Hilton Saigon ★ 4.1

Chịu trách nhiệm tiếp nhận và triển khai sự kiện ngay sau khi hợp đồng đã được ký kết.

• To provide an ongoing guidance and support for all departmental Team Member in the day to day planning and execution of assigned tasks.

Cung cấp sự hướng dẫn và hỗ trợ liên tục cho tất cả thành viên trong bộ phận trong việc lập kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ được giao hàng ngày.

• To review and approval all Event Orders and other correspondence and materials sent to clients and issued to other departments.

Xem xét và phê duyệt tất cả các Lệnh tổ chức sự kiện, các văn bản giao dịch và tài liệu gửi cho khách hàng hoặc ban hành cho các bộ phận khác.

• To work Event Sales team, maximize room space for catering events, both tentative and definite, and ensure that information is accurate, complete and up-to-date.

Phối hợp với đội ngũ Sales Sự kiện để tối ưu hóa việc sử dụng không gian sảnh tiệc cho các sự kiện, đảm bảo thông tin luôn chính xác, đầy đủ và cập nhật.

• To liaise with the Director of Food and Beverage, as regards F&B pricing, granting of F&B related concessions and menu planning as dictated by existing market trends; provide input in relation to decorations and theme ideas to continuously enhance the execution of events.

Liên lạc với Giám đốc bộ phận Ẩm thực về giá cả, các ưu đãi liên quan đến ẩm thực và lập kế hoạch thực đơn theo xu hướng thị trường; đóng góp ý tưởng về trang trí và chủ đề để liên tục nâng cao chất lượng thực thi sự kiện.

• To conduct a monthly and quarterly review and update function space bookings related to catering events in coordination with concerned sales team member.

Thực hiện đánh giá hàng tháng và hàng quý, cập nhật tình trạng đặt chỗ các không gian chức năng liên quan đến tiệc với sự phối hợp của nhân viên Sales phụ trách.

• To maintain and update the Event Services and Wedding Sales Guideline Manual.

Duy trì và cập nhật Sổ tay Hướng dẫn Bán hàng Cưới và Dịch vụ Sự kiện.

• To maintain accurate, well-documented account file in coordination with a centralized filing and tracing system within the scope of Catering and Event.

Duy trì hệ thống hồ sơ khách hàng chính xác, đầy đủ tư liệu, phối hợp với hệ thống lưu trữ và theo dõi tập trung trong phạm vi mảng Tiệc và Sự kiện.

• To analyze and assess the potential revenue contribution and profitability of event & wedding bookings in order to maximize yield of available space.

Phân tích và đánh giá doanh thu tiềm năng cũng như mức lợi nhuận của các đơn đặt tiệc cưới & sự kiện nhằm tối đa hóa hiệu suất sử dụng không gian sẵn có.

• To monitor tentative bookings placed by all sales team member and regularly check on developments in its status.

Giám sát các đơn đặt chỗ tạm thời từ đội ngũ Sales và thường xuyên kiểm tra tiến độ cập nhật trạng thái của các đơn này.

• To update and maximize usage of Delphi and subsequent updates to software in coordination with the Commercial Director and Director of Sales.

Cập nhật và tối đa hóa việc sử dụng phần mềm Delphi dưới sự phối hợp với Giám đốc Thương mại và Giám đốc Kinh doanh (DOS).

Communication

• To chair the Daily Function Coordination Meeting attended by C&E Service.

Chủ trì cuộc họp Điều phối Sự kiện hàng ngày với sự tham gia của bộ phận Dịch vụ Hội nghị & Sự kiện.

• To attend a Daily Briefing with the Event Sales team member as well as Business Development team.

Chủ trì cuộc họp Điều phối Sự kiện hàng ngày với sự tham gia của bộ phận Dịch vụ Hội nghị & Sự kiện

• To confer with support departments as regards Audio Visual requirements, food and beverage requirements setup and service requirements, etc for the successful execution of all conferences and functions in general.

Thảo luận với các bộ phận hỗ trợ về yêu cầu âm thanh ánh sáng (AV), yêu cầu về ẩm thực, cách bài trí và phục vụ để đảm bảo thực hiện thành công tất cả các hội nghị và sự kiện nói chung.

• To communicate all last-minute requirements, changes and guarantees to concerned departments as required.

Thông báo kịp thời tất cả các yêu cầu thay đổi phút chót và số lượng khách cam kết cho các bộ phận liên quan theo yêu cầu.

• To maintain an open communication line with the Director of Operations, Food and Beverage, as regards guidance and direction and ensure that the same are disseminated to the department team member.

Duy trì kênh thông tin thông suốt với Giám đốc Vận hành và Giám đốc bộ phận Ẩm thực để nhận chỉ đạo, hướng dẫn; đồng thời đảm bảo các thông tin này được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên trong bộ phận.

• To ensure Banquet Event Order (BEO) is issued minimum 3 days in advance of the event.

Đảm bảo Lệnh tổ chức tiệc (BEO) được ban hành ít nhất 3 ngày trước khi sự kiện diễn ra.

• To ensure Event Coordinator issue the following reports to relevant departments daily by 17:00h

Đảm bảo Điều phối viên sự kiện ban hành các báo cáo sau cho các bộ phận liên quan hàng ngày trước 17:00 giờ

• Booking status report and Lost Business report

Báo cáo tình trạng đặt chỗ và Báo cáo các sự kiện bị mất/hủy

• Daily event forecast report (90 days) with Definite, Tentative & Prospect status

Báo cáo dự báo sự kiện hàng ngày (trong vòng 90 ngày tới) với các trạng thái: Đã chốt, Tiềm năng và Triển vọng.

Training

• To provide consistent on-the-job training for all departmental team member.

Cung cấp các hoạt động đào tạo thực tế tại chỗ (on-the-job training) một cách thường xuyên và nhất quán cho tất cả nhân viên trong bộ phận.

• To conduct formal training seminars to continuously enhance the development of all departmental team member as warranted by the situation.

Tổ chức các buổi hội thảo đào tạo chính thức để liên tục nâng cao năng lực phát triển của đội ngũ nhân viên tùy theo nhu cầu và tình hình thực tế.

• To contribute to the growth and development of the department in general through consistency in day-to-day operations and adherence to standard practices set by the Hotel.

Đóng góp vào sự tăng trưởng và phát triển chung của bộ phận thông qua việc duy trì sự nhất quán trong vận hành hàng ngày và tuân thủ nghiêm ngặt các quy chuẩn vận hành (SOP) do khách sạn đề ra.

Sales and Marketing

Sales-related:

• To provide feedback to the Director of Operations, Director of Food and Beverage on changing market conditions, including trends in the competition as a result of sales solicitations, telephone and direct mail in her specific market areas.

Cung cấp phản hồi cho Giám đốc Vận hành và Giám đốc bộ phận Ẩm thực về những thay đổi của điều kiện thị trường, bao gồm các xu hướng của đối thủ cạnh tranh thu thập được thông qua quá trình chào hàng, gọi điện và gửi thư trực tiếp trong phân khúc thị trường cụ thể của mình.

• To conduct site inspection tours of the Hotel in partner with Sales reactive team

Phối hợp cùng đội ngũ Sales thực hiện các chuyến tham quan, khảo sát thực tế tại khách sạn cho khách hàng.

• To familiarizes clients with Hotel facilities and entertains at in-house outlets whenever appropriate.

Giúp khách hàng làm quen với các trang thiết bị của khách sạn và tổ chức tiếp đãi khách tại các nhà hàng/quầy bar nội bộ của khách sạn khi phù hợp.

• To maintain the highest standard of professionalism, ethics and attitude towards all Hotel guests, clients and Team Member.

Luôn duy trì tiêu chuẩn cao nhất về sự chuyên nghiệp, đạo đức nghề nghiệp và thái độ đúng mực đối với tất cả khách lưu trú, đối tác và các thành viên trong đội ngũ nhân viên.

• To maintain a professional business confidentially.

Duy trì sự bảo mật chuyên nghiệp đối với các thông tin kinh doanh của khách sạn.

Marketing-related:

• To participate in the development of the Hotel's marketing plan for Wedding & Events.

Tham gia vào việc xây dựng kế hoạch tiếp thị của khách sạn dành riêng cho mảng Tiệc cưới & Sự kiện.

• To recommend promotional packages to complement regular sales generated by the Wedding sales team member, especially during low periods.

Đề xuất các gói khuyến mãi bổ trợ cho hoạt động bán hàng thường nhật của đội ngũ Sales Tiệc cưới, đặc biệt là vào những giai đoạn thấp điểm

• To coordinate with Marketing Communication team as regards requirements for brochure designs, VIP coverage and other publicity-related and promotional-related activities for wedding & event that will benefit the Hotel.

Phối hợp với đội ngũ Truyền thông & Tiếp thị về các yêu cầu thiết kế tờ rơi, đưa tin về các sự kiện có khách VIP và các hoạt động quảng bá, tuyên truyền khác cho mảng tiệc cưới & sự kiện nhằm mang lại lợi ích cho khách sạn.

- Fully paid insurance regimes: social insurance, health insurance, unemployment insurance, health insurance

- Get job-related professional training, opportunities for advancement

- Professional working environment with opportunities to learn and grow

• 4-6 years of related experience

Có 4–6 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.

• 4+ years of management or supervisory experience

Ít nhất 4 năm làm việc ở vị trí quản lý hoặc giám sát.

• Knowledge of departmental and hotel operations

Am hiểu tường tận về các hoạt động của bộ phận và vận hành tổng thể khách sạn.

• Knowledge of computers and training techniques

Có kiến thức về máy tính và các kỹ thuật đào tạo

• Good communication skills, fluent in Vietnamese

Kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo tiếng Việt.

• Ability to read, write, and speak English language to communicate effectively

Có khả năng đọc, viết và nói tiếng Anh để giao tiếp hiệu quả.

• Ability to exercise judgment in evaluating situations and in making sound decisions

Có khả năng phán đoán khi đánh giá tình huống và đưa ra các quyết định sáng suốt.

• Knowledge of various computer programs, such as Word and Excel

Kiến thức về các chương trình máy tính khác nhau như Word và Excel.

• Creative and innovative approach to problem solving

Có cách tiếp cận sáng tạo và đổi mới trong việc giải quyết vấn đề.

• Methodical and well organized

Làm việc có phương pháp và tổ chức tốt.

• Excellent leadership, interpersonal and communication skills

Kỹ năng lãnh đạo, đối nhân xử thế và giao tiếp xuất sắc.

• Strong organizational, planning and analytic skills

Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và phân tích mạnh mẽ.

• Excellent attention to details

• Đặc biệt chú trọng đến các chi tiết nhỏ.

• A passion for delivering exceptional levels of Guest service

Có niềm đam mê mang lại chất lượng dịch vụ khách hàng xuất sắc.

• Positive attitude

Thái độ tích cực.

• Excellent grooming standards

Tiêu chuẩn diện mạo và tác phong chuyên nghiệp xuất sắc.

• Ability to work with ownership as well within a team

Có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp tốt trong nhóm.

• Flexible, reliable, accountable and resilient

Linh hoạt, đáng tin cậy, có trách nhiệm và có khả năng chịu áp lực cao.

• A passion for being on a winning team

Có niềm đam mê được làm việc trong một đội ngũ chiến thắng.

• Strong work ethic

Đạo đức nghề nghiệp vững vàng.

• Ability to work under pressure

Có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

• Able to travel for business (if required)

Có thể đi công tác (nếu được yêu cầu).