Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn trưởng phòng vật tư sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề trưởng phòng vật tư như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?