Bất Động Sản Danh Khôi ★ 2.7

MÔ TẢ CÔNG VIỆC – TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

1. Công tác Cung ứng

• Xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, vật tư và dịch vụ phục vụ hoạt động của Công ty.

• Tiếp nhận, rà soát và thẩm định các đề xuất mua sắm từ các đơn vị.

• Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và phát triển hệ thống nhà cung cấp.

• Kiểm soát tiến độ cung ứng, nghiệm thu và bàn giao hàng hóa.

• Đánh giá định kỳ chất lượng nhà cung cấp.

• Xây dựng kế hoạch ngân sách mua sắm hàng năm, đảm bảo tối ưu chi phí và đáp ứng nhu cầu vận hành của Công ty.

2. Quản lý tài sản

• Xây dựng quy định và triển khai hoạt động quản lý tài sản, cơ sở vật chất trên toàn hệ thống Công ty.

• Lập kế hoạch ngân sách mua sắm, sửa chữa, bảo trì và thay thế tài sản hàng năm.

• Tổ chức kiểm kê, đánh giá hiện trạng tài sản định kỳ; đề xuất phương án sửa chữa, thanh lý hoặc đầu tư mới phù hợp.

• Kiểm soát việc sử dụng tài sản hiệu quả, hạn chế thất thoát và lãng phí.

3. Hành chính quản trị

• Quản lý vận hành công tác hành chính văn thư, lưu trữ.

• Quản lý vận hành công tác hành chính quản trị: các hợp đồng dịch vụ vận hành văn phòng, theo dõi các chi phí hoạt động hành chính của Công ty, quản lý kho hậu cần hành chính.

• Kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được phê duyệt.

• Tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, đào tạo và sự kiện nội bộ.

• Chủ trì xây dựng, rà soát và hoàn thiện hệ thống quy trình, quy định, quy chế thuộc lĩnh vực hành chính nhằm chuẩn hóa hoạt động vận hành và nâng cao hiệu quả quản trị.

• Tổ chức triển khai, hướng dẫn và giám sát việc tuân thủ các quy trình, quy định hành chính trên toàn Công ty.

4. Quản lý đội xe công vụ

• Quản lý các hoạt động của đội xe: điều động nhân viên lái xe theo sự phân công; theo dõi lộ trình, nhật trình xe và việc tuân thủ các quy định sử dụng xe.

• Quản lý công tác bảo trì, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm và an toàn phương tiện.

• Xây dựng định mức nhiên liệu và kiểm soát chi phí vận hành đội xe.

• Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng phương tiện.

5. Quản lý Nhân sự phòng Hành chính

• Xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự và kế hoạch phát triển nguồn lực của Phòng Hành chính.

• Phân công, giám sát, đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự thuộc quyền quản lý.

• Đào tạo, phát triển đội ngũ và xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp.

• Xây dựng, triển khai và quản lý hệ thống KPI theo phương pháp BSC cho Phòng Hành chính; theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện và đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng ban.

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Nhân sự hoặc khối ngành Kinh Tế.

- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Trưởng bộ phận Hành chính hoặc Quản lý hành chính trở lên.

- Có kỹ năng tổ chức, quản lý công việc và xử lý tình huống tốt.

- Chủ động, trách nhiệm và chịu được áp lực công việc.

- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

- Có tư duy tổ chức – hệ thống, trách nhiệm cao, khả năng làm việc độc lập.