TINI OFFICE ★ 4.0

1. Vai trò tham mưu và hỗ trợ Chủ tịch

• Tiếp nhận, tổng hợp và tham mưu các vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty.
• Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo của Chủ tịch và Ban Điều hành.
• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, chương trình làm việc và nội dung các cuộc họp quan trọng.
• Đại diện Chủ tịch làm việc với các đơn vị theo phân công.

2. Quản lý công tác văn phòng

• Tổ chức, điều phối hoạt động hành chính, văn thư, lưu trữ.
• Kiểm soát việc ban hành văn bản, quy chế, quy định và thông báo nội bộ.
• Quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý và tài liệu mật của Công ty.
• Kiểm soát việc thực hiện quy trình, quy định trong toàn hệ thống.

3. Công tác hội họp và báo cáo

• Tổ chức các cuộc họp của Ban Điều hành và Ban Lãnh đạo.
• Lập biên bản, theo dõi kết luận và giám sát việc thực hiện sau họp.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ từ các đơn vị và trình Ban Lãnh đạo.
• Cảnh báo các công việc chậm tiến độ hoặc có rủi ro phát sinh.

4. Kiểm soát và điều phối hoạt động

• Theo dõi KPI, kế hoạch công tác của các phòng ban.
• Phối hợp giải quyết các vấn đề liên phòng ban.
• Đề xuất cải tiến quy trình quản trị và nâng cao hiệu quả vận hành.
• Kiểm tra việc tuân thủ các quy định, chính sách của Công ty.

5. Quan hệ đối nội – đối ngoại

• Đầu mối làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước theo phân công.
• Tiếp đón khách, đối tác và chuẩn bị các hoạt động đối ngoại của Công ty.
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của Văn phòng Chủ tịch.

6. Quản lý Hành chính – Nhân sự

A. Công tác Nhân sự

• Tham mưu Ban Lãnh đạo về cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực.
• Quản lý toàn bộ hoạt động tuyển dụng, tiếp nhận, điều chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm và chấm dứt hợp đồng lao động.
• Kiểm soát việc xây dựng và triển khai hệ thống KPI, đánh giá hiệu suất làm việc.
• Quản lý công tác tiền lương, thưởng, phúc lợi, BHXH, Thuế TNCN và chế độ cho người lao động.
• Xây dựng, cập nhật hệ thống quy chế, quy định, chính sách nhân sự của Công ty.
• Tổ chức đào tạo, phát triển nguồn nhân lực và xây dựng đội ngũ kế thừa.
• Giải quyết quan hệ lao động, kỷ luật lao động, khiếu nại và tranh chấp lao động.
• Quản lý văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ và các hoạt động gắn kết nhân viên.
• Phụ trách công tác Công đoàn và các chương trình chăm lo đời sống người lao động.

B. Công tác Hành chính

• Quản lý văn phòng, cơ sở vật chất, tài sản và trang thiết bị làm việc toàn hệ thống.
• Kiểm soát công tác mua sắm, cấp phát và sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ.
• Quản lý hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, con dấu, văn thư lưu trữ.
• Tổ chức công tác lễ tân, hậu cần, xe đưa đón, bảo vệ và vệ sinh văn phòng.
• Xây dựng và kiểm soát việc thực hiện các quy trình, quy định hành chính.
• Kiểm soát ngân sách hành chính, đảm bảo sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị, Luật, Kinh tế, Hành chính hoặc các ngành liên quan;
• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý hành chính, văn phòng hoặc trợ lý điều hành cấp cao;
• Kỹ năng tổng hợp, phân tích và lập báo cáo tốt;
• Kỹ năng tổ chức, điều phối và quản lý công việc hiệu quả;
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống tốt;
• Thành thạo tin học văn phòng và các công cụ quản trị công việc.